El Pentágono no solamente es el símbolo de la potencia militar más poderosa del globo, sino el órgano supremo de dirección del ejército americano: la organización pública que más ha contribuido a la consolidación de la gestión de proyectos como disciplina. El desarrollo tecnológico que experimentó la industria armamentística y la expansión de las operaciones logísticas soportaron el desarrollo de numerosas metodologías y de una abundante clase de ingenieros.
Por ejemplo, el método de la Descomposición de la Estructura de Trabajo, o DET (WBS en inglés), fue diseñado por el Departamento de Defensa e implantado por vez primera en la Marina de Estados Unidos en 1957 en el seno de un programa balístico. Además, una de las carreras más habituales para miembros del ejército y veteranos retirados es, precisamente, la de dirigir proyectos. Los asuntos militares asumen la máxima exigencia en la entrega a tiempo y la calidad de los resultados.
Por otra parte, el hecho de que el Pentágono tenga acceso a unos presupuestos descomunales para otros estados entraña un riesgo muy importante de desaprovechamiento y despilfarro.
No se puede vivir de la gloria: en entornos complejos con múltiples proyectos y donde es prácticamente imposible tener siempre una visión de conjunto de todo el trabajo, es muy fácil que se produzcan problemas de ineficiencia. Eso explica que la vigilancia de proyectos sea una misión fundamental en la gestión de cualquier portafolio.
Radiografía del Pentágono
En enero del año 2015, un informe interno del Departamento de Defensa desveló un dato escalofriante: en los próximos 5 años se podrían ahorrar un total de 125 billones de dólares. Y para esto bastarían unos ajustes en el aspecto administrativo y burocrático.
Aproximadamente la cuarta parte del presupuesto del Pentágono se destina a gastos administrativos, de gestión y de mantenimiento, no pudiéndose destinar a la misión del organismo.
Entonces, ¿a qué se destinan todos estos recursos? En gran parte, al mantenimiento de una compleja estructura de procesos de gestión en la que están empleadas un total de un millón de personas, un número cuarenta veces superior a los empleados del propio pentágono y prácticamente idéntico al de los efectivos que se encuentran en operaciones militares. Los seis grandes procesos administrativos son Recursos Humanos, Gestión Sanitaria, Gestión Financiera, Logística, Adquisición y Proveedores, y Gestión Inmobiliaria.
En la imagen se puede observar un ejemplo de la intrincada telaraña burocrática en la que están involucrados, de una manera u otra, todos estos trabajadores de “back office”. El título de la imagen describe su contenido: Sistema integrado del Departamento de Defensa para la adquisición, desarrollo de tecnología y suministro de logística.
Es decir, en la imagen se recoge el complejo proceso por el cual se decide contratar (o no) un determinado servicio, desarrollar (o no) una investigación, manufacturar (o no) un arma u otro tipo de dispositivo, desplazarlo (o no) hasta el frente de batalla y mantener (o no) armas, vehículos o cualquier otro tipo de tecnología.
La ineficiencia que puede llegar a tener este proceso es proverbial, como en el caso del desarrollo del vehículo Bradley en los años ochenta, cuyo desarrollo total costó 15.000 millones de dólares.
La solución: una gestión eficiente
En otra documentación de uso interno se señalan algunas de las medidas que se pueden adoptar para mejorar la gestión de estos proyectos, haciéndola mucho más eficiente en la administración de todos los recursos financieros. A modo ilustrativo, en 5 años se podrían contratar, según sus cálculos, 4.325 soldados más.
Entre las soluciones más interesantes para otras organizaciones están las siguientes:
- Establecimiento de equipos transversales para cada proceso que puedan establecer reglas y metodologías comunes para todos
- Priorización de los contratos
- Revisión de los contratos para excluir y descontar todos los elementos que no se correspondan a requisitos reales
- Formación de los equipos transversales para mejorar la productividad
- Desarrollo de iniciativas internas en procesos y actividades prioritarias
Curiosamente, las soluciones del pentágono pasan por la creación de una cartera de proyectos internos de optimización e innovación operativa que estarían supervisados y apoyados por los directores de programas.