Sin organización es imposible cumplir los plazos de un proyecto.
Vivimos en una sociedad competitiva, en la que solo triunfan aquellas organizaciones empresariales que son capaces de desarrollar proyectos presentados a tiempo y perfectamente organizados. Por tanto, la realización de un calendario de organización es fundamental para cualquier jefe de proyecto y en cualquier compañía que se precie, ya que es la base indicativa que marcará el resultado de la ejecución del proyecto.
El manager debe ser una persona resolutiva, organizada y capaz de reproducir fielmente sus ideas, para comunicarse con el grupo, trasladar el calendario y cumplir con los objetivos finales y su ejecución.
Entonces, ¿cómo conseguimos crear un programa organizativo o calendario acorde con nuestro proyecto?A continuación, os ofrecemos los consejos principales para llevarlo a cabo con éxito.
- Hacer grupo y formar un equipo
El jefe de proyecto debe ser capaz de lograr influir en las personas, de tal forma que formen una piña y trabajen todos al unísono. Podrá delegar en otros miembros y motivará al resto. Además, la visión global ayudará a ofrecer ideas que pueden perfeccionar el calendario. Varios cerebros piensan mejor que uno sólo.
- Incluir todos los aspectos
Debemos incluir todos los requisitos del cliente en el calendario, organizarlos y enumerar los más importantes. Un consejo: comenzar con lo más difícil y urgente y dejar lo más fácil para el final.
- Marcar metas y recompensas
Debería haber días claves para la resolución de las etapas del proceso, al igual que unas metas, para ver si vamos por buen camino. De esta forma, marcar metas y dar recompensas son factores que permitirán al equipo mantenerse fresco y motivado.
- Estimar en su justa medida
Es importante tomarse el tiempo necesario para crear una hoja de ruta y ajustar la actividad, en función de la experiencia y las tareas de cada persona. Lo ideal es encargar responsabilidades, en base a lo que cada persona es capaz de ejecutar.
- Prever urgencias finales
Por muy cuidadoso que seas, siempre ocurren imprevistos que agotan el tiempo asignado al inicio del calendario. Un consejo es incorporar en el organigrama del proyecto un tiempo extra, en caso de emergencia.
- Realizar un cuadro de mando
El ejército es una institución que funciona porque posee una jerarquía que nadie se salta. Por tanto, un cuadro de mando es necesario y, aunque algunas decisiones sean grupales, la responsabilidad final debe corresponder al jefe de proyecto o líder.
En definitiva, un proyecto es una tarea ardua y que depende de la combinación de múltiples factores, personas y tareas, para su resolución final. Si sigues fielmente estos consejos, el proyecto y su cierre irán como la seda y evitarás problemas añadidos (gracias a un calendario).
“El éxito no se logra solo con cualidades especiales. Es, sobre todo, un trabajo de constancia, de método y organización”. J.P.Sergent