Para una organización basada en proyectos, montar una PMO es el equivalente a la paternidad. Ya no vale con levantarse pronto para ir al trabajo, almorzar rápido y ser generoso con las amistades. Llegado el momento, toca pensar unos cuantos pasos más allá, crear nuevos hábitos, vigilar y estar siempre listo para responder a una emergencia. En ese salto, es fundamental conocerse a uno mismo.
Para una organización, esa sabiduría pasa por diagnosticar adecuadamente el grado de madurez. Nosotros te ayudamos a hacerlo.
El grado de madurez de una empresa: un factor esencial para escoger qué PMO utilizar
Conocer el grado de madurez de tu empresa es un factor primordial para ajustar la estrategia de implantación de una PMO.
Según un trabajo publicado por Forrester y PMI en 2011, existen una serie de rasgos y características que permiten conocer el grado de madurez de una empresa.
Algunos signos que de un nivel de madurez bajo son:
- Falta de una estrategia clara para la empresa, por lo que los proyectos no se encuentran siempre correctamente alineados con las prioridades de la organización.
- Ausencia o deficiencia de la evaluación cuantitativa de los proyectos. Ante esta situación resulta imposible obtener indicadores claros del estado o de los resultados de cada proyecto, se desconocen las causas de los problemas y no se pueden buscar puntos de mejora. Además, en caso de tomar medidas para mejorar la eficiencia de la empresa, faltan métodos para monitorizar el cambio.
- La priorización de ideas, proyectos o departamentos son asignaturas pendientes.
Las empresas que muestran un nivel de madurez medio muestran las siguientes características:
- Son capaces de priorizar proyectos de alta visibilidad.
- Presentan una cierta alineación de los proyectos que desarrollan con los objetivos generales de la empresa. Aunque existe todavía bastante campo para la mejora, los proyectos desarrollados cuentan con una clara orientación en el conjunto de la empresa.
- Existen métricas que permiten cuantificar los resultados de los proyectos, al menos de los más importantes, los que tienen un mayor alcance o visibilidad.
- Realizan una cierta planificación del uso de los recursos previamente a comenzar a ejecutar el proyecto.
Una empresa con un grado de madurez elevado presentará las siguientes características:
- Integración del trabajo y de las tareas de la empresa en proyectos y programas.
- Todo el trabajo se encuentra orientado a objetivos. Cada tarea o proyecto supone un paso en la dirección de unos objetivos generales para la empresa.
- Se realizan mediciones estandarizadas de los resultados de cada proceso. De esta forma se puede monitorizar tanto el avance y situación de cada proyecto como el impacto que los diferentes riesgos y medidas correctoras puedan suponer para cada uno de ellos.
- Existen sistemas eficaces para permitir una comunicación rápida y ágil entre los participantes en las diferentes tareas y proyectos.
- Los sistemas de trabajo incorporan metodologías ágiles y actuales, que permiten sacar el máximo partido del tiempo trabajado. Además, consiguen la satisfacción de los trabajadores tanto en el ámbito profesional, permitiendo su desarrollo, como en el personal, permitiendo una adecuada conciliación con la vida familiar.
- Los proyectos, tanto en su gestión como en su ejecución y resultados, se ajustan a estándares internacionales, lo que asegura la calidad y permite una implementación homogénea en todos los lugares en los que se encuentra presente la empresa.
- Se utilizan sistemas, herramientas, soluciones informáticas… específicas y avanzadas al mismo tiempo que sencillas y directas. Esto ayuda a todos los trabajadores a optimizar el uso de su tiempo y ser más productivos.
- Existen incentivos para la productividad y la búsqueda de procesos más sencillos y ágiles.
Proceso de implementación de una PMO
1.Justificación e iniciación
El primer paso para conseguir implementar una PMO es que los directivos de la empresa sean conscientes de sus beneficios. Para ello, puede ser útil recurrir al apartado “Razones para incorporar una PMO a tu empresa”. La PMO aportará a la empresa objetivos claros y métricas que cuantifiquen su grado de cumplimiento, las posibles desviaciones y la magnitud y características de las medidas correctoras a tomar. Debe comenzar por cuantificar el estado actual de los proyectos y de la empresa y, a partir de ahí, trazar mediciones orientadas.
2.Planificación
¿Cuáles son los pasos necesarios para implantar la nueva política de gestión de proyectos?
- Comunicarse de manera fluida con los directivos de la empresa y con los clientes para establecer el alcance, los objetivos de la empresa y, por tanto, decidir los proyectos que se emprenderán. Estos canales de comunicación deben estructurarse y mantenerse durante toda la ejecución del proyecto
- Decidir un sistema de organización de la empresa, unas metodologías de gestión de proyectos y un modelo de gobernanza.
- Realizar procesos de selección para escoger el personal que se encargará de la gestión de los proyectos. No solamente debe tratarse de personal con formación específica en gestión de proyectos, sino también tener una mentalidad abierta que permita la formación continuada durante toda la realización del proyecto para responder a las necesidades que pueden ir surgiendo durante el trabajo.
3.Ejecución
Consiste propiamente en la puesta en práctica de los proyectos planificados.
Tan importante es realizar adecuadamente los proyectos como contar con sistemas de medición que permitan cuantificar el grado de concordancia con lo que estaría planificado. Para ello, es fundamental contar con soluciones informáticas que ayuden a los encargados de la gestión de proyectos a realizar su trabajo de una manera más eficiente, incorporando sistemas de medición y de comunicación entre los que participan en el trabajo.
En ITM Platform podemos ayudarte en el proceso de creación de tu PMO. Con nuestra herramienta, la adopción del software pasa de ser un problema a ser una facilidad: nuestros clientes empiezan a usar nuestra solución en un plazo que va de un día a una semana, sin necesidad de instalaciones ni de largos períodos de formación. Para que te centres en lo que realmente importa: definir los procedimientos internos que te permitan mejorar tu rendimiento. Si quieres saber más sobre cómo podemos ayudarte, solicita una demo de ITM Platform o apúntate a nuestro servicio de implementación, que ofrece un seguimiento adaptado a las necesidades de tu empresa.