Um projeto produz uma coleção bastante amplia de expectativas. Os clientes costumam ter uma ideia do escopo do projeto bastante otimista, o gerente do projeto pode ter uma visão de esforço um tanto limitada, a equipe pode chegar ater a aspiração de uma projeção profissional e um largo etecetera de visões, aspirações e ideias que devemos gerenciar.
Gerenciar as expectativas começa por identificar todos os envolvidos, intervindo os stakeholder do projeto. Muitos deles são bastante evidentes: equipe, usuários, clientes, fornecedores. Outros podem ser menos fáceis de identificar, por exemplo, outros departamentos da organização que de alguma maneira se vêm afetados pelo projeto, clientes dos nossos clientes, direção geral, etc.
Para gerenciar as expectativas há que ter em conta tanto o explícito como o implícito, o que se diz e o que a gente imagina ou visualiza a partir do que se diz. No âmbito do explicito há que se assegurar que todos os envolvidos têm uma informação completa e sem distorções sobre o escopo, custo, prazo e qualidade que se pode esperar do projeto. Esta informação deve ser compartilhada tanto ao princípio do projeto como antes de qualquer mudança que se possa produzir sobre qualquer elemento relevante.
Aproveitar que todo o mundo se imagine mais distante do que se diz é algo muito utilizado durante o processo de venda dos projetos, mas termina sendo uma fonte de frustações e problemas. Os clientes e usuários tendem a ter uma imagem mental de alcance do projeto que costuma ir mais longe do que se recolhe documentos de especificações ou escopo. Por muito que se reflita com precisão o conteúdo destes documentos, gerenciar expectativas passa por fazer explicita essa imagem mental dos envolvidos, as esperanças, aspirações que os envolvidos têm do projeto, e resolver qualquer distorção do que se possa produzir.
Se sabemos gerenciar expectativas todos os envolvidos conhecem o que se pode esperar do projeto, o cliente tem claro que produtos se vão entregar, a direção conhece benefícios reais do projeto, a equipe sabe o que se espera dele e as recompensar que se possa esperar, o gerente de projeto conhece o que se espera do seu gerenciamento e por tanto o projeto tem muito mais possiblidades de se converter num êxito.