Aunque la colaboración sea un principio esencial para una organización moderna e innovadora, conviene recordar que no es recomendable abrazar la colaboración a toda costa. La definición de una cultura colaborativa tendrá que estar orientada a distintos parámetros específicos de cada organización.
Colaboración para PMOs: ventajas y desventajas
Si en tu organización estáis convencidos de que queréis mejorar la colaboración de proyectos,deberás asegurarte de tener claro que se trate de una colaboración orientada y encaminada hacia las metas de la organización.
Por ejemplo, la colaboración es un principio prioritario en organizaciones de innovación intensiva dedicadas al diseño de nuevos productos y servicios: cuantas más ideas se obtengan, mayor es el potencial innovador. En estos casos puede ser importante recabar inputs de todas las partes interesadas e incluso determinar un procedimiento reiterativo, mediante el cual cada fase de diseño sea sometida a una ronda de discusión abierta.
Sin embargo, en organizaciones con proyectos más predictivos, una cultura de colaboración abierta y descontrolada puede resultar perniciosa. Incluso destructiva:
- Los procedimientos de validación jerárquica están relacionados proporcionalmente con el cumplimiento de plazos
- La comunicación informal se apoya en las personas, no en los procesos. Por eso, las organizaciones grandes y los equipos que no consiguen retener el talento sufren especialmente cuando no consiguen combinar elementos colaborativos con procedimientos estandarizados.
1. Dirección de proyectos
Pese a los riesgos de la colaboración abierta, los riesgos de no colaborar son también altos. Un director de proyectos que no delega, no comparte información ni acepta comentarios más allá de los cauces establecidos se convierte en un cuello de botella que puede atragantar a toda la organización.
Por el contrario, entre las responsabilidades colaborativas del gerente de proyectos se encuentra el hábito de compartir conocimiento con todas las partes interesadas: miembros del equipo y ejecutivos, clientes, proveedores, o entidades públicas en el caso de licitaciones. Para no perderse en esta telaraña, es muy importante a partir de cierta complejidad determinar qué herramientas, documentos y procesos convienen para cada etapa.
2. Colaboración de proyectos
Otra ventaja de una cultura colaborativa controlada es que los miembros del equipo se puedan beneficiar del intercambio de conocimientos y del aprendizaje recíproco. De nuevo, se trata de un aspecto muy importante cuando el proyecto presenta incógnitas o problemas nuevos que resolver.
Algunas prácticas para que las ideas fluyan:
- Utilizar espacios diáfanos y sin despachos
- Emplear herramientas de conversación igualmente diáfanas: en lugar del email, un servicio de chat por canales como Slack, por ejemplo
- Adoptar herramientas SaaS, de manera que los discos duros del equipo no se conviertan en cajas negras
3. Cómo combinar comunicación cerrada y procedimientos estandarizados
Por desgracia, actualmente no basta solo con ser productivos y ejecutar una lista de tareas dentro de un proyecto. Realmente, nos encontramos con muchas aplicaciones basadas en una distribución atemporal de actividades o la check-list aproach, que, aunque son muy válidas para ciertas funciones, no sirven para la ejecución y planificación de proyectos profesionales. Lo más difícil en estos casos es conseguir el justo equilibrio entre colaboración e información controlada.
ITM Platform Teambot es una aplicación para Slack que permite, precisamente, agilizar la colaboración mediante el chat de mensajería que ha llevado un robot a marte a la vez que se incorporan las fortalezas de una herramienta de planificación de la capacidad de ITM Platform. Mientras que Slack pone la dimensión colaborativa, ITM Platform pone el control.
De hecho, ITM Platform Teambot , sido creado para todos los miembros del equipo, es la forma más cómoda que existe para utilizar ITM Platform:
- recuerda el trabajo que queda pendiente
- facilita los procesos de reporte
Ventajas de Teambot:
- Teambot es la única aplicación de project management en Slack que, además de permitirte consultar información, te ofrece la posibilidad de utilizar una metodología ágil y predictiva en un mismo portafolio integrado
- Comparte conocimiento y coopera en organizaciones que integren diferentes jerarquías o equipos abiertos
- Consulta proyectos y tareas en cuestión de segundos
- Reporta tus progresos desde Slack y sin tener que hacer login cada vez en ITM Platform
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