En todos los proyectos hay siempre una serie de hitos, tareas o fechas que a imponen a todo el mundo y hacen que al comienzo del proyecto se piense en ellas con temor. Se ven dichos riesgos todavía lejanos, pero sabiendo que en cualquier momento tendremos que aplicar todo nuestro saber hacer para evitarlos o sortearlos por el buen curso del proyecto.
Muchas veces los clientes o los usuarios no lo ven así, y minimizan el riesgo para no desviar la atención del centro del proyecto y de sus necesidades. Erróneamente se piensa que ese riesgo no es más que una hipotética fantasía catastrófica que trae hitos sin cumplir, desviación en tiempos, problemas con el alcance, desánimo entre el grupo de trabajo, peleas con clientes y, finalmente, pérdidas económicas.
Pero lo cierto es que hay que convivir con los riesgos en todo proyecto. Si lo pensamos bien, incluso pueden ser auténticas oportunidades de mejorar el resultado final, ya sea reduciendo el presupuesto, mejorando la calidad del producto o servicio o mejorando la satisfacción del cliente (podríamos labrarnos su confianza en nosotros si nos ve como expertos en gestión de riesgos).
Por ello, a continuación se detallan una serie de reglas de oro para afrontar adecuadamente los riesgos en un proyecto:
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Identificar: Conviene enumerar antes de lanzar el proyecto todos los riesgos perceptibles, hablando con el equipo involucrado y los clientes.
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Analizar: Reflexionar sobre los riesgos profundamente haciendo todas las preguntas posibles: ¿por qué están allí?, ¿quién?, ¿cómo?, ¿por qué?, ¿cuándo?, ¿dónde? Podemos escribir todo ello en una hoja e intercambiar impresiones con el equipo posteriormente para realizar un análisis en conjunto.
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Comunicación: Transmitir al grupo de trabajo y al cliente los riesgos detectados: conviene tratarlos como una tarea más o un hito que hay que superar. De esta forma todo el mundo es consciente de su existencia.
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Priorizar: Enumerar los riesgos más importantes por orden y que afectan al resultado final del proyecto.
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Trazar un plan para abordarlos y tratar todos los puntos débiles y fuertes que tendremos en cuenta para desplegar a nuestro equipo y minimizar o hacer desaparecer ese riesgo.
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Seguimiento del plan desplegado a nuestro grupo. Nos ayudará a controlar todas las tareas e hitos establecidos; como gestores de proyecto deberemos velar por su correcto cumplimiento.
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Registro de todos los riesgos y su evolución: Con ello llevaremos un control exhaustivo que permitirá tomar mejores decisiones.
Como vemos, los riesgos van a formar parte de todos los proyectos porque son parte de su idiosincrasia. Por ello, en vez de evitarlos y esconderlos, hay que aflorarlos y ponerlos encima de la mesa cuanto antes, tratándolo con nuestro equipo y trazando un plan del que todos se sientan responsables.
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