Un negocio tiene tanto éxito como tengan los proyectos que realiza para sus clientes. Ya sean de corto o largo plazo, hacer que los clientes estén satisfechos debe ser el foco de toda compañía. Si los proyectos fallan, el negocio puede perder su fuente de ingresos y, eventualmente llevarlo a la quiebra.
A medida que tu compañía crece, los riesgos que genera no manejarla de forma efectiva crecen con ella. Este es precisamente el momento en que hay que poner foco en evitar estos tres errores letales en gestión de proyectos…que los gestiones siguen cometiendo.
1. Fallar en la comunicación efectiva con los clientes
De acuerdo con los resultados de un reciente estudio dirigido por Accelo, comunicarse con los clientes es uno de los factores de mayor relevancia a la hora de determina si un proyecto va a tener éxito o no.
Más del 90% de los participantes opinaron que el correo electrónico es el medio de comunicación más importante en el contexto de los proyectos. Una razón es posiblemente que las compañías no tienen acceso a herramientas de gestión de proyectos que ofrezcan alternativas de comunicación efectivas. De este modo, están forzados a utilizar medios menos efectivos, como el correo electrónico.
Delegar el medio de comunicación únicamente al correo electrónico limita la productividad porque crea silo entre colegas. Los miembros de proyectos tienen mayores dificultades en comunicarse entre sí porque el email está diseñado para comunicarse en secuencia entre unas pocas personas, lo que hace difícil compartir información sin crear largas cadenas de mensajes.
A medida que tu equipo comienza a crecer y tienes más trabajo y proyectos entre manos, se hará gradualmente más difícil mantener control sobre la información compartida y asegurarse de que todos tienen acceso a los detalles que les interesen. La solución no es reemplazar el correo electrónico por completo, sino integrarse en una solución de gestión de proyectos que funcione en combinación con el email, dando una plataforma alternativa y dejando el email para comunicaciones menos directamente implicadas en el proyecto en sí.
2. No realizar un seguimiento efectivo del presupuesto
Mientras que la lógica diría que simplemente hay que conectar un sistema de reporte de horas con el software de gestión de proyectos, sólo el 30% de los gestores deciden hacerlo. Sí, de nuevo Accelo descubrió que cerca del 70% de las compañías se quedan atrás, calculando manualmente el tiempo y el presupuesto necesario para completar un proyecto, lo que es una vía fácil para encontrarse con largos retrasos y fallos catastróficos para las finanzas del proyecto.
Aun cuando parezca que esto sólo afecta a los proyectos de forma individual, tiene el potencial de daña la compañía al completo a medio plazo. Los proyectos han de ser monitorizados constantemente con la ayuda de una herramienta de gestión de proyectos. Resulta crucial comprender como los presupuestos y su seguimiento impactan en el éxito del proyecto, o si este es rentable o no. Esta información, además, es muy beneficiosa cuando se trata de planificar futuros proyectos.
Siendo la nómina uno de los mayores gastos para muchas compañías, perder la traza o crear una image inexacta de los recursos empleados, puede acabar siendo catastrófico. Como jefe de proyecto, uno tiene que asegurarse bien de que no se embarca en nuevos proyectos o acepta nuevos clientes sin saber cómo se va a realizar la gestión de recursos para ello. Es fácil caer en sobrecargar a las personas, lo que les pondrá al límite, haciéndoles fallar en fechas de entrega y excediendo el presupuesto.
3. No gestionar todos los proyectos, incluso los más pequeños
Lo cierto es que esta situación crea un error de concepto bajo el cual los proyectos cortos requieren menos esfuerzo de gestión y tiene un impacto menor en la compañía si fallan. Como resultado, más del 27% de los proyectos de servicio terminan por encima de presupuesto. Y puesto que Accelo encontró que el beneficio medio por organización es del 15% por proyecto, esto quiere decir que fallar en uno solo, puede anular la rentabilidad de los demás durante un año completo.
Todas las organizaciones que crecen deben tomar perspectiva y reevaluar su equipo de dirección de proyectos, analizar los cambios necesarios e incorporar la tecnología necesaria que asegure el soporte al negocio a largo plazo.