Las metodologías ágiles permiten una organización adecuada de las tareas, estableciendo un orden de prioridades y evitando que se acumule la realización de varias tareas al mismo tiempo. Una vez que ya tenemos claras las tareas que vamos a realizar y el orden de prioridad, ¿cómo podríamos organizar el tiempo para aumentar al máximo nuestra productividad? Una posible solución es utilizar le método pomodoro.
Además de significar tomate en italiano, pomodoro es una metodología distribución del tiempo de trabajo que consiste en dividirlo en bloques (a los que precisamente se les da el nombre de pomodoros), que suelen tener una duración de 30 minutos cada uno. Dentro de cada uno de los bloques, hay una porción de tiempo destinado al trabajo, que habitualmente es de 25 minutos, y otra dedicada al descanso, que suele ser de 5 minutos.
Suele realizarse una pausa mayor, de unos 15 o 20 minutos cuando se han cumplido 4 o 5 pomodoros (o bloques de trabajo).
¿Qué se necesita para poder aplicar el método pomodoro?
Únicamente es necesario disponer de una lista de tareas a realizar y un temporizador. Existen temporizadores analógicos con forma de tomate, que han dado nombre y personalidad a este método, pero cualquier reloj o cronómetro es válido.
Los expertos en esta metodología recomiendan que se trate de un reloj analógico con rueda o algún tipo de mecanismo físico, pues el simple hecho de activarlo hace que el usuario sea consciente de que el tiempo del pomodoro acaba de comenzar y de que debe centrar toda su atención en realizar la tarea correspondiente.
¿Cómo funciona el ciclo de actividad en el método pomodoro?
El usuario debe sentarse a la mesa de trabajo con una lista de tareas, a ser posible escrita de manera física en un papel, y con su pomodoro, de preferencia analógico. El hecho de que la lista de tareas y el cronómetro sean físicos es parte del ritual, dado que permiten que el usuario sea plenamente consciente de que inicia y termina un ciclo y perciba la pequeña satisfacción de activar o desactivar el cronómetro y de tachar las tareas ya realizadas.
Una vez disponga de estos dos elementos, debe activar el temporizador para que suene 25 minutos más tarde y concentrar toda su atención en realizar la tarea correspondiente. Los 25 minutos de trabajo deben ser netos, sin interrupciones para consultar el teléfono, atender llamadas, comentar con los compañeros...
Toda la atención debe estar focalizada en la tarea a realizar hasta que el cronómetro suene. En ese momento, se debe dejar el trabajo tal y como está, sin caer en la tentación de intentar terminarlo prolongando la actividad durante unos minutos más.
Al igual que los 25 minutos de trabajo son sagrados, también lo son los 5 minutos de descanso, que se deben dedicar a ocupar la mente en cualquier otra cosa que no sea la tarea.
Del mismo modo, cuando se han cumplido 4 o 5 ciclos de trabajo y pausas, se debe realizar un descanso mayor, de 15 o 20 minutos, en la que lo ideal es comer algo o hacer algún tipo de actividad física moderada, que ayude a relajar el cuerpo y la mente. Así será posible afrontar el siguiente ciclo de trabajo en plenitud de condiciones físicas y psicológicas.
¿Cómo puede aumentar mi productividad el método pomodoro?
El método pomodoro nació en el entorno de la programación informática. Estas tareas requieren una elevada concentración y la productividad se puede ver muy mermada en caso de que los trabajadores sean interrumpidos con llamadas, consultas o pausas innecesarias.
¿Cuántas veces has sentido que has dedicado una tarea mucho más tiempo del realmente necesario? ¿En cuántas ocasiones crees que esto ha sido culpa de interrupciones indebidas, no solamente por el tiempo que te han quitado, sino también por la manera en que han afectado a tu concentración? ¿Cuántas veces has intentado terminar una tarea y te llevado mucho más tiempo acabarla del que te hubiera costado si hubieras tenido la mente despejada?
El método pomodoro persigue potenciar la concentración de los trabajadores a la hora de realizar las tareas. Así es como consigue aumentar el tiempo neto dedicado al trabajo y evita distractores y ladrones de tiempo, que solamente alargan el tiempo dedicado al trabajo pero acortan el tiempo realmente destinado a trabajar.
¿Es posible integrar el método pomodoro en las metodologías ágiles de mi empresa?
Por supuesto que es posible, y además es recomendable. De hecho, algunas de ellas, como Kanban, se complementan especialmente bien (http://site.itmplatform.io/es/blog/kanban-vs-scrum-por-que-kanban-puede-aumentar-todavia-mas-tu-productividad/).
Además, no solamente te lo recomendamos para el trabajo en tu empresa, sino que estamos seguros de que también cambiará la distribución del tiempo en tu vida personal (http://site.itmplatform.io/es/blog/kanban-personal-puedo-utilizarlo/), consiguiendo que seas más dueño de tu tiempo, y, por tanto, de tu vida.
Únicamente necesitas papel, bolígrafo y un reloj y verás cómo mejoras enormemente tu manera de trabajar.
Artículos más leídos en ITM Platform y que te recomendamos:
Análisis de Montecarlo en gestión de proyectos.
¿Qué es la gestión online periódica?
¿Kanban puede aumentar todavía más tu productividad?