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Aquellos que conocen el mundo del desarrollo de software, entienden bien que los requerimientos van cambiando durante la ejecución de cualquier proyecto. Esto es común y natural, pero el jefe de proyecto debe saber adelantarse a estas modificaciones inesperadas, conociendo de antemano el alcance del proyecto.
Suele pasar que estos requerimientos inesperados que surgen por el crecimiento de las funciones requeridas, se suman a una mala priorización de tareas. Lo que finalmente se traduce en retrasos en las entregas, problemas de calidad y energía mal canalizada. Es por todo ello que esos requerimientos nuevos son de gran interés para la gestión de proyectos, especialmente en aquellos de desarrollo de software. Para ser más capaces de definir el alcance de un proyecto, es recomendable tener en cuenta lo siguiente:
El primer paso es documentar claramente y por etapas el alcance. En el caso de usar una metodología de trabajo ágil, es necesario definir el alcance de cada iteración. Solo de esta manera es posible que todos los miembros del equipo comprendan cuál es el objetivo de cada etapa de trabajo y qué funcionalidades se deben entregar en cada una de ellas.
En segundo lugar, el project manager debe ser muy consciente del documento de alcance de forma que, en cuanto alguien propone una nueva función este haga la pregunta: ¿está dentro del alcance de proyecto? Si la nueva capacidad se incluye dentro de las funciones indicadas en el alcance, se debe añadir la tarea, pero si no lo está, las tareas no se deben incluir aunque sí se pueden guardar por un tiempo para que finalmente se realicen en un momento posterior al proyecto en marcha. A veces el requerimiento encierra una idea tan genial que podría considerarse el cambio e incluso modificar la estrategia del proyecto; para tomar la decisión de incrementar el alcance, cosa que es una decisión de negocio en realidad, se debe tener seguridad de que esto puede implicar una mejora importante en el éxito del proyecto. Un alcance de proyecto está bien definido cuando sus requerimientos están priorizados, ya que así se puede llegar a consensos que dan agilidad. El tamaño de los requerimientos debe ser evaluado para poder hacer una estimación del esfuerzo que tomará llevarlos a cabo; además, el equipo debe ser consciente de la productividad media para juzgar, sobre ese criterio, cuántos requerimientos puede implementar en cada unidad de tiempo. Solo así se puede saber el coste de cada implementación.Es labor del líder de proyecto tener el conocimiento suficiente para no ser víctima de los cambios y en su lugar, establecer un alcance de proyecto claro y usar una metodología práctica para controlar el proceso de desarrollo a medida que van llegando nuevos requerimientos.