La gestión de proyectos requiere de la adecuada conjunción entre capacidad del equipo y el uso de las herramientas adecuadas. Si equipos con poca experiencia carecen de las herramientas adecuadas el caos está asegurado, pues la inexperiencia unida a la falta de medios y métodos de trabajo aumentarán la probabilidad de fracaso .
Estos equipos con poca experiencia pueden apoyarse en herramientas de gestión de proyectos para minimizar el riesgo, convirtiendo su utilización en una oportunidad para la formación y capacitación en las buenas prácticas de gestión de proyectos. Lamentablemente esta oportunidad se desaprovecha en numerosas ocasiones, ya que el equipo inexperto tiene tendencia a sobrevalorar sus capacidades y a no utilizar las herramientas que tienen a su alcance.
En sentido opuesto, organizaciones con equipos altamente cualificados en la gestión de proyectos siguen utilizando herramientas inadecuadas: toda la información del proyecto queda repartida en correos electrónicos, decenas de documentos de texto, hojas de cálculo y ficheros de Microsoft Project. Estas organizaciones pueden llegar a tener éxito en la gestión de sus proyectos, pero es gracias al esfuerzo y habilidad de los equipo. Abusar de estos héroes a lo largo del tiempo tiende a su desmotivación y a hacer insostenible la situación.
Sin duda, la mejor combinación es disponer de un equipo con alta capacitación y una buena herramienta de gestión de proyectos. Es en ese punto donde se obtiene un equipo de alto rendimiento que puede sacar todo el partido a las herramientas que tiene a su disposición.
El uso correcto de las herramientas adecuadas marca la diferencia entre gestionar un proyecto con éxito o simplemente esperar a tener suerte.