Como todas las ciencias y disciplinas, la gestión de proyectos y la gestión del cambio tienen un lenguaje particular. De esta manera, se consigue una mejor comprensión de los profesionales de este campo, que se puede comunicar sin generar ambigüedades. Sin embargo, para los recién iniciados en estos ámbitos, la terminología puede resultar compleja y confusa. A continuación, definiremos algunas de las principales expresiones y conceptos relativos a gestión de proyectos y gestión del cambio para facilitar su comprensión.

Sienta las bases para que toda tu organización tenga una gestión de proyectos coordinada con ITM Platform

Gestión del cambio

En un mundo y en un mercado dinámicos, se asume que cualquier empresa o negocio debe estar en cambio constante para adaptarse a las necesidades concretas que puedan presentar los clientes en cada momento.

Este cambio constante es el que hace necesario que exista una política activa de gestión del cambio por parte de la empresa.

Tradicionalmente, se ha entendido la gestión del cambio como la transición desde un estado original, en el que se encuentra la empresa antes del cambio, a un estado definitivo, en el que se encuentra la empresa después del cambio. La finalidad de la gestión del cambio es realizar el cambio con agilidad, adaptándose a las necesidades del mercado, y al mismo tiempo de la manera más suave y sencilla para los trabajadores, para evitar alterar su actitud ante el trabajo y optimizar su adaptación.

Actualmente, existe un nuevo concepto de gestión del cambio, más dinámico, que implica una modificación gradual, transicional de un sistema de trabajo a otro de manera permanente. Se asume que nunca se llegará a una adecuación perfecta entre las metodologías de trabajo y las necesidades del mercado, por lo que se hace necesario estar en cambio permanente.

Según este segundo concepto, más moderno, la gestión del cambio de la empresa tiene como finalidad detectar las direcciones del mercado y dirigir las metodologías de trabajo hacia ellas.

Estrategia de comunicación

La comunicación es el vehículo que permite poner en contacto a personas y empresas. Es necesario una buena comunicación para conseguir implementar con éxito cualquier estrategia de trabajo.

En el caso de la gestión del cambio, asegurar unos canales de comunicación eficientes entre los diferentes servicios, departamentos y personal implicado, es una condición esencial para que el cambio se puede instaurar de manera eficaz.

Por eso, además de clarificar adecuadamente la gestión del cambio, es necesario decidir los sistemas de comunicación que permitirán que se aplique adecuadamente.

Cultura de empresa

Una empresa es como un ser vivo formado a partir de la suma de todas las personas que la constituyen. Por tanto, tiene su propia personalidad, su propia cultura interna, y está formada por las actitudes de los empleados, los valores, las normas de comportamiento y la ilusión y esperanza de futuro que todos ellos tienen.

Es conveniente desarrollar una cultura de empresa dado que contribuye a generar sentimiento de pertenencia y de implicación y, por tanto, a mejorar la productividad y la interacción entre los trabajadores.

ROI (Return of Investment)

Probablemente se trata del indicador más útil para medir el éxito que está teniendo el cambio en una empresa. Se puede traducir como un retorno de la inversión. En la práctica significa cuánto resultado se está sacando a partir del esfuerzo y el dinero que se está invirtiendo inicialmente. Por tanto, es una medida directa del rendimiento del esfuerzo y del trabajo de la empresa. Sistemas y metodologías de trabajo y de gestión más eficientes permitirán obtener un rendimiento mayor con una inversión menor, es decir, aumentarán el ROI.

Por eso, cuantificar el ROI antes y después de implementar una nueva metodología de trabajo permite estudiar el impacto real que ha tenido esta sobre la empresa y su productividad.

Análisis del personal implicado (stakeholder analysis)

Significa exactamente lo que dice la palabra, analizar todas las personas en la compañía que pueden ser afectadas por una iniciativa de cambio, tanto si son ellos los que tienen que ponerlo como si son los beneficiarios o destinatarios de este cambio.

Para poder analizar el personal implicado, el primer paso es realizar las preguntas correctas que permitan identificar a cada uno, comprender sus necesidades concretas, lo que esperan de los cambios que se van a introducir y cuál es el lugar más correcto para cada uno de ellos en la compañía, teniendo en cuenta las tareas que desempeñan, su formación, su lugar en la jerarquía y su actitud hacia los cambios.

Mitigación de riesgos

La introducción de cualquier cambio en la empresa implica la aparición de un riesgo. Una de las funciones de la gestión de proyectos es la gestión de los riesgos.

Previamente a la ejecución de cualquier proyecto, es necesario realizar un análisis unificado de los riesgos que pueden aparecer y las actitudes que se deben tomar para evitarlos o, al menos, disminuir el impacto que producen sobre el conjunto del proyecto.

En el caso de la gestión del cambio, su propia esencia implica un riesgo, dado que produce un impacto sobre la empresa y su funcionamiento, aunque en principio se espera que sea positivo.

No obstante, el riesgo debe encontrarse constantemente monitorizado para potenciar el impacto positivo que el cambio puede suponer y evitar o minimizar los posibles impactos negativos.

Resistencia al cambio y entrenamiento

Todos los cambios implican la aparición de unas existencias iniciales por parte de los trabajadores, habituados a unas metodologías de trabajo. Para disminuir estas resistencias y facilitar la adopción de cambios, la mejor herramienta es la formación. Un trabajador concienciado, motivado y formado, que sabe las aportaciones y ventajas que implican los nuevos sistemas de trabajo, es una empleado dispuesto a cambiar y a mejorar progresivamente.

Conclusión

La gestión de proyectos y la gestión del cambio cuentan con un glosario propio. Conocer la terminología ayudará a comprender los conceptos y, por tanto, a aplicarlos de manera adecuada.