Las 10 áreas de conocimiento. 3: Gestión del tiempo del proyecto

Este artículo pertenece a una serie sobre las 10 áreas de conocimiento. Visita los dos artículos ya publicados sobre integración de proyectos:

La gestión del tiempo no es adivinación

La guía PMBOK include como tercer área de conocimiento la gestión del tiempo del proyecto.

La variable del tiempo tiene un valor fundamental en la gestión de proyectos para cumplir los plazos y gestionar correctamente los recursos. La programación es el eje desde el cual se procura gestionar el tiempo con el objetivo de ejecutar el plan de acción. Para ello, hay que estimar la duración de las actividades en función de los recursos disponibles para cada una de ellas. Superar los límites establecidos siempre supone un sobrecoste.

Un error muy frecuente al dirigir proyectoses pensar que basta con realizar un excelente plan para conseguir una buena gestión del tiempo. Este error suele curarse con la experiencia, cuando se aprende que acertar con las estimaciones y conocer al detalle el tiempo que exige cada tarea solo es el principio del trabajo.

Por lo general es inevitable que surjan retrasos de algún tipo, por lo que lo más importante no es conseguir erradicarlos mediante estimaciones precisas.

No, lo fundamental en la gestión del tiempo es ir más allá de la planificación, no pensar que una estimación realista es el acierto definitivo: si sale, en el fondo, será de casualidad y por la falta de concurrencia de las circunstancias adversas previstas en el plan de riesgo. Es mucho más importante realizar seguimientos constantes, escuchar al equipo, medir las desviaciones y mantener informados a clientes y patrocinadores de proyecto sobre el curso de las cosas.

La metáfora del traductor

Imaginemos un proyecto lineal, sencillo, compuesto por una tarea única y por un único recurso. Por ejemplo, la traducción de un libro. Un traductor se enfrenta con cada libro a un proyecto diferente con un resultado único. Cada libro es irrepetible. Pero todos los proyectos se parecen enormemente entre sí.

Al evaluar el tiempo que se demorará en completar cada traducción, el traductor efectúa un cálculo sencillo: traduce una página de prueba, tras lo cual multiplica el tiempo transcurrido por el número de páginas y por un factor de 1,5. Este factor le permite introducir las fases de revisión y documentación, sin las cuales el proyecto no tendría la calidad exigida.

Hasta este momento, el cálculo le ha permitido al traductor entregar siempre a tiempo.

Sin embargo, un día acepta coordinar la traducción de un volumen de botánica compuesto por distintos autores en distintos idiomas. Aunque él tendrá que traducir la mayor parte del contenido, otros traductores se encargarán de distintos artículos.

El traductor aplica su método para estimar el tiempo aproximado que llevará la traducción de los artículos, pidiendo a cada colaborar que haga lo mismo. Si se contentara con esa primera estimación, el éxito del proyecto a tiempo sería una pura casualidad. Por el contrario, nuestro traductor establece entregas quincenales para poder ver el porcentaje de avance del proyecto. Cuando identifica retrasos, habla con el colaborador para saber a qué se ha debido y tomar medidas en consecuencia, como la incorporación de un corrector o un experto en terminología al proyecto; o la dilatación del tiempo de entrega.

Este sencillo ejemplo muestra la importancia que la planificación tiene para poder actuar cuando llegan los incumplimientos.

Pasos para gestionar el tiempo de tu proyecto

1. Definir las actividades

El primer paso se centra en la definición de las tareas, los hitos y la estipulación de todas las actividades que se contemplen para completar el proyecto.

En ese momento se pueden incluir las tareas en un diagrama de Gantt, que permite de forma sencilla y rápida esbozar el plan entero. Es más importante centrarse en definir el tiempo que se precisará para cada tarea, sin fijar fechas concretas.

2. Secuencia de las actividades

Cuando las tareas ya han sido definidas, hay que organizarlas. Las fechas siguen sin ser importantes en este punto, ahora hay que centrarse en ordenar las actividades dándoles sentido y lógica, para que el proyecto mantenga el mismo espíritu. Se pueden crear subtareas cuando se considere necesario para mejorar la gestión del tiempo.

Una vez que las actividades estén en orden, añade dependencias entre las tareas, especificando si son dependencias inicio-inicio, inicio-fin o fin-fin. Por ejemplo, si el proyecto consiste en la edificación de un chalet, antes de comenzar a proyectar habrá que seleccionar el terreno sobre el que se levantará, pues tiene muchas servidumbres con las características constructivas. Si se retrasa la selección del terreno, automáticamente se retrasará todo el proyecto.

3. Prever los recursos disponibles para cada actividad

En este paso hay que evaluar la demanda de recursos humanos y compararla con la oferta existente para la misma. Una vez desarrollado se obtendrá una perspectiva de si los recursos estimados son suficientes para el desarrollo en el tiempo fijado para cada tarea. La escasez de ciertas competencias (o su elevado precio) puedan producir retrasos sobre el plan

Tras haber asignado recursos a las distintas actividades, conviene revisar las dependencias de cada tarea y sus recursos. Una vez desglosada toda la información, se podrá comprobar si hay actividades que se solapan y requieren, por ello, recursos adicionales.

4. Desarrollar y controlar el programa

Es importante revisar el diagrama de Gantt con todo el equipo que participe para asegurarse que se cuenta con un completo buy-in antes de arrancar. En esta reunión, es importante:

Trasladar las dudas que puedan quedar tras haber realizado la planificación
Recoger sugerencias y comentarios de los participantes que puedan ayudar a la gestión del tiempo, como por ejemplo la existencia de dificultades técnicas o la experiencia con proyectos semejantes.
Garantizar que todos los participantes o miembros del equipo entiendan cuál es su rol en el proyecto y se comprometan a realizar las actividades o tareas asignadas.

Como decíamos, la fase de control del calendario es más complicada que la de planificación, ya que supone el esfuerzo de imponerse a imprevistos y a la entropía natural del proyecto. Por eso, la gestión del tiempo implica una dedicación casi obsesiva de supervisión y comprobación en la que es fundamental contar con metodologías, procesos y sistemas tecnológicos que apoyen dicha actividad de control

Realizar una correcta planificación del tiempo siguiendo los pasos indicados se traducirá en la consecución de los objetivos de la compañía, la creación de confianza, mejora de la competitividad y de la rentabilidad. Si se estima que no se dispone de los recursos suficientes para realizar una tarea o actividad determinada,y no hay manera de conseguir más recursos, se dispone del margen de reacción que permitirá modificar la tarea en base a los recursos disponibles en la organización.