Los proyectos se realizan dentro de una organización cuya cultura, estilo y estructura influyen en la forma en que se llevan a cabo dichos proyectos. Los directores de proyecto deben ser conscientes de esta realidad y adaptarse a los factores ambientales de la organización donde el proyecto se desarrolla.

Vale la pena comenzar por una advertencia: no hay que confundir los factores ambientales de un proyecto con las consideraciones sobre el impacto medioambiental de las actividades de una organización, que son especialmente importantes en el caso de obras públicas o actividades industriales que derivan en desechos químicos y otras formas de contaminación. Mientras que dichas evaluaciones se circunscriben a ciertos ámbitos de actividad y están altamente reguladas en la mayor parte de los países desarrollados, los factores ambientales existen siempre, en todos y cada uno de los proyectos que se ejecuten: desde un proyecto interno de pequeño alcance hasta un macroproyecto de cientos de millones de dólares de presupuesto.

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Efectivamente, la noción de factor ambiental de un proyecto es mucho más general, refiriéndose a todas las circunstancias que rodean al proyecto durante su ejecución. Así, podemos considerar como factores ambientales todas aquellas condiciones que escapan del control directo del equipo del proyecto y que influyen positiva o negativamente en el mismo, restringiéndolo o modificándolo. Todas estas condiciones deben considerarse en la gestión del proyecto y varían notablemente en tipo y naturaleza dependiendo de la organización.

Como referencia, los principales factores ambientales que pueden afectar a la gestión de proyecto se pueden clasificar en los tres ejes de organización, recursos humanos y sistemas tecnológicos.

Factores ambientales inherentes a la organización

• Visión, misión, valores, creencias y expectativas compartidas de la organización
• Cultura, estructura y gobierno de la organización
• Disponibilidad y distribución geográfica de instalaciones, recursos, infraestructura y materiales
• Estándares de la industria o gubernamentales que afectan a la organización
• Normas, políticas, métodos y procedimientos internos

Factores ambientales de tipo humano

• Los recursos humanos existentes, sus habilidades y conocimientos
• Gestión de personal, sistemas de motivación e incentivos
• Percepción del liderazgo, jerarquía y relaciones de autoridad
• Tolerancia al riesgo de la organización
• Las partes interesadas en el proyecto, o stakeholders.

Factores ambientales de tipo tecnológico

• Entornos operativos y sistemas de autorización de trabajos de la compañía
• Los canales de comunicación formales e informales establecidos en la organización
• Las bases de datos disponibles
• El sistema de información para la dirección de proyectos

Además también se pueden clasificar los factores ambientales de un proyecto entre factores internos y factores externos. Mientras que los factores internos serán estables para cada organización independientemente del proyecto, los factores externos son más cambiantes y exigen una atención analítica superior por parte de quien dirige el proyecto. Por ejemplo, la localización del proyecto en un país en el que nunca se ha trabajado expondrá a un entorno regulador desconocido, generando muchos riesgos sobre la viabilidad jurídica, el marco laboral, etc.

En cualquier caso, es fundamental que cada organización conozca cuáles de los factores internos actúan como condiciones limitantes y cuáles son impulsores de los proyectos. Es conveniente que este análisis esté compartido

En la gestión de proyectos es posible influir en aquellos factores más cercanos y directamente relacionados con la gestión, como son los recursos o los sistemas de información para la dirección de proyectos, pero será mucho más complicado poder afectar a factores culturales y ambientales más generales o externos a la organización. Así, por ejemplo, aunque pueda parecer que la cultura de la organización es un factor flexible y que se puede moldear con facilidad, es necesario tener siempre en cuenta la inercia producida por la resistencia al cambio y cómo dicha cultura no es una idea abstracta, sino que se inscribe en las prácticas cotidianas de todos los miembros de la organización.

Cambiar los factores ambientales de tipo cultural que más perjudican una eficaz gestión de los proyectos puede ser mucho más largo y costoso que decidirse a apoyar dicha gestión con nuevos sistemas de información. A su vez, la adopción de nuevos sistemas de información puede servir como catalizador desde el cual modificar el aspecto conductual de los factores humanos, incidiendo en la cultura empresarial desde su base.

En todos los casos, el director de proyecto deberá ser consciente de estos factores y actuar en consecuencia, incluyendo entre los riesgos del proyecto aquellos factores ambientales perjudiciales sobre los que no pueda ejercer algún control y comunicando a todo su equipo la importancia de estar alerta sobre señales que indiquen la activación del riesgo o el cambio en las circunstancias ambientales.