Las oficinas de proyectos se enfrentan a dificultades comunes, independientemente del sector, el tamaño de la organización y la distribución geográfica. Una encuesta a más de 400 organizaciones revela patrones comunes.
En junio de 2017, ITM Platform lanzó un cuestionario online con 17 preguntas dirigidas a estudiar la madurez de las PMO. Nos interesaba saber cuáles son los factores que más dificultan la gestión de una PMO en tres coordenadas distintas: la propia organización, los equipos humanos y los factores culturales y de gestión del cambio, tales como la presencia de patrocinadores que promuevan el desempeño de la oficina de proyectos. El cuestionario tiene una dimensión doble.
Primero, está diseñado para medir cuáles son las barreras de las oficinas de proyecto ya existentes. Pero, además, también permite que otras organizaciones con muchos proyectos averigüen si necesitan instalar una PMO en su organización para hacer frente a sus desafíos actuales. Dependiendo de los resultados, el cuestionario arroja una serie de consejos y recursos sobre la puesta en marcha de la PMO, metodologías de gestión de proyecto y procesos de gestión del cambio. Hemos preparado una sencilla infografía con los resultados más llamativos.
¿Cómo crees que saldrías parado en comparación? Todavía puedes hacer el test:
El cuestionario de PMO, en detalle:
Las preguntas
Las preguntas eran las siguientes:
Factores organizativos
- ¿Están basadas en proyectos al menos el 30% de las actividades de tu organización?
- ¿Cuentas con departamentos o funciones transversales?
- ¿Tu organización ha crecido y necesita nuevos procedimientos?
- ¿Tienes problemas con el cumplimiento de plazos, coste, alcance y calidad?
- ¿La información que se comparte en tu organización es uniforme?
- ¿Te cuesta que los miembros de tu equipo logren interiorizar las prioridades de la organización?
- ¿Has notado que el trabajo avanza de forma espontánea o descentralizada?
Factores relativos al talento
- ¿Existe déficit formativo entre tus directores de proyecto?
- ¿La experiencia de tus directores de proyecto es desigual?
- ¿Has detectado que tus trabajadores más valiosos están sobreasignados?
- ¿Tus miembros de proyecto son intercambiables entre proyectos?
- ¿Dispones de métricas fiables para medir el rendimiento de tu equipo?
Factores culturales
- ¿Existe un acuerdo claro sobre las prioridades en tu organización?
- ¿Dispones del liderazgo interno suficiente para implementar la gestión por proyectos?
- ¿Cuentas con el patrocinio de la alta dirección?
- ¿Existe una cultura de aprendizaje continuo en tu organización?
- ¿Tienes intención de apoyarte en una nueva herramienta PPM?
He aquí los resultados que habíamos obtenido a principios de diciembre de 2017: 
Llama la atención que solamente la pregunta 13, acerca del consenso de las prioridades de negocio, obtiene un porcentaje equilibrado de síes y noes. En el resto de los casos, una de las dos opciones es claramente mayoritaria.
Características de organizaciones basadas en proyectos
Hay cierta dificultad en el análisis, porque los síes y los noes tienen significados diferentes según la pregunta. Una rápida categorización muestra que hay desafíos o retos para la PMO, rasgos que se deben cumplir para ser una organización basada en proyectos, señales de una madurez muy elevada, y otras respuestas que indicarían que la organización no está orientada a proyectos. 
De las 16 preguntas restantes, hay 8 respuestas mayoritarias que definen cuáles son algunos de los rasgos principales de una organización basada en proyectos que tiene una oficina de proyectos o la necesita. Una organización necesita una PMO (y tiene las condiciones para implementarla) cuando:
- más de una tercera parte de su tiempo está dedicado a proyectos;
- tiene una estructura organizativa de tipo matricial (es decir: cuenta con equipos, proyectos y funciones transversales)
- los miembros de los equipos están adscritos a categorías profesionales y son intercambiables
- Existen líderes de proyectos con la capacidad para tomar decisiones directivas más allá de la gestión unitaria de proyectos
- La dirección comprende la necesidad de centralizar la dirección del portafolio de proyectos
- Existe una cultura de aprendizaje continuo
- Se conocen las ventajas de una herramienta de gestión de portafolio
Desafíos de las PMO
Del otro lado, el cuestionario ha detectado 8 desafíos clave que motivan la puesta en marcha de oficinas de proyectos:
- La organización necesita poner en marcha nuevos procedimientos
- Los proyectos no siempre tienen éxito: se retrasan, tienen sobrecostes o entregan un resultado pobre
- Falta información uniforme, o no existe una única fuente de datos de proyecto validados, como lo que ofrece un software PPM
- Hay dificultades para que los equipos de proyecto y los directores de proyecto asimilen las prioridades y las apliquen en su trabajo diario
- Entre los directores de proyecto hay diferencias en cuanto a la experiencia acumulada, el conocimiento y las necesidades de formación.
- Los proyectos fallan porque falta una mejor organización y coordinación entre los mismos.
- Los expertos más valiosos tienen sobrecarga de trabajo y se han convertido en cuellos de botella para la entrega de los proyectos a tiempo.
- No existen métricas y KPI fiables para medir el rendimiento de los proyectos según se están ejecutando.