Uma das vantagens que habitualmente se atribuem às metodologias ágeis de gerenciamento de projetos é que a equipe está completamente envolvida com o gerenciamento e tem um empoderamento que dá grandes resultados.
Isto não tem porque ser algo exclusivo das metodologias ágeis e é possível envolver a equipe em qualquer metodologia que utilizemos, somente será necessário fazer com que cada membro da equipe se sinta proprietário do seu trabalho e não o considere algo alheio, imposto, externo, com o qual não tem nada que ver. Para isso podemos seguir uma série de simples conselhos.
Para que os membros do projeto se sintam proprietários do seu trabalho têm que participar na definição das tarefas. É possível que ao estruturar as tarefas do gerente de projeto tenha que definir um modelo bastante detalhado, mas são os que têm que realizar o trabalho quem deve detalhar com mais precisão o nível baixo das atividades. Deixemos que sejam os membros da equipe quem nos assessorem sobre como devemos organizar as tarefas, a que nível de detalhe temos que chegar para que o gerenciamento seja a alto nível e o micro gerenciamento das tarefas se possa executar com igual eficiência e eficácia.
A estimação top-down ou de cima para baixo é necessária em muitos projetos, mas sempre se deve contrastar com uma estimação bottom-up ou de baixo para cima. Deixemos que os membros da equipe estimem o esforço das diferentes tarefas em pressas. Uma vez realizado contrastemos a estimação top-down e bottom-up, podemos surpreender-nos bastante.
Em ocasiões haverá uma subestimação das equipes sobre os esforços a realizar, normalmente pelo desconhecimento de alguns fatores ou ao não ter em conta alguns riscos. Noutros casos haverá uma sobreestimação, onde a equipe considerou que é necessário maior esforço pelo medo de enganar-se, por desconhecimento do escopo ou por termos ante riscos não controlados como o uso de nova tecnologia ou ferramenta.
Em qualquer caso é importante chegar a um acordo e não impor a estimação. É provável que tenhamos que discutir sobre a eliminação de bufferes de segurança, tenhamos que voltar a repassar o escopo ou tenhamos que rever alguns riscos. Em todos estes casos ao chegar a uma estimação consensual conseguiremos que a equipe se sinta proprietária do seu trabalho e responde perante ele com firmeza.
A equipe deve ser ouvida e deve poder indicar o avanço das suas tarefas, comunicar incidências e atrasos com mecanismos claros e simples. Estas mensagens devem chegar ao chefe de projeto que deverá responder com rapidez a estes sinais e não deverá ignorá-los. Se a equipe se sente atendida pelo gerente de projeto verá neste um facilitador do seu trabalho e não somente de um chefe que ignora o trabalho e não valoriza o esforço. A comunicação deve se cuidar em todos os sentidos.
Com uma equipe que se sente proprietário do seu trabalho os avanços se produzirão de forma firme, se responderá com rapidez a qualquer desvio ou incidências e se conseguirá com maior facilidade no êxito do projeto.