Algumas vezes pensamos nos escritórios de projetos como centros de controle de tarefas, de horas e de pessoas. O ITM Platform propõe uma PMO mais aberta, distribuída e de agregação de valor.
Não nos enganaremos, o controle é importante. Mas existem muitas formas de praticá-lo e o controle responsável é a melhor delas quando falamos de gerenciamento de projetos.
Comumente o escritório de projetos nasce nas organizações quando a sensação de descontrole da alta diretoria vai em aumento, os custos de disparam e –especialmente- não se cumprem os prazos de forma sistemática. Então alguém diz “precisamos de uma PMO” quando realmente está pensando “não confio em meus diretores de projetos e quero controla-los”.
As PMO (Project [Programs and Portfolio] Management Office) costumam passar por diferentes graus de maturidade (recomendo que vejam este vídeo em espanhol onde explicamos muito bem os distintos tipos de PMO: (/es/blog/2014/02/21/video-webinar-pmo) mas de forma independente do momento que a sua se encontra, na ITM Platform pensamos que a PMO deve agregar valor “para acima” com informação consolidada e “para baixo” com métodos e ferramentas.
A agregação de valor para acima e é fácil de concretizar mas nem tanto de cumprir: valorações econômicas realistas, prazos cumpridos, marcos em forma e tempo e suporte à tomada de decisões sobre o portfólio.
Veja em que algo tão simples como um acompanhamento do roadmap do portfólio:
Ou, já mais avançado, um painel de controle com indicadores de negócio:
A chave: para conseguir informação “para acima” valiosa e bem consolidada será preciso oferecer “para baixo” os mecanismos para que cada interveniente (seja já gerente de projeto, responsável de uma tarefa ou team member) possa fazer seu trabalho e que esta informação consolide os agregados que mais adiante serão chave para dispor de elementos de análise.
Vejamos alguns exemplos:
1. O controle de horas trabalhadas
Não venda a ideia de controle da pessoa, e sim do conjunto de projetos. Estimar horas e dispor de um apontamento de cada membro lhe servirá para melhorar suas estimações, para balancear a carga de trabalho necessária a nível de recursos, para tomar decisões de subcontratação, mover calendários e, como não, para saber como o projeto está avançando em termos econômicos.
Lembre-se que o valor agregado, por exemplo, alimenta-se especialmente das horas apontadas, que são o ponto de conexão entre a realidade e o sistema.
2. As templates de projetos
Se uma PMO pode agregar algo, é a experiência corporativa. Quando os projetos se parecem, aproveite os elementos que sejam comuns a ambos, tais como tarefas, documentos, riscos ou pessoas chave para seu êxito.
3. A comunicação
Uma PMO deve facilitar a comunicação entre os membros do projeto. Não canalizá-la e converter-se em um gargalo e sim pôr à disposição da organização, mecanismos inteligentes que permitem que as pessoas falem e que este conhecimento seja o mais socializado possível.
4. O acompanhamento do avanço
No ITM Platform você pode informar o nível de avanço das tarefas e também referentes ao projeto. Ou seja, um gerente de projeto pode informar o grau de avanço de todas as tarefas, de algumas ou do projeto em seu conjunto. Um responsável de tarefas pode informar o grau de avanço do que lhe foi delegado.
Qual é a chave do êxito de uma PMO em relação a isso? Que cada um toma conta de suas responsabilidades, informa sobre seu trabalho e o sistema automaticamente construirá um mecanismo de acompanhamento consolidado.
Conclusão/strong>, a través deste artigo tentamos mostrar como é possível que uma PMO foque nas funções de maior nível sem ter que renunciar à ordem e ao controle responsável.
No ITM Platform colocamos a solução técnica à sua disposição. Se necessita ajuda na modelagem ou implementação da PMO, conte com nossos parceiros certificados /br/partners
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