O que podemos fazer se a execução de uma tarefa se atrasa?

Na execução de um projeto, por melhor que seja o plano e por muito capaz e motivada que seja a equipe que tem que executá-lo, em algum momento é possível que alguma tarefa não possa ser terminada no período previsto para isso.

Se ocorre um atraso na execução de projetos, o diretor deve realizar uma série de ações que se esquematizam na seguinte figura.

Em primeiro lugar, deve avaliar se o fato de que essa tarefa tenha sua execução atrasada supôs um impacto no conjunto do projeto. No caso de que haja existido, deve analisar as causas que levaram a que não se haja podido executar a tarefa no tempo previsto. A continuação deve passar à ação e decidir aquelas medidas que se devem tomar para poder executar a tarefa e evitar atrasos em futuros trabalhos. Da mesma forma, deve informar aos diretores da empresa do atraso que aconteceu e das medidas que foram tomadas para solucioná-lo. De agora em adiante, deverá garantir cuidadosamente que as medidas tomadas se apliquem e que, por tanto, não se produzam novos atrasos e se respeitem os prazos.

Avaliar o impacto de uma tarefa atrasada

O primeiro passo quando se identifica que foi atrasada a execução de uma tarefa é estudar a influência que esta tarefa e seu atraso têm sobre o conjunto do projeto. É possível que algumas das tarefas planificadas não sejam essenciais para a execução global do projeto ou simplesmente que seu atraso não afete ao prazo de entrega do conjunto do projeto. Nestes casos, a tarefa pode anular-se ou ser deixada para mais tarde.

Os casos nos quais é importante corrigir o atraso de uma tarefa são:

• Quando o atraso da tarefa significa um risco para o conjunto do projeto. Se o atraso de uma tarefa em particular diminui a probabilidade de terminar um projeto ou de fazê-lo em um prazo determinado, a tarefa deve ser revisada e se deve recuperar o atraso.
• Se o atraso em uma tarefa pode afetar a outras áreas do mesmo projeto. Não corrigir um atraso na entrega de uma tarefa afetará a outras tarefas por efeito dominó e significará um atraso no conjunto do projeto.

Analisar as causas do atraso de uma tarefa

O diretor do projeto deve reunir-se com os encarregados da execução da tarefa e analisar as causas pelas quais não foi possível executá-la no tempo previsto. O diretor do projeto deve ter uma atitude aberta e buscar as causas do atraso, não culpados. É provável que o atraso não se deva a um erro dos trabalhadores, mas a outros fatores:

• Atraso por multitarefa: Os trabalhadores estão ocupados em outras tarefas do projeto e não podem dedicar seu tempo e sua atenção à tarefa que está atrasada.
• Falta de produtividade: Se estiverem utilizando ferramentas ou métodos inadequados, o que diminui a produtividade e, por tanto, torna necessário mais tempo para realizar uma menor tarefa.
• Começar a tarefa depois de tempo: É possível que o fato de que uma tarefa se atrase não se deva a um problema intrínseco a esta tarefa, mas a um atraso em tarefas anteriores que, de maneira acumulativa, afetaram também à tarefa que se analisa neste momento.

Definir as ações corretoras

Estas serão diferentes em função das causas do atraso. Nos exemplos postos anteriormente, algumas possíveis soluções, poderiam ser a seguintes:

• Retraso por multitarefa. Estabelecer prioridades e eliminar ou atrasar aquelas tarefas que não sejam necessárias ou, ao menos, que não o sejam no momento atual.
• Falta de produtividade. Revisar as ferramentas e os procedimentos utilizados e cambiar aqueles que sejam pouco produtivos.
• Começar a tarefa depois de tempo. Al não tratar-se de um problema intrínseco à tarefa que nos ocupa, mas de ser a consequência de um problema anterior, não se pode solucionar o problema em esta tarefa. Pero se se pode evitar que se produzam novos atrasos em as tarefas que se estão executando em estes momentos.

Informar sobre o atraso e as ações corretoras empreendidas

Os responsáveis da empresa ou do projeto devem estar informados tanto dos atrasos que foram produzidos como das medidas que foram empreendidas para resolvê-los. Obviamente, também se deve informar àqueles trabalhadores envolvidos no projeto, tanto os diretamente afetados pelo atraso na tarefa como todos aqueles cujas tarefas se relacionem com a que está atrasada.

Realizar um seguimento das tarefas

Vigiar de cerca todas as tarefas que se estão realizando permitirá evitar novos atrasos. Da mesma forma, devemos estudar o impacto das ações corretoras empreendidas para aprender para futuras situações.

Artigo escrito por Juan José Delgado, Blogger na ITM Platform.

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