Muitas vezes não podemos iniciar todos os projetos que gostaríamos. Habitualmente, isto ocorre com projetos internos: Quantos CIO conseguem realizar todos os projetos que lhes pedem os chefes de cada departamento? E quantos encontram razões sólidas para explicar que projetos se iniciam, em que ordem e porquê?
Cada vez que tenha dificuldades em decidir que projetos deveria executar, pode basear a sua decisão na avaliação de distintos cenários. Vamos tentar perceber como graças a um exemplo simples:
Baixe o guia completo para conhecer tudo sobre o uso de cenários em projetos
Um exemplo de uso de cenários
Imaginemos que existam 3 projetos internos difíceis de comparar entre si: a implantação de um novo sistema de gestão de documentos (DMS), o desenvolvimento de um novo produto e a formação interna de toda a força de venda. Para além disso, como dissemos antes, nem sempre há capacidade financeira para financiar todos
Estimação de custo e importância
O primeiro passo para estabelecer cenários é de avaliar o seu custo e importância:
|
Numero |
Projeto |
Importancia |
Custo estimado |
| 1 | DMS | 17,73% | 15.777,00 $ |
| 2 |
Novo produto |
47,05% | 90.091,00 $ |
| 3 |
Formação |
35,22% | 64.144,00 $ |
Suponhamos que o orçamento máximo que se pode disponibilizar a estes projetos é de 150.000 dólares, inferior ao total de 170.000:
Como avaliar um projeto
Com ITM Platform, o valor do projeto depende de quanto contribui ao alcançar um objetivo de negócio. Este critério permite reagrupar projetos muito distintos por programas e desenvolver cenários mais complexos que o de este exemplo.
Experimente gerenciar cenários vinculados aos seus projetos tentando ITM Platform
1. Contar cenários
A seguir, o importante é saber quais são as alternativas. Neste caso, existem 8 cenários ou situações possíveis tendo em conta que podemos eleger (em azul) ou descartar (em vermelho) cada um dos projetos.
| 123 | 123 | 123 | 123 |
| 123 | 123 | 123 | 123 |
2. Quantificar cenários
Qual é o investimento necessário para cada um dos cenários?
| 0,00 | 64.144,00 $ | 90.091,00 $ | 154.235,00 $ |
| 15.777,00 $ | 79.921,00 $ | 105.868,00 $ | 170.012,00 $ |
Como sabemos o limite de investimento é de 150.000$, podemos descartar as combinações que os superam
| 0,00 | 64.144,00 $ | 90.091,00 $ | 154.235,00 |
| 15.777,00 $ | 79.921,00 $ | 105.868,00 $ | 170.012,00 |
3. Avaliar cenários
Qual o valor que se obtém de cada um de entre eles?
| 0% | 35% | 47% | 82% |
| 18% | 53% | 65% | 100% |
Se não tivéssemos limitações, naturalmente, escolheríamos lançar todos os projetos. No entanto, ao aplicar restrições financeiras não é fácil chegar nem perto de esse ideal.
Como acabamos por descartar alguns dos cenários, apenas faz falta escolher a combinação com valor mais alto entre as restantes: o 65% dos projetos 1 e 2.
Simples, não é? Quando começar a testar com ITM Platform deixará de ter dúvidas na hora de selecionar projetos.