Imagine que você é o patrocinador de um projeto. Ao entrar no elevador, coincide com o project manager. Você pode manter com ele dois tipos de conversações:
Conversação número 1:
Você: Eu estava mesmo precisando ver você! Como vai a gestão do meu projeto?- Project manager: Vai mais ou menos... Acontece que o Pedro vai sair da empresa e nos deixa um pouco na mão...
- Você: Pedro? Quem é o Pedro?
- Project manager: Nosso especialista em base de dados, eu achei que você o conhecia. Não sei o que vamos fazer sem ele…
- Você: Então eu devo dizer ao cliente que haverá um atraso?
- Project manager: Sim, seria bom.
- Você: Quanto tempo? Que ações vamos tomar? Vai afetar o orçamento do projeto? Por que não havia um substituto?
- Project manager: É que não estamos conseguindo avançar com as novas petições. Dia sim, dia também, nos alteram os requisitos.
- Você: Isso não pode ser assim, não podemos dizer sim para tudo, é um contrato a preço fechado. Vou vê-lo amanhã. Dê-me o registro de mudanças, o registro de riscos e o estimate to complete.
- Project manager: Aham..., bem... eu fico aqui neste andar. Se for o caso, lhe envio um e-mail mais tarde...
Você já sabe que não receberá nenhum e-mail do project manager esta tarde, nem amanhã de manhã. O project manager terá a desculpa que tinha de solucionar outros assuntos urgentes. Que impressão lhe produz esse project manager? Você o vê como um project manager eficaz? O que dirá quando lhe peçam opinião para a avaliação anual? O que teria pensado o diretor geral se tivesse entrado no mesmo elevador?
Conversação número 2:
Você entra outra vez no mesmo elevador, mas agora coincide com um project manager eficaz. Como seria a conversação com ele?
- Você: Eu estava mesmo precisando ver você! Como vai meu projeto?
- Project manager eficaz: Você tem um e-mail meu na sua inbox. O risco que foi identificado há duas semanas se materializou. Preciso da sua aprovação para substituir o especialista em base de dados. Você deve se lembrar que tínhamos aprovado uma subcontratação por 2 meses, a 10.000€. Este custo adicional reduzirá a margem final em meio ponto.
- Você: Impactará na data limite?
- Project manager eficaz: Se eu contar com ele na próxima segunda-feira, conforme me garantem, não haverá atraso por esta razão.
- Patrocinador: Por esta razão? Algo mais lhe preocupa?
- Project manager eficaz: O nível de retrabalho que estamos assumindo. Nesta segunda-feira nos alteraram as especificações pela terceira vez. Calculo que produzimos 500 pontos função que deverão ir para o lixo. Isto são mais 10.000€.
- Você: O que você sugere que façamos?
- Project manager eficaz: Eu preparei três alternativas para reduzir o alcance. Tem uma apresentação no e-mail que lhe enviei. Você tem tempo agora? Eu gostaria de explicar-lhe bem a apresentação. Acho que deveríamos ver o cliente amanhã...
Você observa que maneiras tão diferentes de agir? Qual você acha que é o segredo deste outro project manager? Ele certamente transmite uma imagem de eficácia.