Reuniões, visitas de cliente, revisões de projetos, planejamentos, coordenação do trabalho de equipe...
Como responsável de uma organização ou gerente de projeto, seguramente, todos os dias, se enfrenta a uma agenda muito apertada. Uma situação que, por vezes, dificulta o progresso e qualidade do trabalho, já que, se te concentras em todas as funções, nenhuma delas obterá sua atenção total. Efetivamente, você é capaz de o fazer, mas será que deve se ocupar de tudo? O chamado “multitasking” pode ser muito útil, durante o início de um negócio, mas é importante saber quando delegar determinadas funções, com o fim de nos centrarmos nas áreas mais estratégicas para o desenvolvimento de um negócio ou uma atividade.
Para começar, temos que identificar que necessitamos fazer:
- Rever o funcionamento do negócio
- Os objetivos
- Ações que implicam o cumprimento de todas as anteriores
Uma vez que tenhamos claro uma lista de tarefas, teremos uma série de perguntas fundamentais para avaliar se devemos ou não delegar:
- É a única pessoa capaz de fazer certos trabalhos?
Neste ponto, terá que se interrogar quão produtivo será que outra pessoa especializada desempenhe essas funções. Não só porque, num momento dado, temos que nos dedicar a outros assuntos, senão porque também essa pessoa pode retirar uma carga de trabalho importante. - O negócio retirará benefícios graças a esta mudança?
Em muitos casos, é conveniente que desempenhemos algumas tarefas, dentro da empresa, como por exemplo, a atenção ao cliente, o suporte técnico ou o marketing. Mas convém delegar ou exteriorizar aquelas atividades que não suponham um benefício para o produto ou negócio. - Trata-se de uma tarefa motivadora?
Os produtos e empresas melhoram quando se disfruta com o trabalho realizado. Muitos empreendedores e executivos concordam em que delegar as funções menos motivadores os ajuda a manter o entusiasmo, um aspecto básico para o sucesso de um negócio. - É conveniente aprender algo novo ou é preferível que aprenda a equipe?
Com a atualização de conhecimentos, se garante que, dentro da empresa, se mantenha um bom nível, com respeito a outras empresas do mesmo setor. Por outra parte, quando se considera conveniente que os empregados aprendam algo, deixar que façam essa tarefa resulta muito eficaz. - Que deixará de fazer se decide abordar essa nova responsabilidade?
Um responsável de projeto ou diretor de área sempre terá números tarefas em curso. Por este motivo, assumir uma mais significa para deixar de fazer outra, tanto pessoal como profissional. Merece a pena? Para poder entender o alcance da decisão de escolher trabalhar num ou noutro assunto, necessitamos de ter uma boa visão global de todas as responsabilidades que temos que assumir. Definitivamente, é muito importante ter os objetivos de negócio claros e saber quanto é mais estratégico assumir tarefas do que delegar.