¿Por qué realizar reportes de estado?
¿Por qué realizar reportes de estado?Todo proyecto necesita que se realice un reporte de estado, también llamado informe de estado o de avance, en el que se detalle de forma clara, precisa y objetiva el estado en el que se encuentra el mismo.
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Un reporte de estado de proyecto tiene como finalidad proporcionar una evaluación del avance y comunicar los detalles de la ejecución. Teniendo en cuenta esto, la elaboración del reporte de progreso reviste gran importancia, ya que es vital que se lleve a cabo siguiendo un modelo predeterminado. Sólo de ese modo los usuarios de los reportes podrán compararlos entre sí:
- Comparar informes de estado correspondientes a distintas fases del mismo proyecto permite tener una idea más precisa de la distancia cubierta, analizando en qué medida las proyecciones a futuro desde fases anteriores se han verificado o visto desmentidas
- Comparar informes de diferentes proyectos es fundamental, sobre todo entre proyectos semejantes que utilizan diagramas de Gantt, para comprender dónde están las discrepancias entre estimaciones y reales
Si no cuentas con un modelo de reporte en tu organización, estarás perdiendo la ventaja de poder comparar informes. Por si fuera poco, los modelos homogéneos permiten a los usuarios de dichos informes encontrar la información que necesitan rápidamente, ya que conocen cómo está estructurada. Este es uno de los aspectos en que una Oficina de Gestión de Proyectos puede aportar grandes beneficios para la comunicación de la organización. Un reporte de estado contiene una breve descripción de los principales elementos del informe, estableciendo causas y explicaciones que justifiquen y den contexto a los datos; pero, después de este resumen ejecutivo, debe basarse en datos, métricas y gráficos que permitan al usuario comprender el avance del proyecto en muy poco tiempo.
El resumen ejecutivo: Base fundamental para el seguimiento de un proyecto
Por medio de este apartado se ha de realizar una descripción objetiva de cómo se está ejecutando el proyecto. El resumen debe presentar de forma clara y sencilla los resultados más importantes del proyecto, incluyendo:
- Hitos cumplidos
- Entregables y calidad de los mismos
- Riesgos o imprevistos que se hayan verificado
- Relación entre estimaciones y reales, al menos en tres aspectos: uso de recursos, costes, plazos
- Cómo afecta el avance hasta la fecha la estimación inicial. Si se considera poco real la fecha de entrega, esta señal de alarma es el primer paso para poder alertar al cliente y negociar con él una nueva fecha.
Por otra parte, el resumen ejecutivo es muy eficaz para hacer un seguimiento detallado de los retos no planificados que surgieron durante el desarrollo del proyecto, así como también de las acciones que se ejecutarán a corto plazo, de forma que se pueda mitigar cualquier eventualidad que se presente. La finalidad no es otra que asegurarse de que el proyecto continúe por el camino del éxito, entregando en tiempo, plazo y con la calidad esperada.
Reporte de avances del proyecto: Evaluación constante de progresos
La evaluación constante de un proyecto es vital para conocer qué contramedidas se han de tomar para que el proyecto sea exitoso. De ahí que la elaboración de este capítulo suela resaltar las secciones más problemáticas del proyecto. De igual manera, se pueden avanzar sugerencias y correctivos para solucionar un problema específico. Como el proyecto a menudo no podrá esperar a recibir feedback sobre esos aspectos, a menudo las decisiones ya están tomadas, por lo que este punto puede delinear acciones ya decididas.
Plantilla de Registro: Control de proyectos
El reporte de estado debe generar información relevante sobre los riesgos registrados. Es recomendable partir de una plantilla de registro mediante la cual se pueda vaciar información útil de forma ordenada. Esta plantilla de registro contendrá:
- Factores de riesgo del proyecto,
- su probabilidad
- y su impacto sobre el proyecto.
Puedes visitar la matriz de evaluación del riesgo gratuita de ITM Platform para compilar esta información rápidamente.
Conocer todo lo referente a las métricas: Promueve el seguimiento del proyecto
Gestionar un proyecto solo es posible si se dispone de herramientas para cuantificar los distintos parámetros involucrados, ofreciendo datos objetivos y comparables. Así, se pueden medir, por ejemplo:
- Plazos de entrega
- Calidad de los entregables, a partir del número de requerimientos incluidos
- Costos incurridos hasta la fecha
- Porcentaje de dichos costos sobre el total
- Cuantía de costos no previstos incurridos
- Horas trabajadas, ya sea por trabajador o por categoría profesional
Indicador del resultado
si el resultado no es un producto material, sino un servicio, y el proyecto abarca las fases de implementación y comercialización, habrá un gran número de aspectos cuantificables relativos al resultado, como el número de usuarios, su gasto medio, etcétera. Estos indicadores servirán para medir la calidad de la entrega. Si te interesa saber qué indicadores puedes utilizar para gestionar tu portafolio, puedes seguir leyendo estos artículos: