As estruturas organizacionais são um dos elementos que se deve ter em conta na hora de gerenciar um projeto, já que é um fator que pode afetar de uma forma muito significativa a disponibilidade de recursos e influenciar de forma determinante no modo de dirigir os projetos.

Ainda que na prática cada empresa se organize de uma forma completamente diferente, é costume distinguir três tipos de estruturas organizacionais:

• Organização funcional: trata-se de uma estrutura hierárquica onde cada empregado tem um superior definido. A nível superior a empresa organiza-se pelas funções a desempenhar (contabilidade, engenharia ou produção, por exemplo). Os membros do quadro respondem unicamente ao superior do seu departamento, pelo que procura uma linha direta de comunicação entre os níveis inferiores e superiores. Cada área pode se subdividir por sua vez em unidades funcionais mais específicas.

  Cada departamento realiza o trabalho e as atividades do projeto de maneira independente, concebendo os projetos dentro das áreas funcionais da organização. Neste tipo de estrutura, os projetos que requerem vários departamentos geralmente têm mais dificuldades para se desenvolver, já que são transversais à estrutura organizativa.

• Organização por projeto: esta organização conta com uma equipe dedicada a tempo completo e um gerente de projeto que se situa ao nível máximo dentro da organização. Habitualmente se estrutura também em unidades departamentais, ainda que todos estes devem reportar diretamente ao gerente do projeto.

• Organização matricial: é uma estrutura habitual em algumas empresas de serviços e em organizações que crescem com rapidez. Combina características de organizações funcionais e por projeto. Podem-se distinguir três tipos:

  • Organização matricial débil: é muito semelhante a uma organização funcional, sendo o papel do gerente de projeto mais propriamente de coordenador ou facilitador, ou seja, por vezes de ajudante e coordenador, pelo que não pode tomar decisões de forma pessoal, mas tem interligação com todas as áreas funcionais involucradas no projeto.

  • Organização matricial equilibrada: conta com um gerente de projeto que tem uma maior autonomia que na organização matricial débil, mas não lhe confere autoridade plena sobre o projeto, especialmente em relação ao financiamento.

  • Organização matricial forte: coincide em muitas características com a organização por projetos, já que tem um gerente de projeto e uma equipe administrativa dedicados por completo, sem que por isso se modifique a estrutura funcional. O gerente do projeto possui plena autoridade sobre o mesmo e atua ao mesmo nível que os responsáveis das áreas funcionais.

Não podemos ajuizar previamente sobre qual destas estruturas organizacionais é a mais adequada. Desde o ponto de vista do gerenciamento de projeto, uma organização por projetos terá maior relevância. Mas a natureza da atividade realizada pela organização, seus objetivos, sua história e a sua cultura ditará qual a estrutura organizativa mais adequada. Como gerente de projeto devemos ser capazes de reconhecer estas estruturas e saber qual vai ser a situação do projeto em cada caso.