Pese a sacrificar algún proyecto o tarea, lo que puede llevarte a dar más explicaciones de las que te gustaría o a gestionar la frustración del equipo, darse cuenta de que un proyecto no se está desarrollando adecuadamente y tomar las medidas necesarias te permitirá rescatar ese proyecto, salvar el resultado final, ¡o incluso a la empresa!
Si los recursos, tanto económicos como temporales y humanos están asignados a una determinada tarea es porque el resultado esperado así lo vale.Dedicar esfuerzos y recursos a una tarea infructuosa implica un coste doble: Por un lado supone el desperdicio de estos recursos en un trabajo que no aportará el resultado deseado. Por otro, supone una merma de medios para otras tareas o proyectos que podrían desarrollarse mejor si dispusieran de ellos.
Por tanto, rescatar un proyecto perdido o decidirse a abandonarlo a tiempo son decisiones difíciles pero fundamentales para una empresa bien dirigida.
¿Cómo rescatar un proyecto aparentemente perdido? En este artículo damos respuesta a esta pregunta.
Reconoce los errores
El primer paso, aunque pueda resultar obvio, es el más importante. Cuando un proyecto funciona mal, lo primero es darse cuenta.
En muchas ocasiones, una manera de saber si el proyecto puede presentar problemas durante su ejecución es haber realizado una adecuada planificación de los riesgos y de cómo identificarlos. La identificación de estos riesgos y el hecho de haber previsto la respuesta que se debe dar cuando se presenten, permitirá tomar las medidas efectivas para rescatar el proyecto.
Además, antes de comenzar la implementación se deben haber planificado una serie de metas intermedias o checkpoints que permitan saber si el resultado final conseguirá satisfacer las expectativas establecidas y a los clientes. Por supuesto, hará falta una tarea de monitorización para comprobar que se están alcanzando las metas y prever desviaciones a tiempo. No olvides comunicar con tu cliente cuáles son tus estimaciones, ya sea a través de procedimientos de reporting periódicos o cuando salte una incidencia importante.
El reconocimiento de un error puede servir de punto de partida para realizar un análisis propio, tanto a nivel de empresa como de equipo de trabajo e individual, en busca de aquellos aspectos que se pueden mejorar.
También aquí, no hay una respuesta única a la dimensión temporal: si el riesgo es inminente, puede ser importante lanzar el análisis durante la implementación del proyecto a sabiendas de que se puede ralentizar el trabajo. En otros casos, la mejor fase para el análisis es un análisis post-mortem.
En relación con este tema, te recomendamos que leas un artículo anteriormente publicado en nuestro blog: ¿Cómo saber si mi proyecto va por el buen camino?
Si no hay otro remedio, abandona el proyecto
Una vez hayas identificado que el proyecto tiene muchas probabilidades de fracasar, el siguiente paso es plantearse si tiene sentido continuar con él. Como hemos dicho anteriormente, un proyecto activo inevitablemente consume recursos. Lo adecuado sería plantearse si tiene sentido seguir dedicando estos recursos a un proyecto que sabes que no va a conseguir los resultados deseados o si es mejor cancelarlo y dedicar esos medios a otros que sí son viables.
El coste de oportunidad de mantener un proyecto que sabes perdido puede arrastrar consigo a otros proyectos que, de haber contado con los recursos desperdiciados en otros asuntos, habrían conseguido los resultados esperados.
Una derrota a tiempo puede ser una victoria final. Por ello, identificar los riesgos y las probabilidades de fracaso de un proyecto son fundamentales para garantizar el éxito final de un proyecto global o de una empresa.
Busca apoyo externo
Y no solo apoyo, también críticas. En ocasiones, es difícil que uno mismo encuentre sus propios errores. Bien por orgullo, bien por autocomplacencia, tendemos a pensar que lo que hemos hecho nosotros es correcto.
Un ejemplo es el de los programadores informáticos. En la mayoría de las empresas de desarrollo de software los programas no son probados por los mismos informáticos que los han realizado. Esto es así porque han observado que la crítica es más exhaustiva y objetiva cuando es realizada por un evaluador externo.
La autoevaluación tiende a ser más benévola y a satisfacerse de una manera más sencilla.
Además, un observador externo, si se trata de alguien experimentado, puede aportar una opinión valiosa y objetiva.
Es posible que, desde dentro del proyecto, los árboles no nos permitan ver el bosque. Entretenidos con problemas superficiales, puede que estemos omitiendo otros problemas más profundos y de mayor calado para el proyecto. Estos problemas esenciales son los que deben centrar nuestro interés.
Persigue pequeñas victorias
Aunque conseguir finalizar un proyecto puede parecer desbordante y complejo, a menudo no es necesario hacer cosas extraordinarias para conseguir resultados excelentes. Una pequeña victoria cada día puede culminar en un gran éxito final.
¿En qué consisten esas pequeñas victorias? Uno de los secretos para la excelencia diaria es bastante sencilla: se trata de cumplir cada día con las tareas correspondientes de la manera más adecuada, con el mayor esfuerzo y dedicación. En esa combinación diaria de eficiencia y eficacia está la clave del éxito a largo plazo.
Los buenos ingenieros dominan este arte: ante proyectos tan apabullantes como un puente, un portaaviones o un nuevo software, el secreto está en analizar el objetivo final, descomponerlo en sus constituyentes mínimos y organizar el trabajo en torno a esas piezas.
En lugar de una meta inabarcable en unos meses, tanto el líder del proyecto como los miembros del equipo pueden concentrarse en el día a día, en el problema o la tarea a su alcance. El reto de motivar al equipo puede solucionarse precisamente en la concentración del trabajo diario, que elimina la ansiedad ante la complejidad del proyecto y facilita la productividad enfocada a los componentes.
Utilizar más recursos no es (siempre) la mejor respuesta
Intenta pensar en la atención y la motivación como el capital psicológico de la empresa. A mí me ha servido para darme cuenta de una regla importante: al gestionar recursos, lo más importante no es cuántos tengo, sino cómo los reparto y cómo los controlo.
Seré más claro: no quiero que mis trabajadores se distraigan en intentar comprender todo el ciclo del proyecto y en el encaje entre lo que ellos están desarrollando y lo que es responsabilidad de otra unidad: lo que quiero es que se centren en sus propias tareas, que maximicen su energía y su motivación para alcanzar la máxima productividad.
Trasladándolo a recursos financieros, materiales o humanos, la norma sigue valiendo: lo más importante no es cuántos recursos se utilizan, sino cómo se distribuyen. Las empresas que alcanzan un éxito mayor no son aquellas que cuentan con más medios, al menos de entrada. Google comenzó en un garaje.
Los recursos no son la diferencia entre una empresa de éxito y otra que fracasa. La clave está en la gestión de recursos y proyectos. Por eso, ITM platform te ofrecece una solución de gestión de proyectos sencilla y eficiente que te permita hacer un uso adecuado de los recursos y llevar tus proyectos y tu empresa hasta el éxito.
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Juan Delgado Moraleda
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