En ocasiones pensamos en las oficinas de proyectos como centros de control de tareas, de horas y de personas. ITM Platform propone una PMO más abierta, distribuida y de generación de valor.
La PMO debe aportar valor “hacia la dirección” con información consolidada y “hacia la organización” con métodos y herramientas
No nos engañemos, el control es importante. Pero existen muchas formas de practicarlo y el control responsable es la mejor de ellas cuando hablamos de gestión de proyectos.
Comúnmente la oficina de proyectos nace en las organizaciones cuando la sensación de descontrol de la alta dirección va en aumento, los costos se disparan y --sobre todo- los plazos se incumplen de forma sistemática. Entonces alguien dice “necesitamos una PMO” cuando realmente piensa “no me fio de mis directores de proyecto y quiero controlarlos”.
Las PMO (Project [Programs and Portfolio] Management Office) suelen pasar por diferentes grados de madurez (recomiendo que vean esta grabación en la que se explican muy bien los distintos tipos de PMO /es/blog/2014/02/21/video-webinar-pmo) pero de forma independiente del momento en que se encuentre la suya, en ITM Platform pensamos que la PMO debe aportar valor “hacia la dirección” con información consolidada y “hacia la organización” con métodos y herramientas.
El valor hacia la direción es fácil de concretar pero no tanto de cumplir: valoraciones económicas realistas, plazos cumplidos, hitos en forma y tiempo, soporte a la toma de decisiones sobre el portfolio.
Fíjense en que algo tan sencillo como un seguimiento del roadmap del portfolio:
O, ya más avanzado, un cuadro de mando con indicadores de negocio:
La clave para lograr información valiosa y bien consolidada está en, precisamente, ofrecer “hacia abajo” los mecanismos para que cada interviniente (ya sea jefe de proyecto, responsable de una tarea o team member) pueda hacer su trabajo y que esta información unitaria constituya los agregados que más adelante serán clave para disponer de elementos de análisis.
Veamos algunos ejemplos:
1. El control de horas trabajadas
No venda la idea de control de la persona, sino del conjunto de proyectos. Estimar horas y disponer de un reporte de cada miembro le servirá para mejorar sus estimaciones, para balancear la carga de recursos necesaria, para tomar decisiones de subcontratación, mover calendarios y, como no, para saber cómo está avanzando el proyecto en términos económicos.
Recuerde que el valor ganado, por ejemplo, se alimenta en gran medida de las horas reportadas, que son el punto de conexión entre la realidad y el sistema.
2. Las plantillas de proyectos
Si una PMO puede aportar algo, es experiencia corporativa. Cuando dos proyectos se parezcan, aproveche los elementos que sean comunes a ambos, tales como tareas, documentos, riesgos o personas clave para su éxito.
3. La comunicación
Una PMO debe facilitar la comunicación entre miembros de proyecto. No canalizarla y convertirse en el cuello de botella, sino más bien poner a disposición de la organización mecanismos inteligentes que permitan que las personas hablen y que este conocimiento sea lo más socializado posible.
4. El seguimiento de progreso
En ITM Platform informar del avance de las tareas y del proyecto se puede hacer a dos niveles: proyecto y tarea. Es decir, un jefe de proyecto puede informar del grado de avance de todas las tareas, de algunas o del proyecto en su conjunto. Un responsable de tareas puede informar del grado de avance de lo que le ha sido encomendado.
¿La clave del éxito de la PMO a este respecto? Que cada cual tome responsabilidad, informe de su trabajo y el sistema automáticamente construirá un mecanismo de seguimiento consolidado.
En conclusión, a través de este artículo hemos querido mostrar cómo es posible que una PMO ponga foco en las funciones de mayor nivel sin por ello renunciar al orden y el control responsable.
En ITM Platform ponemos la solución técnica. Si necesita ayuda en el modelado o implementación de la PMO, cuente con nuestros partners certificados /es/partners
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