En la ejecución de un proyecto, por muy bueno que sea el plan y por muy capacitado y motivado que se encuentre el equipo que tiene que ejecutarlo, en algún momento es posible que alguna tarea no pueda terminarse en el período previsto para ello.
Ante un retraso en la ejecución de proyectos, el director debe realizar una serie de acciones que se esquematizan en la siguiente figura.
En primer lugar, debe evaluar si el hecho de haberse retrasado la ejecución de esa tarea ha supuesto un impacto en el conjunto del proyecto. En caso de que sí que haya existido, debe analizar las causas que han llevado a que no se haya podido ejecutar la tarea en el tiempo previsto. A continuación debe pasar a la acción y decidir aquellas medidas que se deben tomar para poder llevar a cabo la tarea y evitar retrasos en futuros trabajos. Asimismo, debe informar a los directores de la empresa del retraso que se ha producido y de las medidas que se han tomado para solucionarlo. En adelante, deberá vigilar cuidadosamente que las medidas tomadas se apliquen y que, por tanto, no se produzcan nuevos retrasos y se respeten los plazos.
Evaluar el impacto de una tarea atrasada
El primer paso cuando se identifica que se ha retrasado la ejecución de una tarea es estudiar la influencia que esta tarea y su retraso tienen sobre el conjunto del proyecto. Es posible que algunas de las tareas planificadas no sean esenciales para la ejecución global del proyecto o sencillamente que su retraso no afecte al plazo de entrega del conjunto del proyecto. En estos casos, la tarea puede anularse o dejarse para más tarde.
Los casos en los que es importante corregir el retraso de una tarea son:
- Cuando el retraso de la tarea implica un riesgo para el conjunto del proyecto: Si el retraso de una tarea en particular disminuye la probabilidad de terminar un proyecto o de hacerlo en un plazo determinado, la tarea debe ser revisada y se debe recuperar el retraso.
- Si el retraso en una tarea puede afectar a otras áreas del mismo proyecto: No corregir un retraso En la entrega de una tarea, afectará a otras tareas por efecto dominó y conllevará un retraso en el conjunto del proyecto.
Analizar las causas del atraso de una tarea
El director del proyecto debe reunirse con los encargados de la ejecución de la tarea y analizar las causas por las que no se ha podido llevar a cabo en el tiempo previsto. El director del proyecto debe tener una actitud abierta y buscar causas del retraso, no culpables. Es probable que el retraso no se deba a un error de los trabajadores , sino a otros factores:
- Retraso por multitarea. Los trabajadores están ocupados en otras tareas del proyecto y no pueden dedicar su tiempo y su atención a la tarea que se ha retrasado.
- Falta de productividad. Se están utilizando herramientas o métodos inadecuados, lo que disminuye la productividad y, por tanto, hace necesario más tiempo para realizar una menor tarea.
- Comenzar la tarea después de tiempo. Es posible que el hecho de que una tarea se retrase no se deba a un problema intrínseco a esta tarea, sino a un retraso en tareas anteriores que, de manera acumulativa, han afectado también a la tarea que nos ocupa en este momento.
Definir las acciones correctoras
Éstas serán diferentes en función de las causas del retraso. En los ejemplos puestos anteriormente, algunas posibles soluciones, podrían ser la siguientes:
- Retraso por multitarea: Establecer prioridades y eliminar o aplazar aquellas tareas que no sean necesarias o, al menos, que no lo sean en el momento actual.
- Falta de productividad: Revisar las herramientas y los procedimientos utilizados y cambiar aquellos que sean poco productivos.
- Comenzar la tarea después de tiempo: Al no tratarse de un problema intrínseco a la tarea que nos ocupa, sino de ser la consecuencia de un problema anterior, no se puede solucionar el problema en esta tarea. Pero sí se puede evitar que se produzcan nuevos retrasos en las tareas que se están ejecutando en estos momentos.
Informar sobre el retraso y las acciones correctoras emprendidas
Los responsables de la empresa o del proyecto deben estar informados tanto de los retrasos que se han producido como de las medidas que se han emprendido para resolverlos. Obviamente, también se debe informar aquellos trabajadores implicados en el proyecto, tanto los directamente afectados por el retraso en la tarea como todos aquellos cuyas tareas se relacionen con la que se ha atrasado.
Realizar un seguimiento de las tareas
Vigilar de cerca todas las tareas que se están realizando permitirá evitar nuevos retrasos. Asimismo, debemos estudiar el impacto de las acciones correctoras emprendidas para aprender para futuras situaciones.