En todo proyecto, existe una reunión clave: el kick off. Se trata de la reunión inicial, esa que, en teoría, debería estar llena de energía e ideas. En la que se inicia un diálogo fluido entre el cliente y la agencia, que, a partir de entonces, son colaboradores que buscan un mismo fin. Todo esto suena muy bien, pero no siempre se cumple. Uno de los problemas básicos es que se llega a la reunión inicial sin una estrategia, lo que lleva a revisar una y otra vez vídeos, estadísticas y demás información, sin sacar nada en claro.
Para empezar, es importante que el líder de proyecto sepa elegir el equipo que va a esta reunión inicial. Esto es muy relevante, ya que evitará que ningún miembro esté falto de información y pueda usar esto como excusa, en adelante. Para definir bien este equipo central, puede ser una buena idea hacer una reunión interna previa a la kick off o reunión inicial. Al hacerlo así, es posible crear mayor interés en el equipo por esta reunión, además de dar la oportunidad al equipo de tomarse algo de tiempo para prepararse.
Algo que no se suele hacer y que, sin embargo, resulta indispensable, es realizar ese proceso de preparación para la reunión inicial. Para realizar este "planning", es importante tener en cuenta que es recomendable romper el hielo de la manera más natural posible y, para ello, el líder debe asegurarse de que sus preguntas no sean demasiado difíciles; y en cambio, sean más reveladoras. Para llegar a estas, se debe hacer un análisis inicial que impida que, durante la reunión inicial, no se sepa qué preguntar o se proponga una pregunta que haga encallar la conversación. Este proceso permitirá tener clara, por ejemplo, la diferencia entre el objetivo del proyecto y de la organización. Hacer entrevistas previas a los asistentes, ayuda a determinar qué se debe preguntar y es una excelente manera de acercarse a la reunión inicial.
Una vez que se tiene clara la preparación de la reunión, merece la pena saber qué debe suceder durante la reunión inicial. Lo más importante es que esta ayude a construir relaciones y, para ello, es necesario que esta sea, en la medida de lo posible, presencial. El lenguaje corporal, en una reunión por videoconferencia, no consigue el mismo acercamiento. Para mejorar el rendimiento de la reunión inicial, se puede recurrir al diseño de actividades de estudio, cuyas técnicas convierten la reunión en un "workshop", gracias a la participación activa de todos los asistentes.
Parte de esta técnica consiste en entregar a cada persona lápiz y papel, con los que ellos podrán expresar sus conceptos. Luego, en base a las conversaciones que promueven estos bocetos iniciales, se empieza a construir, en conjunto, lo que luego será la estrategia base del proyecto.
Algunas de las recomendaciones para enriquecer las reuniones de inicio de proyecto pueden parecer extrañas, pero aseguran una excelente experiencia que, además, tiene buenos resultados, como: por ejemplo, poner música durante la reunión o definir un tiempo límite para crear los conceptos que luego dirigirán el proyecto. La limitación temporal hace que los expositores se fuercen mentalmente a enfocarse más en aquello que deben decir y es una forma de permitir que todos los presentes participen.
El objetivo de mejorar las reuniones oficiales es claro: sentar las bases de todo lo que vendrá después, durante la ejecución del proyecto, no solo a nivel estratégico, sino también en lo que se refiere a la relación de gestión entre la agencia o el profesional independiente y el cliente.