La séptima área de conocimiento del Project Management Book of Knowledge (PMBOK) está centrada en la gestión de las comunicaciones del proyecto. Esta propuesta sobre buenas prácticas está dirigida a que la generación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de toda la información sea adecuada y oportuna.
Como en cualquier otro ámbito, la información sigue las 5W de la gestión de la comunicación: el gestor de proyecto hará bien en tenerlas en cuenta para tener éxito.
Nuestro punto de partida, por lo tanto, son las comunicaciones, que muchas veces cobran más importancia que el proyecto técnico en sí, ya que permiten que la información fluya con normalidad sin que se creen malentendidos o confusiones en la gestión del proyecto.
La gestión de las comunicaciones del proyecto se divide en tres partes:
- Plan de gestión de las comunicaciones
- Manejo de las comunicaciones
- Control de las comunicaciones
1. Plan de las comunicaciones del proyecto
La correcta comunicación de un proyecto, tanto con los actores implicados como con los agentes interesados, es básica para conseguir el éxito del plan. Muchas veces, un proyecto fabuloso no ha prosperado porque no se ha comunicado correctamente. Así que debemos centrarnos muy bien en la estrategia inicial que nos conducirá a la consecución de nuestros objetivos.
La Guía PMBOK establece que tenemos que identificar las necesidades básicas o estándar, que son las que se refieren a actualizaciones de progreso, circulares a los inversores, entre otras, con una planificación previa del contenido. Una previsión que se plasma en el mismo plan que distingue dos apartados: el de entrada y el de salida.
El apartado de entrada o comunicaciones internas incluye:
- el plan de gestión de proyectos,
- el registro de los interesados
- los factores ambientales de la empresa
- los activos de los procesos de organización.
Para ello, como en los dos puntos que siguen, las herramientas y las técnicas que se utilizan están relacionadas con la tecnología de la información, los modelos de comunicaciones, los métodos y las reuniones.
El apartado de salida o comunicaciones externas está formado por:
- el plan de gestión
- los documentos del proyecto, con las actualizaciones que se realicen.
No puede pasar por alto que los entregables de la planificación de los proyectos son herramientas de comunicación y el gestor de proyectos es un comunicador que recoge, unifica y distribuye información para que el equipo pueda actuar de manera coordinada. Los documentos son valiosos, pero no hablan por sí mismos.
2. Manejo de las Comunicaciones del proyecto
Durante la fase de ejecución del proyecto, la gestión de la comunicación es fundamental. Las comunicaciones que se realicen con los agentes interesados o parte del público objetivo implicado han de identificarse en el plan de gestión de las comunicaciones.
Por ejemplo, si se tratase de desarrollar un programa de urbanización de un área, agentes implicados o afectados por el proyecto podrían ser los propietarios del suelo y las administraciones, aunque el público consumidor sea el comprador final de la vivienda. Si no gestionamos de forma correcta la comunicación con los agentes implicados, que no participan de forma activa en el desarrollo del proyecto, nos podemos encontrar con voces en contra que dificulten el desarrollo del plan o incluso lo impidan.
No podemos dejar nada al azar, ni realizar comunicaciones espontáneas. La creación, distribución y almacenaje de las comunicaciones es un proceso importante dentro de la gestión de un proyecto y requiere de la atención constante del director del mismo.
3. Control de las comunicaciones del proyecto
Dado que la comunicación juega un papel fundamental en el desarrollo de nuestro proyecto, realizar un fuerte y riguroso control es una tarea obligada que nos aportará seguridad y confianza. Para ello, es muy importante analizar los resultados que vamos obteniendo y realizar informes de los mismos.
El director del proyecto ha de formar parte del grupo de procesos de Control y Seguimiento para saber en todo momento cuál es el estado de cada fase, tarea o actividad, con el objetivo de supervisar su funcionamiento y comprobar que cumple con los objetivos marcados. Además, al igual que el gerente o responsable del plan supervisa el control de calidad, el alcance y otros elementos de control, también debe asegurarse de que cada actor recibe la comunicación adecuada y valorar los posibles cambios para mejorar los procesos.
El área que se refiere a las entradas incluye, además de las mencionadas en los apartados anteriores, la emisión del registro. Las herramientas y las técnicas se basan en los sistemas de gestión de la información, el juicio o criterio de un experto y las reuniones.
En el apartado de salida hay que incluir:
- la información del rendimiento en el trabajo
- las solicitudes de cambio
- las actualizaciones del plan
- la documentación que se refiera a los aspectos organizativos de los activos que intervienen en los procesos
Este artículo es parte de una serie sobre las áreas de conocimiento de PMBOK. Puedes seguir leyendo:
Las 10 áreas de conocimiento. 1: Gestión de integración del proyecto
Integración con el menú de proyecto de ITM Platform
Las 10 áreas de conocimiento. 2: Gestión del alcance del proyecto
Las 10 áreas de conocimiento. 3: Gestión del tiempo del proyecto
Las 10 áreas de conocimiento. 4: Gestión de los costos del proyecto
Las 10 áreas de conocimiento. 5: Gestionar la calidad del proyecto. El ejemplo de una aseguradora
Las 10 áreas de conocimiento. 6: Gestión de los recursos humanos del proyecto