La PMO Corporativa

PMO Corporativa = EPMO

Las PMOs corporativas también se conocen generalmente “Enterprise” PMOs o EPMOs. El término se ha fortalecido con el tiempo porque se entiende que hay características comunes a todas las empresas, independientemente de la naturaleza de sus productos y servicios, que afectan directamente a los desafíos y atribuciones que la oficina de proyectos debe asumir.

Una EPMO reporta directamente a los cargos ejecutivos más altos de la organización. Muy a menudo, coexisten con otras PMOs de un nivel más bajo, por ejemplo las creadas para la coordinación de programas o de una unidad de negocio, pero que no tienen el alcance global de una EPMO.

A menudo se dice que las EPMOs  son el instrumento más importante para asegurar que la estrategia corporativa se ejecute en todas las áreas de la organización.

La EPMO sería, entonces, un catalizador, un motor orientado a promover la constante transformación en un entorno cuya inercia natural conduciría a la inmovilidad.

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Responsabilidades: se comienza por decidir las iniciativas justas

Cada acción tiene asociada un costo de oportunidad. Incluso cuando está claro lo que se está haciendo, está también claro que se están descartando muchas otras acciones.

Cuando, además, se trabaja en una gran organización, la falta de alineamiento de los departamentos con la estrategia corporativa puede dar como resultado un derroche de energía significativo.

Por esta razón, el enfoque EPMO es doble:

• Asegura que las iniciativas correctas son las que se inician (“doing the right things”)
• Asegura que éstas se gestionan correctamente (“doing things right”)

Es, por tanto, un seguimiento constante de la alineación estratégica para todo el trabajo planeado y en curso.

Otras responsabilidades incluyen, por supuesto, las áreas tradicionales de las PMOs, tales como entrenamiento y tutela (de los otras PMOs); la gestión del valor, que es fácil de perder de vista en entornos complejos; Planificación de recursos; Gestión de la demanda o coordinación entre PMOs.

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Beneficios de una EPMO

En cualquier caso, vale la pena revisar estos beneficios:

• Aumento del número de proyectos entregados a tiempo
• Mejor alineación estratégica entre proyectos y objetivos de negocio
• Mayor apoyo a los proyectos departamentales, y con ello, mayores posibilidades de éxito para el proyecto, que puede reunir el apoyo requerido en momentos críticos
• Menor solapamiento del trabajo entre departamentos
• Mayor colaboración interdepartamental
• Mayor visibilidad de las iniciativas corporativas
• Mayor ROI para los proyectos implementados, especialmente en términos no financieros
• Entrega más eficiente de proyectos – y más rápida en poner nuevos productos y servicios en el mercado
• Un enfoque mejor estructurado para el tratamiento de los riesgos, incluyendo su mitigación

Factores del éxito de un EPMO

• Ubicación orgánica: inmediatamente por debajo de la dirección general o el comité de dirección
• Cambiar el modelo de gestión de acuerdo a las buenas prácticas, para que la nueva EPMO no sea percibida como un rival de las PMOs y gerentes de proyectos existentes
• Complementación a la función directiva: apoyo en la toma de decisiones, sin privar de autonomía ni generar problemas políticos
• Autonomía respecto a las áreas funcionales, para que no dependa de TI, de recursos financieros, humanos, etc.
• Todos las PMOs subordinadas deben reportar, ya sea directa o indirectamente, a la EPMO. De lo contrario, se creanrán bolsas de información que no fluirán
• El perfil competencial debe combinar la gestión de proyectos con la visión empresarial: quienes forman parte de la EPMO asesorarán a los directivos en la toma de decisiones críticas y capacitarán a los directores de proyectos
• Ninguna EPMO podrá funcionar razonablemente bien si antes no se logra un alto grado de estandarización.

Referencias:

• The enterprise PMO as strategy execution office
• The growing importance of EPMO (Enterprise Project Management Office) in today’s organizations