Si hay un apartado importante en la gestión de proyectos es el del control. Una vez que se ha decidido poner en marcha, con la ejecución, el director del proyecto debe asumir la responsabilidad de que cada persona dentro del mismo cumpla con las tareas que le han sido asignadas y así, asegurar que el proyecto discurre de acuerdo a su planificación.

La idea del control del proyecto es muy simple: se ha elaborado el mismo con unos objetivos, estudiando los recursos disponibles y elaborando una planificación para conseguir llegar a las metas. El control es lo que asegura el seguimiento de dichos planes, evitando que ningún miembro del equipo se desvíe de la ruta marcada. Gracias a las labores propias del control, se asegurará la consecución de objetivos tal y como se había definido en la fase de planificación.

Cuando ya se ha planificado el proyecto, conviene poner en marcha el control del mismo. El principal requisito para empezar será que el proyecto esté completamente definido y aprobado por el comité de dirección o la junta de accionistas y, en su caso, por el patrocinador de las acciones que se van a llevar a cabo.

En estas líneas de actuación quedarán señalados los costes, el alcance que tendrá el proyecto y el cronograma que debe seguirse para cumplir los objetivos:

• Base de costes: en este apartado se precisan los costes que se van a asumir en el proyecto, con una distribución temporal que irá en consonancia con la ejecución de las tareas en el tiempo. Es muy útil a la hora de comparar las estimaciones con los costes reales.
• Base del cronograma: se realizará una línea temporal con los objetivos señalados en cada momento del proyecto.
• Base de alcance: formada por las distintas actividades de las que se compone el proyecto y que van a permitir ejecutar los entregables. Todo ello queda reflejado en la WBS que se ha aprobado. Gracias a la base de alcance se puede conocer el avance de cada actividad y cada entregable.

Una vez que se tengan definidas estas líneas de base, es el momento de ponerse manos a la obra con el control del proyecto. Eso sí, es muy importante tener en cuenta ciertos aspectos durante la realización de estos trabajos.

• Alcance: En este punto se controlarán las tareas que debe ejecutar cada uno de los miembros del proyecto, y que el resultado cumple con los requisitos que se habían solicitado. Cuando una tarea no cumple con ellos, se entiende como no ejecutada.
• Plazo: Dentro del control de un proyecto, se requiere estar pendiente de su cumplimiento dentro de los tiempos acordados. Es preciso señalar aquí que el primer cronograma se realiza sin tener en cuenta un margen por riesgos. Esto es porque si se tuvieran en cuenta estos márgenes, acabarían utilizándose para otras cuestiones que no encerraran estrictamente riesgos.
• Coste: Son dos temas que requieren control: el coste total del proyecto y el control de la tesorería.
• Riesgos: Es importante tener controlados los riesgos porque si llega a producirse un imprevisto, este va a tener un efecto inmediato sobre la consecución de los objetivos del proyecto.
• La ayuda profesional para los proyectos: Poder abarcar proyectos de altas dimensiones y proceder a un control total de los mismos es una labor que en muchas ocasiones se hace realmente complicada. Por ello, es necesario contar con un software como ITM Platform, que incorpora a la empresa métodos de gestión ágil que utilizan las grandes corporaciones. Una gran herramienta que facilitará la ejecución y la entrega de los proyectos en los plazos establecidos y que aporta una solución avanzada para las empresas.