El éxito de los proyectos es clave en cualquier empresa, pero lo es aún más en aquellas en las que su cuenta de resultados depende de los proyectos. Empresas de programación, diseño, construcción, consultoría y en general cualquier empresa que realiza proyectos para sus clientes, debe cuidar de forma muy significativa la rentabilidad de cada proyecto.

En este artículo vamos a analizar los principales factores que influyen en la rentabilidad de los proyectos. Este es un tema complejo y que no se puede generalizar, por ello es preciso adaptar estos factores a las circunstancias concretas de cada organización, de cada sector y de cada cliente.

1. Definir bien el alcance

El primer y principal problema de la rentabilidad de los proyectos está en las discrepancias sobre qué se debería incluir y qué queda fuera del alcance de los proyectos. Los clientes tienden a pensar en mayores alcances que los directores de proyecto y de esta diferencia de percepción surgen muchos de los problemas y conflictos que terminan afectando a la rentabilidad de los proyectos.

Dedicar el tiempo necesario para definir y compartir el alcance del proyecto es un factor clave para su rentabilidad.

2.- Estimar con cuidado el esfuerzo

En ocasiones no hay mucho tiempo disponible para hacer llegar una propuesta comercial del proyecto al cliente, lo que lleva a hacer estimaciones muy rápidas, basadas en la analogía del proyecto con otros ya realizados. Como consecuencia, la posibilidad de error es muy alta siendo necesario reducirla a través de una descomposición de las tareas y una estimación de abajo a arriba para confirmar que la estimación general está alineada con el trabajo que hay que realizar. En esta estimación es conveniente identificar con la mayor precisión posible los perfiles que vamos a necesitar en cada actividad.

Una buena estimación evitará desviaciones en el coste del proyecto.

3.- Planificar con detenimiento

La descomposición de tareas y su estimación debe ser completada en una planificación cuidadosa de los trabajos a realizar. La organización de las actividades y sus dependencias puede dar como resultado la necesidad de nuevas tareas o de realizar unas actividades después de otras, lo cual puede generar nuevos costes en el proyecto.

Una planificación optimista hará que el cliente tenga unas expectativas sobre la fecha de entrega que difícilmente se podrán cumplir y esto redundará finalmente en el coste.

4.- Seleccionar al equipo adecuado

El equipo de trabajo es una pieza clave para hacer realidad la estimación y planificación del proyecto, cumpliendo las expectativas del cliente y Idemanteniendo el nivel de calidad adecuado. Escatimar en los recursos puede salir caro a largo plazo. Con personal poco cualificado, sin experiencia o con poca motivación pueden resultar más baratos al inicio, pero muy fácilmente se pueden convertir en un factor negativo para la rentabilidad, al tener que realizar el trabajo varias veces, perder el tiempo entendiendo lo que tienen que hacer o aprendiendo como tienen que hacerlo.

Los equipos de alta productividad son capaces de incrementar la rentabilidad de un proyecto de forma muy significativa.

5.- Identificar y gestionar los riesgos

Todos los proyectos tienen algún tipo de riesgo que debe ser analizado y evaluado. Algunos riesgos podrán tener una probabilidad baja de que se materialicen y otros tendrán un impacto pequeño en el proyecto, lo que haría innecesario realizar acciones correctivas muy significativas sobre ellos.

Los riesgos con mayor exposición, es decir, aquellos cuyo impacto y probabilidad son medios o altos, deben ser gestionados y pueden requerir que se aborden acciones concretas que garanticen la rentabilidad del proyecto.

Puede ser conveniente establecer un margen de seguridad en el coste que se le repercute al cliente según el grado de incertidumbre y riesgo que presenta el proyecto.

6.- Analizar rentabilidad desde el inicio

Con todos los factores anteriores delante, debemos analizar la rentabilidad del proyecto antes de su inicio. Es posible que por motivos comerciales en ocasiones debamos abordar proyectos con poca rentabilidad inicial, en la esperanza de que el cliente contrate nuevos servicios en el futuro. En cualquier caso debemos ser conscientes de este hecho y saber que rentabilidad esperamos del proyecto. La rentabilidad del proyecto variará en cada momento del mismo, y tenemos que conocer cómo será el equilibrio entre gastos e ingresos previstos.

Sólo si conocemos la rentabilidad esperada podremos gestionarla.

7.- Fomentar la comunicación del equipo y con el cliente

La comunicación dentro del equipo y la comunicación con el cliente resultan clave para la rentabilidad del proyecto.

Si el equipo se comunica con fluidez e inmediatez se podrá detectar a tiempo cualquier problema y se evitarán confusiones y malos entendidos que pueden arruinar cualquier proyecto.

La comunicación con el cliente va a permitir gestionar adecuadamente las expectativas y que éste pueda comprender y colaborar en cualquier escollo que podamos encontrar.

8.- Registrar datos y gestionar sobre los mismos

Los datos son clave en la gestión de proyectos. Las sensaciones y anécdotas en la gestión pueden darnos una confortable o una negativa sensación de progreso y de avance, pero sólo los datos objetivos y registrados nos podrán dar la información necesaria para una gestión eficiente. Registrar los datos puede llegar a ser una lucha con el equipo de trabajo, cuyos miembros pueden tender a centrarse solo en actividades que consideran productivas.

Es vital que el equipo comprenda la importancia de la información de seguimiento y realice la entrada de datos de forma regular y sin esfuerzos innecesarios.

9.- Hacer seguimiento de la rentabilidad en todo momento

El seguimiento de la rentabilidad del proyecto no es cuestión que deba dejarse para el final, una vez concluido el proyecto: debe realizarse de forma constante, revisando periódicamente la situación del proyecto hasta la fecha y tomando las medidas que sean precisas ante cualquier desviación o circunstancia no prevista.

Si se identifica rápidamente y se reacciona a tiempo, podremos corregir cualquier problema y retomar la senda de la rentabilidad.

10.- Proyectar las desviaciones

Las pequeñas desviaciones al inicio de los proyectos tienden a no tenerse en gran consideración, en la esperanza de que se recuperaran con el avance del proyecto. Sin embargo, recuperar estas desviaciones iniciales suele ser una tarea muy compleja y difícil de alcanzar. Además, en muchas ocasiones, estas desviaciones son el síntoma de un problema mayor, por lo que es importante proyectarlas a futuro para conocer con mayor claridad cuál es la situación.

La técnica del Valor Ganado (Earned Value) es una herramienta muy útil para hacer una proyección sobre la situación del proyecto.

11.- Aprender de los errores y de los éxitos

Si registramos adecuadamente los hechos relevantes de los proyectos, podremos analizar qué ha sucedido realmente y cuales han sido los factores concretos que han hecho que determinados proyectos hayan tenido una buen rentabilidad y otros no.

Debemos aprender tanto de los errores como de los éxitos, pudiendo identificar aquellos que debemos corregir y mejorar, tanto como aquello que podemos repetir y fomentar.

12.- Utilizar las herramientas adecuadas

Para todo esto es importante utilizar las herramientas adecuadas, sin que suponga un alto coste para el proyecto, que permitan la gestión ágil y eficiente del proyecto, que ayuden a estimar y planificar, a registrar y analizar los datos y permitan al equipo trabajar con comodidad desde cualquier lugar.

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