Introducción: Sobre el uso de Zapier para gestión de portafolio
Zapier es un servicio web que permite integrar aplicaciones cloud entre sí sin necesidad de programación.
Hace unas semanas que el equipo de Zapier anunció que habían superado las 1.000 aplicaciones en su directorio, por lo que puedes encontrar cualquier servicio que necesites. Si eres usuario de ITM Platform, la integración con Zapier es muy sencilla. Tan sólo tienes que escoger la app que quieres conectar y seguir la guía paso a paso que te ofrece Zapier en su web.
Descubre cómo gestionar la demanda de IT en tu organización con ITM Platform
Con ITM Platform y Zapier puedes recopilar tareas de cualquier punto de la nube para poder gestionarlas con toda la potencia de la administración de portafolio. Nuestros clientes usan la integración para conectar equipos sin conocimientos metodológicos de gestión de proyectos que utilizan gestores de tareas como Trello; para recopilar tareas en reuniones de iniciación de proyectos; o para gestionar la demanda. En este artículo nos centraremos en este último caso: cómo gestionar la demanda aprovechando las posibilidades que ofrece la integración de ITM Platform con Gmail a través de Zapier. Pero repasemos primero el problema de la demanda
El problema de la gestión de la demanda
Uno de los rasgos comunes de cualquier departamento de IT o, más en general, una organización que gestione proyectos internos y de transformación, es que la demanda de trabajo siempre es superior a la capacidad del equipo. Este problema no puede solucionarse por el lado de la satifacción: los recursos siempre serán una “manta corta” que solo puede tapar parte de la demanda. Como es bien sabido, lo importante no es tanto terminar la máxima cantidad de tareas, sino priorizar el trabajo realmente importante. Si se buscara completar el mayor número de peticiones, el resultado sería que se asignen recursos solamente a aquellas tareas pequeñas, sencillas de solucionar. Y se quedarían relegados al olvido proyectos de mayores dimensiones y con mayor potencial transformador.
La centralización de la demanda
Uno de los motivos por los cuales es tan difícil priorizar es que, a menudo, las peticiones se cursan de manera informal y se dirigen a distintos interlocutores, por lo que son difíciles de medir en su totalidad. Es posible que nadie sepa con certeza cuál es la totalidad del trabajo que se está desarrollando. Y sin tener ese catálogo completo, es inviable priorizar la demanda de una manera ordenada. El problema se complica aún más cuando las peticiones llegan de directivos o de personas influyentes con mucha capacidad de persuasión, presión y negociación. Por eso, una condición necesaria para priorizar el trabajo es centralizarla en un único repositorio. Esta centralización debería cumplir con los siguientes aspectos:
- Comunicación: Es importante que esta centralización se comunique de forma muy clara a toda la organización, señalando que nadie en el departamento de IT podrá dedicar esfuerzos a propuestas, incidencias o proyectos que no hayan sido cursados a través del canal escogido
- Formalización: La formalización, por supuesto, debe estar clara en todos los interesados: los expertos de TI deben ser bien conscientes de que su trabajo no puede extenderse a proyectos y tareas no aprobados; pero esta restricción será difícil de implantar realmente si los mandos intermedios no respetan el sistema. Se trata, al fin y al cabo, de transformar la cultura de trabajo.
- Sencillez: Para que el cambio cultural y la formalización tengan éxito, es fundamental que el cauce de comunicación escogido para filtrar la demanda no sea difícil de utilizar. Por ejemplo, lo más práctico es permitir que se utilicen canales ya existentes, sin necesidad de emplear formularios complejos ni otras fórmulas burocráticas.
Centralizar la demanda en ITM Platform con Zapier
Como decíamos al principio del artículo, un ejemplo de canal de comunicación para gestión de la demanda que cubre con todas las condiciones apenas enumeradas es la conexión de ITM Platform con el correo electrónico a través de zapier.
El zap de Gmail a ITM Platform reúne todas las condiciones necesarias. En particular, cumple perfectamente con la necesidad de aunar formalización y sencillez. ¿Qué puede ser más sencillo que enviar un correo electrónico? Estas son las ventajas que hacen que varios de nuestros clientes ya estén aprovechando esta formar de trabajar:
- El canal da acceso todos los usuarios de la organización, sin que sean necesariamente miembros de los proyectos ni cuenten con licencias de ITM Platform. Basta con enviar un correo a una dirección creada a propósito (por ejemplo: demanda@globalcorp360.com) y seguir la nomenclatura que se haya decidido en el asunto. Lo más sencillo es poner “[propuesta]” seguido de una descripción breve.
- Permite formalizar el proceso de revisión mediante un panel Kanban, que reúne las ventajas del trabajo de operaciones con el que está basado en proyectos (DevOps). De este modo, no hay ningún problema en reunir en el mismo cauce trabajo de mantenimiento y actualización, junto con proyectos de mayor envergadura que merezcan aparecer en el portafolio de la organización.
- El gestor del portafolio (CIO/director de portafolio/PMO) tiene un dashboard único para recibir todas las sugerencias y puede consultar la disponibilidad del equipo para asignarlas a un analista como parte del mismo proyecto. De esta manera, por ejemplo:
- La primera columna tiene las propuestas recibidas;
- Una segunda columna puede incluir las que están pendientes de análisis, ya asignadas a alguien que tenga la capacidad para este trabajo;
- Tercera columna para las propuestas analizadas, con una estimación de horas y un desglose de tareas adicionales
- Cuarta columna para las tareas aprobadas, distinguiendo en swimlanes:
- Si se asignan a un project manager, para que cree el proyecto correspondiente
- Si son tareas más sencillas de mantenimiento, se asignan a otro experto para que las desarrolle.
Conclusión
Gracias a ITM Platform, puedes gestionar todo el trabajo de tus equipos en un mismo lugar, sin importar quién lo pida y a quién se vaya a asignar. Este método de gestión de la demanda es, además, compatible con que algunos departamentos de tu organización envíen sus tareas desde otras herramientas, como podría ser el caso de atención al cliente con Zendesk. De este modo, la gestión de la demanda interna y de la demanda de cambio de los clientes se puede unificar en un mismo entorno. Esta solución permitiría:
- Contar con indicadores sobre el número de horas dedicadas a cada proyecto de gestión de la demanda
- Tratar con sencillez el mantenimiento de aplicaciones y tecnología en un soporte que lo coordina con la gestión de los proyectos: pura filosofía DevOps
- Tratar el trabajo de mantenimiento más programado a través de la sección de servicios de ITM Platform
Si la problemática de gestión de la demanda no tiene cabida en tu empresa, hay otras maneras de recopilar tareas que pueden ser interesantes. Por ejemplo, puedes usar esta plantilla de Google Sheets para tus reuniones de proyecto y salir de la reunión con un borrador de proyecto bastante completo, a partir del cual el trabajo del project manager será mucho más sencillo.
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