A gestão de riscos ocupa um lugar bem específico nos protocolos e modelos de gestão de riscos. Neste artigo, iremos repassar as seis fases nas quais o guia PMBOK decompõe o trabalho de todo o gestor de riscos: planejamento, identificação, análise qualitativa, análise quantitativa, planejamento da resposta e monitoramento.
Na realidade, um gestor de riscos deve estar em posse do comando do processo de controle do risco por meio de um plano detalhado; averiguar quais são os riscos apoiando-se nos membros da sua equipe e nas diferentes unidades da organização; avaliar os riscos desde uma perspectiva holística; criar planos de ação para reagir a cada um dos riscos no caso de que estes venham a ocorrer; e, finalmente, realizar um acompanhamento contínuo que permita melhorar o que previamente foi planejado.
Planejamento da gestão de riscos
Da mesma forma que qualquer outro aspecto relacionado com a gestão de projetos, a prevenção de riscos e a organização da resposta, no caso de que estes venham a ocorrer, devem estar submetidos a um planejamento rigoroso. Como a gestão do risco tem um caráter reiterativo, a fase de planejamento deve ser revista depois de cada ciclo.
Neste momento, o foco da ação está voltado mais especificamente à necessidade de se tomar uma série de decisões que irão afetar de forma essencial os cinco momentos posteriores. Escolher metodologias, atribuir papéis e responsabilidades, definir tipos e categorias de riscos ou distribuir recursos são algumas das áreas fundamentais que serão decididas nesta etapa.
Identificação de riscos
Consiste na determinação de possíveis riscos que podem afetar o desenvolvimento do projeto, bem como na identificação das suas características. O pior risco é aquele que não é identificado, visto que, quando se sabe da sua existência, medidas necessárias podem ser tomadas visando que os riscos não tenham influência sobre o projeto ou até mesmo para conseguir tirar proveito deles. Por isso, é preciso conhecê-los, não ignorá-los, para poder controlá-los.
Para proceder à identificação de riscos, pode-se lançar mão de diversos sistemas.
Um deles é verificar antecedentes similares, tanto na nossa própria empresa como em outras empresas, cuja atividade ou alcance sejam semelhantes.
Outra possibilidade é utilizar ferramentas de análise específicas (diagrama de Ishikawa, diagrama de árvore ou outros tipos de diagramas especializados) ou outros sistemas de análise padronizados, como a análise DAFO (Debilidades, Ameaças, Fortalezas, Oportunidades).
Por último, no caso de que as possibilidades anteriores não sejam praticáveis, pode-se procurar o assessoramento de especialistas.
Após a identificação, é importante classificar os riscos que foram detectados. Para isto, é possível definir diferentes sistemas de classificação de riscos em categorias baseadas no tipo de risco (técnico, externo, de organização, de gestão, etc.), na influência sobre o projeto (riscos capazes de impactos leves, moderados ou severos sobre o projeto), ou na probabilidade de que estes ocorram (riscos de baixa, média ou elevada probabilidade).
Realização de análises qualitativas
Visto que não é uma análise que se caracteriza precisamente pela sua exatidão, costuma ser realizada em um primeiro momento e a modo de filtro. Pela sua relativa simplicidade e rapidez na obtenção de uma resposta, uma vez o projeto ou a ação a empreender já tenham superado o filtro aplicado inicialmente, são então submetidos a uma análise quantitativa, mais complexa e avançada.
Este tipo de análise também é utilizado em riscos que apresentam imediatidade no tempo. A urgência leva a realizar uma análise que, apesar de não ser a melhor opção em termos absolutos, sim o é considerando o tempo de que se dispõe.
Os resultados desta análise devem ser plasmados em uma matriz de avaliação de riscos.
Realização de análises quantitativas
São os sistemas de análise de risco mais completos, mas também os mais complexos e que consomem uma maior quantidade de tempo. Na realização deste tipo de análise utilizam-se sistemas específicos de análise quantitativa de riscos, como podem ser as simulações matemáticas, entre as quais cabe destacar a de Montecarlo.
Uma possibilidade mais simples é recorrer a uma árvore de decisões na qual se ilustram numericamente os parâmetros que se derivam da escolha de cada uma delas.
No caso de que não existam critérios objetivos para quantificar os riscos, pode-se procurar assessoramento de especialistas na matéria para que estes realizem uma avaliação.
Em condições ideais, os especialistas deveriam ser alheios ao projeto e, portanto, não apresentar conflitos de interesses. Além disso, para evitar vieses, eles deveriam realizar a avaliação de maneira cega e sem conhecer as avaliações feitas pelos outros especialistas.
Existem diferenças entre este ponto e a avaliação de especialistas na análise qualitativa. Enquanto, no caso anterior, os especialistas consideram a importância relativa entre diferentes tipos de riscos com o objetivo de focar os mais importantes, no caso da análise quantitativa, os especialistas mesmo sem dispor de dados reais, fornecem as estimativas mais realistas possíveis em base à sua experiência e aos resultados de outros projetos que tenham liderado anteriormente.
Planejamento da resposta diante do risco
Quando uma ameaça é verificada, a reação deve estar previamente planejada e procedimentada.
Traçar planos de ação diante da presença de riscos, permite concentrar-se na prevenção com a finalidade de se evitar o aparecimento dos mesmos, bem como transferi-los a agentes externos ou mitigar os seus efeitos no caso de que venham finalmente a ocorrer. Quando os riscos não possam ser evitados, o que somente será justificável no caso de que o controle das circunstâncias esteja realmente fora do nosso alcance, é preciso ter elaborado planos de contingência que permitam implementar uma atuação coordenada e correta.
Monitoramento dos riscos
Para poder evitar o aparecimento de um risco é necessário conhecer sinais de alarme que permitam antecipar-se a ele. Se isto não for possível, é preciso possuir ao menos mecanismos de monitoramento dos projetos, com os quais se possa conseguir detectar um risco no momento imediato em que o mesmo se produza.
A finalidade destes sistemas é colocar em prática as atitudes previstas para enfrentar um risco ou os planos de contingência estabelecidos no momento adequado: antes que o risco tenha influído de maneira significativa sobre o projeto.
Além disso, o próprio monitoramento da reação diante dos riscos e da ocorrência dos mesmos pode permitir, a posteriori, melhorar as medidas de prevenção, reduzir os tempos e aumentar a efetividade da reação.