Todas as organizações têm problemas em algum momento da sua vida. A evolução das organizações leva a mudanças e retos que devem se abordar para ajustar à estrutura, procedimentos, e inclusive à cultura, à realidade de cada momento. Abordar o gerenciamento por projetos, implantar um escritório de projetos, realizar projetos de transformação organizacional, todo são retos muito importantes e significativos que requerem uma vontade coletiva, de apoio e de uma boa dose de comunicação.
Estes processos de transformação não se podem abordar somente com esforço de um indivíduo. A simples vontade pessoal não consegue mudar as organizações, é necessário conjugar um conjunto de vontades, de interesses e atitudes para que a mudança possa ser levada a bom termo. Se nos enfrentamos a um processo de mudança organizativa, é conveniente seguir uma série de passos que demostraram a sua eficácia neste tipo de processos. Uma boa referência são os 8 passos que planeja Jonh Kotter no suo livro “Leading Change”, que podemos resumir brevemente como:
- Criar um sentido de urgência: Para que as mudanças sejam um êxito têm que vir apoiados por toda a empresa. Para conseguir esse apoio e a motivação necessária é importante criar um sentido de urgência sobre a necessidade da mudança.
- Criar uma coligação poderosa: Trabalha para conseguir o apoio necessário para a mudança, criando uma coligação com gente motivada em todas as tuas propostas que te ajudem a convencer a gente de que a mudança é necessária.
- Criar uma visão para a mudança: Desenhe uma visão compreensível que ajude a explicar todo o esforço requerido e as iniciativas estratégicas para conseguir alcançar esta visão. Somente compreendendo se poderá apoiar a mudança.
- Comunicar essa visão: Difunde esta visão e consiga se rodear de gente que apoie na mudança e que entenda a urgência de implementar atuando em consequência. Se deve comunicar e dar exemplo de que realmente se acredita na mudança.
- Eliminar obstáculos: Reduzir os obstáculos mediante a modificação de procedimentos, estruturas e crenças que limitam ou fazer correr perigo a mudança. Recompensar os que assumem a mudança com rapidez e convicção.
- Conseguir triunfos no curto prazo: Produz, avalia e celebra feitos que se realizam e a sua correção com os resultados. Nada motiva mais do que o sucesso, sobretudo se este se produz no início do projeto.
- Construir sobre o mesmo caminho: Muitos projetos de mudança fracassam porque se declara a vitória muito rapidamente. É necessário avaliar a mudança durante a mesma, e somente considerar que se produziu quando realmente se tenha desenvolvido um novo hábito na organização.
- Ancorar a mudança na cultura da empresa: Para que qualquer mudança perdure na organização, deve se incorporar ao núcleo da mesma e de estar refletida nos seus princípios estratégicos, nos procedimentos operativos, na sua cultura.
Recorde: nunca tente realizar uma mudança organizativa com um esforço individual, procure apoios, crie um ambiente idôneo e persista no caminho.