Descarga nuestra comparativa de MS Project frente a ITM Platform

Los estándares sectoriales que se consolidan en momentos históricos determinados tienen a menudo más fuerza por la tendencia humana al conservadurismo que por el valor que aportan.

Puede parecer una afirmación arriesgada, pero hay abundante literatura al respecto. Quedará más claro con un ejemplo: el teclado QWERTY surgió de una ocurrencia comercial: los agentes que vendían las máquinas de mecanografiar demostraban la asombrosa facilidad de uso escribiendo la palabra “typewriter” usando solamente teclas de la fila superior del teclado.

Sin embargo, mucha gente sigue creyendo que el teclado QWERTY se creó tras estudios exhaustivos sobre las relaciones entre letras del vocabulario inglés y, por lo tanto, está optimizado para hablantes de esta lengua.

Es el caso de MS Project, que apareció en la era del ordenador personal y propulsó la consolidación digital de las metodologías de gestión de proyectos en cientos de miles de organizaciones. Al igual que QWERTY nunca ha sido sustituido por un teclado alternativo por la resistencia de los tipógrafos (primero) y los millones de usuarios (después) que ya estaban acostumbrados a una configuración determinada, la continuidad en el uso de MS Project no se debe a una comparación racional entre alternativas evaluadas en pie de igualdad, sino al enorme poderío de la continuidad.

Lo que tienen en común ambos productos es el uso combinatorio para generar un resultado superior a sus partes. Es la magia común del lenguaje y del proyecto: la integración de caracteres y componentes crea un significado coordinado. En esta situación, sustituir todas las funciones por modos de acceso distintos en una alternativa genera un trauma importante en la transición.

Pero ahí está la diferencia entre ambos ejemplos. Mientras que QWERTY ha capturado al 100% de los usuarios, Microsoft Project solo tiene el 67% del mercado en gestión de proyectos, y el 15% en gestión de portafolio, según Statista.

Esta tasa irá bajando por un motivo tan sencillo como contundente: MS Project es un producto anclado en el pasado. Hay múltiples motivos para descartarlo a favor de una solución basada en un paradigma digital contemporáneo, es decir: colaborativo, distribuido y conectado.
¿Cuáles son pues los principales motivos para dejar atrás MS Project?
La pregunta también podría formularse en sentido contrario: ¿Cuál es el motivo para seguir utilizando MS Project a pesar de que es fundamentalmente un programa de escritorio y uso personal? ¿Puede tratarse sólo de comodidad? ¿O de una falsa percepción del equilibrio entre ventajas y desventajas?

Repasemos las motivaciones para sustituir MS Project por una solución SaaS como ITM Platform:

MS Project es para un solo usuario (ITM Platform es multiusuario)

En MS Project, el modelo de trabajo es un jefe de proyecto que crea el plan de proyecto, lo guarda en un archivo en un disco duro local… y hace cambios manualmente.

"En ITM Platform, tu equipo puede ser un ejército permanentemente conectado."  

Superar las limitaciones nativas de MS Project como solución de escritorio es muy costoso incluso para equipos reducidos. Mientras que con ITM Platform bastan 1.000 dólares USD al año para soportar a equipos de hasta 7 personas, esa misma cantidad sólo permite servir a 1,5 personas con la versión más asequible de MS Project onine.

Además, como MS Project no cuenta con mecanismos de aprobación de proyecto y cambios de estado, cualquier persona puede hacer cambios a archivos mpp en un servidor compartido sin discusión previa, sin flujos de aprobación ni notificaciones a las partes implicadas.

Por el contrario, ITM Platform funciona desde un modelo en red, de manera que los usuarios no trabajan sobre archivos, sino en entornos: ecosistemas de proyectos compartidos comunes a cada organización. Este modelo tiene implicaciones importantes:

• Los usuarios tienen perfiles de acceso diferenciados, de manera que efectúan modificaciones exclusivamente en su área de responsabilidad;
• Ninguna acción de otros usuarios pasa desapercibida: el sistema genera notificaciones sobre los cambios efectuados a proyectos y tareas, además de permitir comunicaciones contextuales.
• En definitiva, gracias a la posibilidad de los miembros de cada equipo de reportar horas y avances, la distancia entre planificación y ejecución es mucho más corta y está mejor medida que en MS Project.

ITM Platform está orientado a la planificación estratégica – MS Project no

MS Project se concentra en mejorar su cronograma; ITM Platform en la alineación con objetivos de negocio

Al considerar este aspecto vuelve a tener un peso particular la historia de la gestión de proyectos como disciplina. Con su expansión más allá de los ámbitos de la ingeniería hasta afirmarse como un modelo de gestión de organizaciones, las exigencias sobre los aspectos prioritarios con los que debe cumplir un software han cambiado.

MS Project no ha respondido a esas necesidades, habiendo preferido concentrarse en la complejidad de los aspectos de planificación.

Por el contrario, ITM Platform permite introducir objetivos de negocio, estudiar distintas hipótesis de escenarios y tomar decisiones basadas en datos reales sobre qué proyectos ejecutar.

MS Project exige instalaciones costosas – ITM Platform está en la nube

"ITM Platform es una herramienta para organizaciones; MS Project es un software para el uso personal de gestores de proyectos." 

Esta distinción tiene matices: MS Project Server es la versión para organizaciones que oferta Microsoft. Sin embargo, el proceso para pasar de la versión personal a la organizativa puede costar entre 10.000 y 20.000 dólares. Además, la instalación on premises necesita servidores MS, SQL y Sharepoint como punto de partida, además de expertise técnico avanzado en esos campos.

Por el contrario, el despliegue de ITM Platform en una organización es mucho más ágil, puesto que no precisa de ningún tipo de instalación (aclaración: ofrecemos instalación on-premises para las organizaciones que la exigen, pero se trata de una opción marginal entre nuestros clientes). Incluyendo toda la parametrización y la formación inicial, nuestros clientes empiezan a utilizar ITM Platform en plazos de entre dos días y dos semanas.

Montar una PMO en una semana… o en una eternidad

"ITM Platform es una herramienta idónea para crear una oficina de dirección de proyectos." 

Por las facilidades de adopción y sus prestaciones de gestión de portafolio, ITM Platform es una herramienta idónea para organizaciones que ya gestionan proyectos a partir de la iniciativa de gestores de proyectos individuales y están a punto de crear una oficina de dirección de proyectos. Mientras MS Project Server exige un esfuerzo económico y humano muy notable sencillamente para desplegar la herramienta, ITM Platform es un catalizador de la gestión centralizada, gracias a la capacidad de concentrarse en los aspectos metodológicos que realmente importa.

MS Project no ofrece control sobre componentes básicos de la integración

La gestión de componentes básicos de la integración de proyectos –como, por ejemplo, los costes y la facturación de los proyectos– , se hacen fuera de MS Project, por lo que quien solo acceda al archivo mpp no tiene visibilidad sobre las modificaciones.

Por el contrario, en ITM Platform la solución incluye gestión de costes, lo que la convierte en una excelente candidata para integraciones con sistemas de ERP. Otro ejemplo del enfoque holístico de ITM Platform son los riesgos.

MS Project tiene una filosofía cerrada – ITM Platform una filosofía abierta

En la era de la productividad empresarial online, donde la mayor parte de actores integran soluciones a través de API para conseguir flujos de automatización más ambiciosos, Microsoft mantiene una filosofía cerrada que solamente permite conectar sus propias soluciones entre sí: Excel, Access, etcétera. Aun así, las posibilidades para conectar MS Project son deficitarias. Es imposible, por ejemplo, recibir notificaciones personalizadas en Outlook cuando se realizan modificaciones en los proyectos.

Por el contrario, ITM Platform parte de la voluntad de convivir con los sistemas de todos nuestros clientes: no queremos provocar cambios traumáticos.

No solamente contamos con una completa API para que desarrolladores de cualquier organización puedan conectar sus sistemas de ERP, contabilidad o CRM; también existen integraciones con JIRA y Slack, además de una próxima presencia en Zapier.

MS Project es rígido – ITM Platform es flexible

Según Mark Corker, presidente de Seradex Web Services, la complejidad del software y las repercusiones de las opciones preprogramadas para reajustar fechas en tareas con dependencias tiene el resultado contraproducente de que el 99% de los proyectos en MS Project no tienen fechas fiables.

Por el contrario, ITM Platform se basa en un modelo de software flexible: de adaptación resiliente al usuario, en lugar de lo contrario. Por eso, se trata de una herramienta que no solo da valor a directores de proyecto, sino también a directores financieros, directores generales, COOs, CIOs, etcétera.