Coordinación, métricas de cuantificación e inteligencia de negocio son tres de las grandes claves para orientar el trabajo de una oficina de gestión de proyectos. Aunque no todas las organizaciones han llegado tan lejos…
La PMO y la empresa: radiografía de la situación
En el año 2011, el grupo de analistas Forrester y el Project Management Institute realizaron un estudio en el que encuestaron a 693 líderes de PMO.
Por un lado, les preguntaron cuál, según ellos, es la principal tarea de una PMO. Más del 70% de los encuestados estuvieron de acuerdo en que las tres principales funciones de una PMO son la dirección y gestión de proyectos y el desarrollo de metodologías para su desarrollo.
Por otro lado, se les preguntó de qué manera consideran que se deben cuantificar los resultados de un proyecto para considerar que se ha realizado de manera satisfactoria. En este caso, algunos de los resultados pueden parecer incluso sorprendentes. Veamos lo que respondieron:
- El 51% de los encuestados afirmó medir los resultados a partir del grado de cumplimiento de los objetivos previstos al inicio del proyecto.
- El 49% dijeron que cuantifican la satisfacción de los clientes.
- El 47% afirmaron medir el cumplimiento de los plazos y de los planes presupuestarios.
- El 21% consideró que en un proyecto se ha realizado adecuadamente si se ha optimizado la utilización de los recursos.
- Un 24% de los encuestados confesó no cuantificar de ninguna manera el resultado de la gestión de sus proyectos.
Es decir: hace tan sólo cinco años una cuarta parte del muestrario, que representa a directores de PMO en Estados Unidos, no estaba utilizando ningún tipo de métrica cuantitativa para evaluar los resultados de su oficina de gestión de proyectos.
Razones para incorporar una PMO a tu empresa
Optimizar recursos
Cuando no existe una coordinación centralizada por encima de los project managers, es difícil que se aprovechen adecuadamente los recursos, tanto en términos de personal como de logística y distribución, adquisiciones y relaciones con vendedores, etcétera. Por el contrario, al añadir la supervisión de la PMO una de las responsabilidades prioritarias es garantizar que todas las partes cuentan con la información necesaria sobre los recursos que se están movilizando.
Minimizar la inversión
En definitiva, las oficinas de gestión de proyectos buscan evitar desajustes e ineficiencias, reduciendo la cantidad de tiempo y de recursos financieros que se deben desplegar para conseguir un mismo resultado.
Evaluación continua
Sin una cultura de evaluación continua es difícil defender el valor de una PMO. Por eso resulta sorprendente la falta de métricas relacionadas con resultados identificada por el estudio de Forrester y PMI.
Y es que para poder obtener mejores resultados en el futuro, el primer paso es conocer y cuantificar la situación de partida. Posteriormente, se debe realizar un análisis exhaustivo y cuantitativo de los procesos desde un punto de vista crítico, que permita detectar los puntos débiles y tomar decisiones para actuar sobre ellos. En este sentido, para muchas organizaciones donde se ha instalado la cultura de la gestión ágil, la evaluación continua por parte de la PMO está muy relacionada con procesos de innovación.
Inteligencia de negocio
La cuantificación de datos no es suficiente. También se deben seleccionar aquellos que resultan relevantes y presentarlos de una manera sencilla que permita su adecuada interpretación, comparación entre diferentes proyectos, momentos o grupos de trabajo… y oriente la toma de decisiones. Este apartado tiene especial importancia en empresas multinacionales o con muchos departamentos en los cuales es fundamental estandarizar los canales de comunicación para facilitar la comprensión entre ellos. Asimismo, facilita la comunicación con los clientes, que pueden conocer en cualquier momento el estado real de los proyectos y los resultados conseguidos.
Algunas responsabilidades de la PMO
De la cultura evaluadora se pueden desprender toda una serie de actividades dirigidas a garantizar que las estrategias de la organización estén apoyadas en datos realistas sobre el desarrollo del negocio.
- Cuantificación del cambio. Una vez que se tomen medidas para mejorar la gestión de proyectos y obtener mejores resultados, estos deben ser cuantificados e introducidos también en informes estructurados.
- Realización de predicciones. La cuantificación del estado actual de la empresa y su progresión en el tiempo permitirá realizar predicciones sobre la situación futura. De esta manera se podrán prever los recursos necesarios con antelación y poner solución a problemas incluso antes de que se presenten.
- Establecimiento de marcos que permitan la estandarización en la ejecución de proyectos y en su dirección. Actualmente con un especial protagonismo de las conocidas como metodologías ágiles en la gestión de proyectos.
- Garantizar el adecuado cumplimiento de normativas. El establecimiento de protocolos y metodologías de trabajo garantiza el respeto de las normativas vigentes. Por poner un ejemplo práctico y sencillo, establecer un protocolo de trabajo para el transporte de alimentos garantizará la calidad del producto que llega hasta el mercado o el restaurante: respeto de la cadena de frío, transporte en unos límites de tiempo considerados como adecuados...
- Transparencia financiera. El control de los procesos y del coste de cada uno de ellos permitirá una mayor transparencia financiera tanto con los reguladores fiscales como con los directivos y los clientes, evitando que se cometan irregularidades en cualquier proceso o nivel de la administración de la empresa y mejorando la confianza de todas las partes interesadas.