Seleccionar la mejor herramienta PPM para su organización es un paso muy significativo hacia el alineamiento de su portfolio de proyectos con la estrategia de negocio. Y no viene con pocas dificultades y riesgos. Este artículo ofrece una guía para tomar decisiones objetivas en la elección de la solución que mejor responda a las necesidades reales de su negocio.
¿Necesita una herramienta PPM?
Comencemos por el principio y veamos si realmente necesita una herramienta de gestión de proyectos, programas y portfolio. Para ello, primero evalúe los puntos más débiles de la gestión de su organización.
¿Identifica alguna de estas necesidades?
- Disponer de un mayor control sobre el rendimiento general del portfolio de proyectos.
- Basar decisiones en datos, no en intuiciones.
- Gestionar recursos de forma eficiente.
- Alinear el portfolio de proyectos a la estrategia de negocio.
Si ha respondido afirmativamente a alguna de estas cuestiones, probablemente necesite una herramienta PPM. Fíjese que ninguna de las opciones está relacionada con la gestión e proyectos propiamente dicha, sino con la cima de la pirámide.
¿Está su organización preparada para una herramienta PPM?
Una vez haya decidido que es necesaria, debe preguntarse si su organización está preparada para integrar una herramienta PPM. Es muy común preguntarse si la cultura y los procesos actuales de su compañía son los adecuados si nunca antes ha incorporado una herramienta similar.
En el artículo Nivel de madurez PPM: Qué es y cómo incrementarlo, analizamos por qué ser consciente de lo preparado que está para implementar PPM es crucial, y cómo puede usar la herramienta para incrementar esa madurez gradualmente.
La madurez en gestión de portfolio de proyectos se refiere a lo receptiva que es su organización para ejecutar una estrategia de gestión de portfolio de proyectos. Puede evaluar este aspecto aplicando un modelo formal de evaluación de madurez, o bien usando la herramienta Autoevaluación de PMO y organización que le ofrecerá una puntuación y recomendaciones basadas en sus repuestas..
El informe resultante le ayudará a determinar la madurez de su organización en tres áreas clave: organización, talento y condiciones.
Funcionalidades
Probablemente el factor más relevante en la selección de cualquier paquete de software son sus prestaciones.
Empiece confeccionando una lista de funcionalidades que su negocio precisa, antes de acudir a los proveedores y fabricantes que hay en el mercado. Una vez hecho, entonces enriquezca su lista con ideas del mercado en las que podría no haber pensado antes.
En el proceso de elaborar esta matriz de requerimientos, asegúrese de hacer participar a los miembros de la oficina de proyectos, directivos y jefes de proyecto. Si no se les ofrece la oportunidad de expresar su ideas y necesidades desde el principio, es muy probable que vayan a ofrecer resistencia en algún punto durante el proceso de implementación o despliegue. Para abundar sobre este tópico, lea el eBook 7 Formas de resistencia a la adopción de una herramienta PPM y cómo afrontarlas
Una vez que tenga la lista de requerimientos completa, pondere las prestaciones en base al valor que ofrecen al negocio. Por ejemplo, típicamente las empresas de consultoría requieren un fuerte control de recursos e ingresos, mientras los negocios que están implementado procesos de transformación suelen requerir sistemas que aseguren alineamiento estratégico.
Hemos creado una Plantilla comparativa de herramientas PPM para ayudarle a recopilar, comparar y puntuar diferentes proveedores. También puede crear su plantilla aquí mismo:
Tras cumplimentar este formulario, recibirá un archivo Excel por correo electrónico con un conjunto detallado de funcionalidades para que pueda evaluar.
Escalabilidad: la capacidad de crecer junto a su negocio
Como ya analizamos en la sección de madurez PPM, es muy posible que no requiera todas las prestaciones que cualquier herramienta pueda ofrecer. Pero tampoco debería limitarse para el futuro previsible.
Elija una herramienta PPM que permita a su negocio crecer en madurez, sin crear un exceso de mantenimiento
El equilibrio entre simplicidad y escalabilidad es delicado. Por un lado, querrá tener sus necesidades de futuro cubiertas y, por otro, no quiera implementar una herramienta PPM que le quede grande y sea difícil de mantener. Una forma práctica de abordar este dilema es planificar tres años por adelantado, añadiendo las funcionalidades que de forma realista prevé que su compañía usará en ese periodo de tiempo, dejando a un lado aquellas cuyo valor no esté claro.
Ejemplo de un plan a tres años
- Primer año: registro de proyectos, control de compras, control de horas.
- Segundo año: gestión de riesgos e incidencias, estimaciones de esfuerzos y gestión de recursos.
- Tercer año: integración con el ERP, alineamiento estratégico.
Observe cómo hemos dejado fuera de forma intencionada la gestión de ingresos: estaría muy bien tenerlo implementado en algún momento, pero no antes de haber logrado los objetivos de los primeros tres años.
Bajo un punto de vista de escalabilidad, considere herramientas que cubran sus necesidades para los próximos tres años y pase las demás a la sección de “deseables”.
Conectividad con sus aplicaciones
Un factor crítico en una implantación PPM de éxito vienen dado por la capacidad de la herramienta de integrase con el software que ya está operando en su organización. Por ejemplo, su ERP o el CRM.
Una herramienta PPM debe conectarse de forma natural con otras aplicaciones para evitar doble entrada de datos, errores humanos, y quizá más importante, para ofrecer a los gestores de proyecto y de negocio información integral sin tener que salta de un sistema a otro.
Asegúrese que los candidatos en su lista también disponen de un API (interfaz de aplicaciones) que le permita integrarse con prácticamente cualquier sistema a un coste y un esfuerzo relativamente bajos. Además, la mayor parte de las herramientas ya disponen de conectores listos para integrarse con las aplicaciones más populares.
Complejidad: el coste oculto de las herramientas PPM
Generalmente existe una contrapartida entre el rango de funcionalidades de una herramienta y la complejidad en el despliegue y uso.
Considérelo como dos extremos distantes: en uno probablemente podría gestionar cualquier compañía usando hojas de cálculo y una inmensa fuerza laboral, lo que le daría una flexibilidad del 100%, o podría usar un producto hecho a la medida de su industria.
Las soluciones PPM han sido tradicionalmente muy exigentes en esfuerzo de despliegue e implementación, requiriendo varios meses para tomar requerimientos, configurar y formar usuarios. Y ahí está el riesgo.
Cuando la complejidad es alta, también lo es el coste.
Productos de alta complejidad que requieren una configuración intensiva, prometiendo hacer cualquier cosa que pueda soñar, puede resultar embriagador a la hora de tomar decisiones objetivas.
Este tipo de productos responden afirmativamente a cumplir cualquier exigencia. Y es difícil negarse, aunque su precio sea excesivo.
Sin embargo, hay un límite en la complejidad que una organización puede asimilar. Llamémosle Capacidad de Consumir Funcionalidad, que será particular para su organización y se irá incrementando a lo largo del tiempo, a medida que su madurez en gestión de portfolio aumenta.
La diferencia entre lo que su organización puede consumir y las funcionalidades que ha contratado es lo que podemos llamar Desperdicio.
En este ejemplo, la Herramienta PPM Uno no pasa el corte. Las otras tres, ofrecen un conjunto de prestaciones que exceden en distinto grado lo que la organización puede consumir.
El Desperdicio (área gris) puede valorarse económicamente comparando el coste de la solución que alcanza la Capacidad de Consumir Funcionalidad (línea azul). En nuestro ejemplo, la Herramienta PPM Dos es la solución que cubre todas las necesidades. Por tanto, la diferencia en económica de cualquier otra herramienta más costosa será el valor económico del Desperdicio.
El problema del Desperdicio no es sólo malgastar dinero.
El Desperdicio no es algo de lo que se pueda librar fácilmente: el exceso de complejidad arrastra a su equipo, haciendo que todos los procesos sean más complicados de lo que tendrían que ser.
El mercado SaaS (Software como Servicio) ha mejorado significativamente este aspecto en los últimos años, ofreciendo un mejor equilibrio entre la complejidad en la configuración y la facilidad de uso.
Asegúrese de tener una idea previa de en qué extremo quiere posicionarse. Por regla general, cuanto menor sea el esfuerzo para arrancar, mejor. Incluso si tiene que sacrificar aluna funcionalidad no crítica en aras de simplificar.
Facilidad de uso
Al seleccionar cualquier herramienta de software, la mayor parte de los aspectos tratados con anterioridad se pueden abordar de una forma razonablemente objetiva. Sin embargo, cuando se trata de usabilidad, la cosa no resulta tan sencilla. Como gestor, deberá asegurarse de que los requerimientos de negocio están cubiertos al tiempo que limita la complejidad que va a añadir a la vida de sus usuarios.
Si su organización está reemplazando la herramienta PPM, quizá se vaya a enfrentar a resistencia de jefes de proyecto y miembros del equipo, lo que resultará en una falta de objetividad a la hora de valorar la usabilidad de la nueva herramienta. O quizá suceda lo contrario: si no les gusta la actual, cualquier cosa diferente les parecerá bien.
Si por el contrario está implementando PPM por primera vez, sus usuarios probablemente vayan a comparar las herramientas que usan a diario, que podrían ser comparables o no. Para valorar y comparar usabilidad, valore utilizar las siguientes técnicas en las herramientas que haya preseleccionado:
- Prueba ciega: Cómo de difícil es para un jefe de proyecto o un miembro de equipo realizar una serie de tareas tabuladas en las herramientas sin ningún entrenamiento previo. Mida la eficacia [¿lograron cumplir su tarea?] y eficiencia [¿cuánto les costó? ¿cuánto tardaron?]
- Prueba informada: Ahora entrene a estos usuarios en una tarea que suelan o vayan a tener que realizar, como por ejemplo, crear un informe de progreso o añadir un reporte de horas. Mida la eficiencia de cada herramienta [Cuántos pasos les ha llevado, cuánto tardaron, cuánta interacción requirieron].
Aunque la facilidad de uso parece un asunto muy subjetivo, hay maneras de valorar la usabilidad que acabará por tener un impacto medible en la productividad de su organización.
Contrato, compromiso, y una salida fácil
Implementar una herramienta PPM, especialmente si su organización nunca o ha hecho antes, implica un cierto riesgo. Normalmente requiere que una parte significativa de los miembros de los equipos de proyecto esté a favor y colaboren. Si no lo hacen, PPM ser convertirá en una herramienta para la PMO, no para el negocio.
Trate de minimizar el impacto del riesgo escogiendo una herramienta que no le exija una permanencia superior a un año o represente una inversión muy significativa en coste (licencias y servicios) para su organización.
Y pruebe el producto. Solicite una demostración personalizada que le ayude a entender si la herramienta responde a las particularidades de su operación.
Conclusión
Las prestaciones probablemente sean el aspecto más intrincado de valorar, pero no es el único ni el más relevante.
Asegúrese de que a su organización le irá mejor con una herramienta PPM, que está lista para ello, y valore aspectos como la simplicidad, escalabilidad y esfuerzos de despliegue.
En este artículo le hemos ofrecido también algunas herramientas online que le pueden ayudar a elegir la herramienta PPM que mejor se adapte a su compañía.