Sobre el uso de Trello para gestión de portafolio
Todos conocemos Trello. Para quien no lo conozca, Trello es una herramienta de colaboración y organización de tareas sencilla, gráfica y tremendamente popular.
Basada en un modelo de tipo Kanban, es una herramienta muy práctica para gestionar tareas de cualquier tipo, personales o laborales. Muchas organizaciones ya utilizan Trello para la gestión colaborativa de las tareas de sus equipos.
El problema surge cuando la organización necesita una mayor visión de conjunto, por ejemplo, en qué se está invirtiendo tiempo, el avance de las tareas etc. Dicho de otra forma, cuando se necesita una gestión de recursos y portafolio Trello se queda corto, y por esta razón existen las herramientas de gestión de portafolios de proyectos (PPM), como ITM Platform.
Afortunadamente existe una forma muy elegante de armonizar la gestión de tareas de Trello con la gestión de portafolio: Zapier
Empieza a gestionar todo tu portafolio de proyectos con ITM Platform
Qué es Zapier
Zapier es una herramienta de automatización en línea que permite conectar una amplia variedad de aplicaciones a ITM Platform. Gracias a Zapier, todas estas aplicaciones pueden crear automáticamente tareas en ITM Platform.
En este artículo podrás encontrar mayor detalle de cómo integrar ITM Platform con el universo de aplicaciones Zapier.
Por qué conectar Trello (o Wunderlist o Todoist) a ITM Platform
Como hemos visto, las organizaciones que necesitan llevar una gestión de portafolio de proyectos acaban apoyándose en herramientas dedicadas. Pero puede pasar que necesiten seguir utilizando ambas soluciones durante un tiempo, o incluso a largo plazo. O simplemente encuentran ventajas en que los dos sistemas coexistan.
Es posible aprovechar de la sencillez de Trello para gestionar tareas sueltas, trabajo rutinario y tareas que no necesitan tanta coordinación, migrando a ITM Platform todo aquello que requiera una estructura más robusta.
¿Qué ventajas tiene este modelo mixto?
1) Formalización de la dirección de los proyectos
- Trello no permite crear dependencias entre tareas, por lo que, cuando las tareas de una lista exigen mayor articulación, es conveniente exportar la información a una herramienta de PPM. De esta forma, los participantes pueden llevar su gestión de tareas en Trello mientras los gestores de proyecto pueden coordinar los proyectos desde ITM Platform.
2) Gestión de los recursos
- Una herramienta de gestión de tareas como Trello permite gestionar recursos de manera limitada, mientras con una herramienta de PPM la gestión es más robusta. Además, en ITM Platform pueden reportar hasta proveedores y consultores externos.
Ejemplo de gestión de recursos en ITM Platform
3) Gestión de la demanda
- La combinación de Trello-ITM Platform facilita la gestión de la demanda; por ejemplo, creando en Trello un tablero de propuestas o tickets es posible enviar tareas al entorno de ITM Platform del departamento de IT.
Cómo crear una integración Trello à ITM Platform con Zapier en 4 pasos
- Crear el disparador (trigger) desde Trello
En este caso hemos elegido la creación de una nueva tarjeta en Trello
- Elección del tablero Trello y la lista de la que puede provenir la tarjeta original
Hemos elegido tablero y una lista origen de Trello, indicando además que se enviaran a ITM Platform solo las tarjetas en estado “open”
- Activación de la acción
Será la creación de una tarea en ITM Platform
- Configuración del destino de la tarea
Es a decir el proyecto en que se creara la tarea. Además, configuramos el origen de los datos de la tarjeta Trello y el destino en la tarea ITM Platform.
Et voila!
A partir de este momento, las tarjetas que cumplan las condiciones se reflejarán en ITM Platform, ya sea en un proyecto ágil o predictivo,
Conclusión
No hay que renunciar a una herramienta ligera para obtener funcionalidades necesarias en organizaciones más complejas. Cada herramienta tiene un cometido y existen abundantes opciones de integración.
Integrar Trello con ITM Platform es una excelente opción para aquellas compañías en transición o sencillamente para organizaciones que quieren gestionar de forma diferente trabajos diferentes.
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