- Em qualquer projeto, existe uma reunião chave: o kick off. Se trata da reunião inicial, essa em que, na teoria, deveria estar cheia de energia e ideias. Nela se inicia um diálogo fluído entre o cliente e a agência, que, a partir de então, são colaboradores que procuram um mesmo fim.
Tudo isto soa muito bem, mas nem sempre se cumpre. Um dos problemas básicos é que se chega à reunião inicial sem uma estratégia, o que leva a rever uma e outra vez vídeos, estatísticas e demais informação, sem retirar nada claro.Para começar, é importante que o líder de projeto saiba escolher a equipe que irá a esta reunião inicial. Isto é muito relevante, já que evitará que nenhum membro esteja vedado de informação e possa usar isso como desculpa, num futuro. Para definir bem esta equipe central, pode se ruma boa ideia fazer uma reunião interna previa ao kick off ou reunião inicial. Ao fazê-lo deste modo, será possível criar maior interesse na equipe graças a esta reunião, além de dar a oportunidade à equipe de obter algum tempo para que se prepare.Algo que não é costume fazer, mas que no entanto, termina sendo indispensável, é realizar esse processo de preparação para a reunião inicial. Para realizar este “planning”, é importante ter em conta que é recomendável criar um clima da maneira mais natural possível, e para isso, o líder de se garantir de que suas perguntas não sejam demasiado difíceis; portanto, mais reveladoras. Para chegar a elas, se deve fazer uma análise inicial que impeça que, durante a reunião inicial, não se saiba o que perguntar ou se proponha uma pergunta que obstrua a conversa. Este processo permitirá ter clara, por exemplo, a diferença entre o objetivo do projeto e da organização. Fazer entrevistas previa aos assistentes, ajuda a determinar o que se deve perguntar e é uma excelente maneira de aproximar a reunião inicial.Uma vez que tem clara a preparação da reunião, merece a pena saber o que deve suceder durante a reunião inicial. O mais importante é que esta ajude a construir relações e para isso, é necessário que isto seja, na medida do possível, presencial. A linguagem corporal, numa reunião por videoconferência, não se consegue com a mesma proximidade. Para melhorar o rendimento da reunião inicial, pode se recorrer ao desenho de atividades de estudo, cujas técnicas convertem a reunião num “workshop”, graças à participação ativa de todos os assistentes.Para desta técnica consiste em entregar a cada pessoa lápis e papel, com os que estes possam exprimir seus conceitos. Depois, com base nas conversas que promovem estes rascunhos iniciais, se começa a construir em conjunto, o que logo será a estratégia base do projeto.
Algumas das recomendações para enriquecer as reuniões de início de projeto podem parecer estranhas, mas garantem uma excelente experiência, já que obtém bons resultados como: por exemplo, colocar música durante a reunião ou definir um tempo limite para criar conceitos que logo dirijam o projeto. A limitação temporal faz com que os expositores se forcem mentalmente a se focar mais naquilo que devem dizer e é uma forma de permitir que todos os presentes participem.
O objetivo de melhorar reuniões oficiais é claro: assentar as bases de tudo o que virá depois, durante a execução do projeto, não somente a nível estratégico, mas também no que se refira à relação de gerenciamento entre agência ou o profissional independente e o cliente.
