En el conjunto de las buenas prácticas del Project Management Book of Knowledge (PMBOK), la sexta área de conocimiento es la que se refiere a la Gestión de los recursos humanos del proyecto.
En la era del conocimiento, es fundamental realizar una buena gestión del capital humano de una organización. Una buena administración te permitirá crear equipos humanos de alto rendimiento en cada una de las fases del proyecto. De esta manera, se conseguirá la máxima de cualquier compañía: la eficiencia de los recursos disponibles para conseguir los propósitos planteados.
En el ámbito de los proyectos, los equipos se crean durante un plazo determinado para colaborar intensivamente en la producción del resultado. Dada la brevedad de los equipos, es fundamental dominar los procesos para poder gestionar recursos, de acuerdo a las siguientes obligaciones:
- Estimar correctamente la cantidad de recursos humanos necesarios, a partir de las estimaciones de tareas
- Seleccionar a personal con los conocimientos adecuados
- Planificar los costes derivados de la dedicación de dichos recursos
- Asegurarse de que los recursos tengan suficiente tiempo que dedicar al proyecto
- Controlar las desviaciones de tiempo para evitar que los retrasos lleven a sobrecostes no asumibles
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A continuación, repasamos los pasos para la gestión de los recursos humanos del proyecto
1. Estimación de los recursos
En este primer punto se realiza una previsión de recursos internos y externos que se precisarán para la gestión del proyecto. Hay que contemplar la estimación activa para cada tarea, actividad y fase del desarrollo, de manera que el despliegue se lleve a cabo de forma eficiente.
Entre las técnicas más comunes para realizar la estimación de los recursos está la de la consulta a expertos, es decir, basándose en la experiencia que se ha adquirido en proyectos anteriores. Los datos y los resultados conseguidos en el pasado ayudarán a mejorar la precisión del presente.
2. Recogida de datos
Se trata de la fase en la que se exponen o detallan los recursos disponibles para su posterior gestión, y suele incluir información referente a:
- Recursos disponibles.
- Exigencia de medios.
- De qué manera los recursos disponibles podrán satisfacer la demanda planteada.
3. Plan de recursos
En la gestión de proyectos ha de prepararse un plan que contemple los diferentes aspectos, desde las necesidades de la demanda, la asignación de funciones y responsabilidades, y resultados deseados.
Como jefe del proyecto puedes crear una lista ordenada por jerarquías en las que se visualicen los recursos necesarios para la ejecución y gestión del proyecto para, así, poder dividir, delegar y asignar responsabilidades y funciones.
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4. Planificación del desarrollo
Toda la información recogida en la fase inicial sentará las bases de la planificación del desarrollo posterior. En esta fase se crea un cronograma en el que se indica el establecimiento del punto de partida y de finalización de todas tareas, actividades o trabajos que se desarrollarán en el proyecto, lo que permitirá crear un calendario final, que contemplará también la gestión del tiempo, a la que se refiere la tercera de las áreas del conocimiento de la Guía PMBOK.
El plan de recursos preparado antes de la fase del desarrollo aporta la información sobre el desglose jerárquico de los recursos disponibles, que se relacionan o emparejan con el listado de recursos necesarios para el desarrollo del proyecto. Este ejercicio mejora la eficiencia en la asignación de los recursos que se precisan para cada actividad.
5. Comprobación de los recursos sobre la asignación realizada
El director del proyecto es el máximo responsable del mismo, por eso debe asegurarse que las asignaciones realizadas permiten crear equipos de alto rendimiento, equipos capaces de ejecutar de manera correcta y eficiente cada una de las fases del plan. Aunque haya trabajadores remotos, como es habitual en la actualidad.
En la gestión de los recursos humanos de un proyecto, la gestión del talento es fundamental. La experiencia es un grado, y es importante saber cuáles son las aptitudes, habilidades y capacidades de todas las personas que integran el grupo de trabajo, lo que mejorará la asignación de funciones y responsabilidades al tiempo que se consigue un mayor compromiso e implicación.
Además, como responsable del proyecto, gerente o coordinador, has de buscar el equilibrio entre la funcionalidad y la rentabilidad. La fase de asignación es fundamental, puesto que, si se destinan más recursos de los necesarios, es decir más personas de las precisas, a una determinada tarea o actividad, se podrán disparar los costes y arriesgar los recursos financieros de la compañía.
6. Negociación de los recursos
Normalmente, las compañías utilizan recursos humanos internos para llevar a cabo planes más reducidos. En este punto, el director del proyecto ha de contar con capacidad de negociación si desea incorporar recursos externos al proyecto, como por ejemplo en el caso de un proyecto en el que se requiera alta especialización y a la empresa le resulte más rentable realizar una contrata en lugar de crear un equipo al que debería formar.
En cualquier caso, cada vez es más común que los equipos de recursos humanos de las empresas se esmeren en detectar el talento dentro de la misma organización para mejorar la rentabilidad de la actividad y de cada nueva aventura.
La gestión de recursos de proyecto a nivel de portafolio
Los equipos de proyecto nunca se pueden gestionar de forma aislada, porque los miembros suelen repartir su tiempo entre varios proyectos. Por eso, es imprescindible que alguien en la organización tenga una visión centralizada sobre la utilización de todos los recursos. En el caso de que existan conflictos, deben existir criterios para decidir a qué proyecto se asignan los recursos críticos, de manera que los proyectos más importantes sufran los menores retrasos posibles.
A menudo, quien utiliza herramientas de planificación de portafolio es una figura profesional con mayor autoridad que los directores de proyecto, como el director de una PMO, el director de un programa de proyectos o el director de todo el portafolio.
Este artículo pertenece a una serie sobre las 10 áreas de conocimiento de PMBOK. Visita los artículos ya publicados:
Las 10 áreas de conocimiento. 1: Gestión de integración del proyecto
Integración con el menú de proyecto de ITM Platform
Las 10 áreas de conocimiento. 2: Gestión del alcance del proyecto
Las 10 áreas de conocimiento. 3: Gestión del tiempo del proyecto
Las 10 áreas de conocimiento. 4: Gestión de los costos del proyecto
Las 10 áreas de conocimiento. 10: Gestionar la calidad del proyecto. El ejemplo de una aseguradora