La gestión de costes de proyecto es uno de los apartados más importantes del PMBOK (Project Management Book of Knowledge) y busca, a partir de una estimación teórica y práctica, determinar y controlar los costes involucrados en la ejecución de un proyecto. Esta es una importante área de conocimiento ya que ningún proyecto se puede considerar sin haber apartado los recursos suficientes para su ejecución.
Para ello, el tiempo es un factor influyente, puesto que la estimación de los costos que requerirá en principio un proyecto trabaja con líneas de tiempo; es decir, se proponen metas a corto plazo para cada fase.
Hay que tener muy en cuenta que, si se toma el plazo total para la entrega de un proyecto como variable independiente, existen distintos riesgos asociados a los costes como variable dependiente. A saber: si se decide realizar el proyecto en el menor tiempo posible, se estará incurriendo en el coste máximo, lo cual exige una coordinación impecable entre todos los procesos y una exposición al riesgo muy alta en la aparición de deficiencias en la coordinación. Si, por el contrario, se decide extender el plazo, aumenta la exposición al riesgo ambiental: es más probable que las circunstancias externas afecten el presupuesto inicial.
Cómo estimar los costes de un proyecto
Las acciones que giran alrededor de este área van más allá de una mera estimación cuantitativa por parte de un gestor o equipo de gestión de proyecto, ya que se deben calcular con detenimiento aspectos internos y externos que influirán directamente en la consecución del proyecto.
Evidentemente, no se pueden estimar los costes sin contar con una recopilación exhaustiva y exacta de los requisitos. La referencia primera del gestor de proyectos, por tanto, es la Estructura de Descomposición del Trabajo (WBS, en inglés).
- Definir el coste de cada requisito. En muchos casos, estos requisitos tendrán un coste conocido y un proveedor de confianza; en otros casos serán más difíciles de determinar y deberán estimarse de manera aproximada;
- Definir la cantidad de trabajo necesaria para completar todos los requisitos y el coste por hora de cada tipo de experto involucrado. Este cálculo sirve como línea de base para el coste humano del proyecto.
- A partir de las dos sumas totales, el director de proyectos deberá llevar a cabo los ajustes oportunos relacionados con las peculiaridades del proyecto y su plan, teniendo en cuenta el plazo del proyecto y cómo éste repercute sobre la organización de las tareas. Estimación de los costos. Esto implica el cómputo de diversas circunstancias y factores disponibles y previsibles durante su vigencia, como los riesgos y las subidas de precio (en caso de haber productos involucrados), alquileres, materiales, equipos, instalaciones, etc. Para esto, se crea una “Línea de Referencia” basada en el tiempo que estiman las herramientas y recursos económicos que se proporcionaran a cada actividad. A esto se conectan los aspectos que se mencionaron anteriormente.
Cuanto más acotado esté el alcance, más fiable será el presupuesto del cual se dispondrá para el proyecto. Por supuesto, el director de proyecto no debe imponer sus estimaciones, sino apoyarse en un equipo de expertos y conocedores del área, que deberán evaluar las tareas que componen el plan, especialmente en lo que respecta a las más novedosas, y realizar estas evaluaciones.
De la utopía a los hechos
El área de conocimiento de los costes de un proyecto no es exclusivamente financiera, sino que exige técnicas, análisis especializados y conocimientos que permitan estar al tanto de todos los factores que pueden modificar un proyecto. Entre ellos, los calendarios de ejecución, la evaluación de posibles riesgos, la coordinación de reuniones con los interesados, en las que quizá sea necesario atender sugerencias que afecten al alcance o al modo de entrega, el respeto a las políticas internas de una empresa, la atención a las condiciones del mercado, la experiencia en proyectos pasados similares, etc. Entre los aspectos más estrictamente financieros se encuentra el control cambiario y los aspectos fiscales, que pueden ser especialmente complejos en proyectos internacionales, la inflación, y la estructura corporativa de control financiero.
Asimismo, convertir la información en conocimiento requiere de herramientas que faciliten una aproximación a los hechos
- Unidades de medida: Donde dependiendo del objeto que se quiera monitorizar, se estimará si puede ser medido con unidades de tiempo (horas hombre, días, semanas, meses), unidades métricas (metros, centímetros, milímetros, toneladas, litros), y aún en unidades de pago (mensual, quincenal, pago único, etc.).
- Exactitud: Varía según el alcance del proyecto, se redondean cifras en torno a cada aspecto o fase que otorgue certidumbre de los costes que se requerirán para cada uno.
- Límites del costo: Es esencial determinar este importe para que, en cada revisión de costes, exista de antemano un condicionamiento de lo que se va a requerir en cada caso. Con esta herramienta se pretende mantener la inversión dentro de los parámetros premeditados y, en caso contrario, hacer las acciones correctivas correspondientes.
- Medición del esfuerzo otorgado: Son indicadores de ejecución que se desgranan en los costos.
- Administración de la información acerca de la gestión de costo: Los interesados deben estar plena y regularmente informados de la gestión que se está llevando a cabo, bien sea de manera periódica (diaria, semanal, quincenal, mensual) y mediante la provisión de informes o cualquier otra vía ordinaria de comunicación.
Determinación del presupuesto
Tomando como punto de partida los costes relacionados con cada actividad, se procede a sumar cada uno de los estimados por parte individual o en conjunto, para estabilizar la línea de referencia o coste, con el fin único de determinar el presupuesto de un proyecto, lo que influirá en los fondos adjudicados al mismo.
Control de costos
Es necesario monitorizar el consumo de los costes en cualquier situación del proyecto y actualizarlos, de ser necesario, según el ajuste sobre línea base de costo que se creó. Cualquier aumento que se estime pertinente en los costes del proyecto, debe ser revisado bajo una perspectiva integrada de los cambios. No obstante, su efectividad reside en la gestión de la línea base, que mantiene el desempeño de los costes y estima las desviaciones ocurridas.
Lo antes mencionado construye el camino hacia una efectiva estimación de los costes del proyecto desde su inicio. Presupuestar de forma acertada no es tan importante como recoger las notificaciones de actividades de forma precisa. A partir del control exhaustivo de las desviaciones, es posible asignar los recursos necesarios para compensar la infracobertura no prevista.