Reuniones, visitas de cliente, revisiones de proyectos, planificaciones, coordinación del trabajo del equipo…
Como responsable de una organización o jefe de proyecto, seguramente, todos los días, te enfrentas a una agenda muy apretada. Una situación que, a veces, dificulta el progreso y calidad del trabajo, ya que, si te centras en todas las funciones, ninguna de ellas obtendrá tu atención total.
Efectivamente, tú eres capaz de hacerlo, pero ¿debes ocuparte de todo?.
El llamando multitasking puede ser muy útil, durante el inicio de un negocio, pero es importante saber cuándo delegar determinadas funciones, con el fin de centrarnos en las áreas más estratégicas para el desarrollo de un negocio o una actividad.
Para empezar, hay que identificar qué necesitamos hacer:
- Revisar el funcionamiento del negocio
- Los objetivos
- Acciones que implican el cumplimiento de todas las anteriores
Una vez que tengamos claro un listado de tareas, hay una serie de preguntas fundamentales para evaluar si debemos o no delegar:
- ¿Eres la única persona capaz de hacer ciertos trabajos?
En este punto, hay que plantearse, cuan productivo será que otra persona desarrolle esas funciones. No solo porque, en un momento dado, hemos de dedicarnos a otros asuntos, sino porque también esa persona puede quitar una carga de trabajo importante. - ¿El negocio se beneficia especialmente?
En muchos casos, es conveniente que desarrollemos algunas tareas, dentro de la empresa, como, por ejemplo, la atención al cliente, el soporte técnico o el marketing. Pero conviene delegar o externalizar aquellas actividades que no supongan un beneficio para el producto o negocio. - ¿Se trata de una tarea motivadora?
Los productos y empresas mejoran cuando se disfruta con el trabajo realizado. Muchos emprendedores y ejecutivos coinciden en que delegar las funciones menos motivadoras les ayuda a mantener el entusiasmo, un aspecto básico para el éxito de un negocio. - ¿Es conveniente aprender algo nuevo o es preferible que aprenda el equipo?
Con la actualización de los conocimientos, se garantiza que, dentro de la empresa, se mantenga un buen nivel, con respecto a otras empresas del mismo sector. Por otra parte, cuando se considera conveniente que los empleados aprendan algo, dejarles hacer esa tarea resulta muy efectivo. - ¿Qué dejas de hacer, si decides abordar una nueva responsabilidad?
Un responsable de proyecto o director de área siempre tendrá numerosas tareas en curso. Por ese motivo, asumir una más significa dejar de hacer otra, tanto personal como profesional. ¿Merece la pena? Para poder entender el alcance de la decisión de escoger trabajar en un asunto u otro, necesitamos tener una buena visión global de todas las responsabilidades que hemos de asumir. En definitiva, es muy importante tener los objetivos de negocio claros y saber cuándo es más estratégico asumir tareas que delegar.