Lo que todos los gestores de proyectos comparten —independientemente de que trabajen en una pequeña y prometedora empresa, en una multinacional o en otra a medio camino entre ellas— es la permanente sensación de estar luchando para que los proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto, contribuyendo así a la satisfacción tanto de los trabajadores como de las partes interesadas. Dicho esto, es el momento de dejar a un lado todo cuanto «hay que hacer» para conseguir este objetivo y considerar aquello que «no hay que hacer» para que tu proyecto no fracase.
«La ‘P’ de GP se refiere tanto a la gestión de ‘personas’ como de ‘proyectos’», Cornelius Fichtner.
- Poner al frente de un proyecto a la persona equivocada
Normalmente, el principal cometido cuando se trata de asignar recursos es encontrar la instalación y el equipo correcto o la financiación necesaria para llevar el proyecto a buen fin. A menudo se resta importancia a la elección del empleado o gestor de proyectos idóneo. Las personas son seleccionadas en función de su voluntad y disponibilidad para participar en el proyecto y no tanto por las competencias que tengan que tener para llevarlo a buen puerto.
Solución: no tenga prisa a la hora de seleccionar a los gestores de proyectos. Considere sus antecedentes y competencias para asegurarse de que verdaderamente satisfagan los requisitos del proyecto. En este caso te explicamos en este otro artículo qué hace un buen Project Manager.
- Recursos insuficientes
No contar con suficientes recursos hará que el esfuerzo sea en vano. Una gestión de proyectos efectiva no consiste meramente en encontrar los recursos apropiados, sino también en mantenerlos. Un proyecto no marchará bien, pudiendo incluso llegar a quedarse estancado, si no se dispone de los recursos suficientes.
Solución: debe calcular y, posteriormente, indicar de qué recursos es necesario disponer antes de iniciar el proyecto. Es sumamente importante conseguir de antemano las autorizaciones necesarias para instalaciones, materiales, personal y recursos económicos antes de comenzar cualquier proceso.
- Comunicación incongruente
¿Le suena? Nunca se hace suficiente hincapié: la comunicación debe ser efectiva. Si no existe un canal de comunicación claro y continuo entre los gestores de proyectos, los proveedores y los trabajadores, el proyecto está abocado al fracaso. Según el Strategic Initiatives Strategic (estudio de iniciativas estratégicas) de Forbes Insights 2010 presentado por el Project Management Institute, las empresas con canales de comunicación de escaso nivel cosecharon una tasa de éxito de sus proyectos de tan sólo el 52 %, porcentaje que contrasta con el 80 % alcanzado por aquellas que mostraron un canal de comunicación sólido.
Solución: concrete un día y hora para reunirse con el equipo de proyecto para comentar la marcha del mismo. Asimismo, de vez en cuando, invierta tiempo en abordar a cada miembro del equipo para mostrarles su apoyo y tener la oportunidad de conversar con ellos de forma personal.
- Cambiar frecuentemente el alcance
«Modificar el alcance es una de las cosas más peligrosas que puede ocurrirle a su proyecto», afirmó Oz Nazilli, director de marketing. «Si no se aborda adecuadamente puede hacer que se rebase el coste y el tiempo previsto.» Incluso pequeños ajustes, como incorporar un nuevo logotipo de la empresa, pueden tener consecuencias capaces de generar retrasos imprevistos y provocar la pérdida de dinero.
Solución: supervise continuamente el proyecto para asegurarse de que se ajusta al alcance establecido. No apruebe cambios (por nimios que puedan ser) sin haber evaluado antes y a conciencia cómo podrían afectar a los calendarios y los presupuestos.
- Calendarios excesivamente optimistas
Considere el ejemplo de las reformas que se hacen en una casa: pese a lo atractivo que pueda sonarle que le digan que le reformarán la cocina en menos de un mes, no hay nada peor que de repente se entere de que tendrá que comer fuera otras tres semanas. No es comprensible que los gestores de proyectos se esfuercen en contentar a los clientes si en el intento no cumplen las fechas previstas, ya que el resultado puede ser la merma de confianza y un mayor agravamiento del problema.
Solución: no se ponga metas que no sean realistas y que hagan que los empleados tengan que trabajar con prisas, de forma ineficaz e improductiva. Intente ser práctico y déjese cierto margen para completar los proyectos.
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