En cualquier proyecto, por muy bien que se realice la planificación inicial, es posible que se presenten nuevas situaciones o imprevistos a los que haya que enfrentarse. En un proyecto gestionado con metodologías ágiles, el director de proyectos también debe mostrar esta versatilidad y capacidad de sobreponerse a la adversidad, consiguiendo convertir los problemas en retos y saliendo reforzado de su resolución.
Para ello, el director de proyectos deberá mostrar una serie de actitudes:
Se trata de una expresión muy utilizada pero muy difícil de llevar a cabo. Ante una situación adversa, es probable que los miembros del equipo adopten una serie de actitudes negativas. Algunos de ellos mostrarán comportamientos pesimistas que magnificarán la gravedad de la adversidad, y transmitirán estas actitudes negativas a los compañeros. Otros, pueden quedar paralizados por el hecho de no saber cómo comportarse ante la circunstancia aparecida, presentando una actitud pasiva que, al no resolver los problemas, permita que ellos crezcan por sí solos.
El director de proyectos debe mostrar su liderazgo siendo capaz de cortar estas actitudes antes de que prosperen. Debe mostrarse firme aportando las soluciones y transmitir una positividad que sea capaz de cerrar el círculo vicioso de actitudes negativas y pasivas.
Evitar la tentación de aumentar los recursos
Ante una tarea inacabada o en la que no se consiguen los resultados esperados parece que una solución sencilla puede ser aumentar los recursos materiales y humanos empleados en la realización de esa tarea.
Pero la ecuación no siempre se resuelve de esta manera. Por poner un ejemplo, aumentar el número de cocineros en un restaurante es posible que aumente el número total de platos preparados, pero no necesariamente mejorará la calidad del mejor de ellos ni siquiera la calidad media. Por tanto, aunque los tiempos de espera puede que sean menores o se pueda servir a más comensales, es posible que la calidad final del producto (y la satisfacción del cliente) sea también menor, el efecto contrario a lo deseado. Por lo tanto, más que aumentar los recursos destinados a la tarea, es conveniente plantearse si la utilización que se está haciendo de ellos es óptima o se debe replantear la organización del proyecto.
El director de proyectos debe ser capaz de plantearse en qué medida aumentar los recursos destinados puede conseguir aportar valor al proyecto y de qué manera deberán utilizarse estos recursos.
Mostrar la realidad como es
Existe una cierta tendencia a endulzar los problemas, mostrando la realidad de manera diferente a como realmente es. Pero con el tiempo todos los problemas acabarán saliendo a la luz. Dado que no existe una manera de ocultar un problema eternamente, es mejor que se muestre desde el primer momento, de manera sincera. Con esto, a largo plazo, el director de proyectos gana credibilidad, respeto y confianza.
Por ejemplo, en cuanto al grado de cumplimiento de un proyecto, el director de proyectos debe comunicar de manera sincera a todos los miembros del equipo el estado real del trabajo. Puede acompañarlo de un halo de optimismo y proactividad que estimule al equipo a dar lo mejor de sí mismo cada día, pero sin ocultar o suavizar los hechos. El director de proyectos debe conjugar el realismo con el optimismo.
Revisar las acciones
Los historiadores de la Segunda Guerra Mundial afirman que “quien no conoce su historia está condenado a repetir sus errores”. De la misma forma que esta sentencia puede aplicarse a los pueblos o a las culturas, también puede aplicarse a los proyectos.
Un director de proyectos que no analice las tareas en las que ha participado, cometerá los mismos aciertos y errores una y otra vez. Es posible que en ocasiones se vea favorecido por la suerte o por una habilidad especial en determinados campos que le permita salir victorioso en multitud de ocasiones. Sin embargo, a largo plazo, el trabajo tiene su recompensa y los mejores en cualquier campo serán los que más se esfuercen, también en la gestión de proyectos.
Por tanto, es necesaria una revisión constante de todas las acciones acometidas, lo más exhaustiva y neutra posible. Revisar las acciones de inmediatamente después de cometerlas es útil, pues, en caso de detectar un error, podrá enmendarse en las acciones y inmediatamente posteriores. Sin embargo, en ocasiones, puede ser útil dejar pasar un tiempo desde los acontecimientos hasta la revisión, para así conseguir una visión menos sesgada y realizar un análisis más objetivo.
También es importante dejarse aconsejar por voces críticas. En ocasiones puede ser cruel descubrir nuestras debilidades, pero esto es únicamente el primer paso para que se conviertan en fortalezas.
Pasión por la mejora constante
El gestor de proyectos debe ser capaz de aplicar todo lo que aprende al proyecto que está gestionando. Todas las mejoras derivadas de revisiones y de análisis deben ser aplicadas de la manera más temprana posible. Del mismo modo, el director de proyectos busca en la vida cotidiana nuevas ideas que le permitan mejorar aquello que le apasiona, conseguir una mayor eficiencia en sus proyectos y lograr una mayor satisfacción del cliente y de los trabajadores.
Para todas estas tareas, no te encuentras solo, cuentas con el mejor apoyo. En ITM Platform, nos esforzamos mucho en desarrollar la mejor solución de gestión de proyectos y servicios que te ayudará en la organización de todos ellos y te permita además, eliminar la subjetividad en el equipo directivo a la hora de abordar el portafolio de proyectos.
Trabajamos cada día para que la gestión de tus proyectos sea más sencilla y eficiente y así puedas aumentar tu productividad. Prueba ITM platform de manera gratuita. “ITM Platform: trabajos entregados, clientes satisfechos”.
Otros artículos relacionados con la labor del Project Manager:
Mayores retos de gestionar un proyecto.
¡La comunicación, clave del éxito para el Project Manager!
¿Cómo debe comunicar un Project Manager?
Project Manager: Habilidades interpersonales.