A gestão dos custos do projeto é uma das seções mais importantes do PMBOK (Project Management Book of Knowledge) e procura, a partir de uma estimativa teórica e prática, determinar e controlar os custos envolvidos na execução de um projeto. Esta é uma importante área de conhecimento, uma vez que nenhum projeto pode ser considerado sem ter desviado recursos suficientes para sua execução.
Para isso, o tempo é um fator influente, uma vez que a estimativa dos custos que um projeto exigirá inicialmente funciona com cronogramas; ou seja, são propostas metas de curto prazo para cada fase.
Deve-se ter em conta que, mesmo considerando o termo total para a entrega de um projeto como uma variável independente, existem diferentes riscos associados aos custos como uma variável dependente. Ou seja: se for decidido realizar o projeto no menor tempo possível, o custo máximo será incorrido, o que requer uma coordenação impecável entre todos os processos e uma exposição de risco muito elevada na aparência de deficiências na coordenação. Se ao contrário, é decidido alargar o prazo, a exposição ao risco ambiental aumenta: as circunstâncias externas são mais susceptíveis de afectar o orçamento inicial.
Como estimar os custos de un projeto
As ações que giram em torno desta área vão além de uma mera estimativa quantitativa por um gerente ou equipe de gerenciamento de projetos, uma vez que os aspectos internos e externos que influenciam diretamente a realização do projeto devem ser cuidadosamente calculados.
Obviamente, os custos não podem ser estimados sem uma compilação exaustiva e exata dos requisitos. A primeira referência do gerente de projeto, portanto, é a Estrutura de Decomposição de Trabalho (WBS).
- Defina o custo de cada requisito. Em muitos casos, esses requisitos terão um custo conhecido e um provedor confiável; em outros casos, serão mais difíceis de determinar e devem ser estimados aproximadamente;
- Defina a quantidade de trabalho necessário para completar todos os requisitos e o custo por hora de cada tipo de especialista envolvido. Este cálculo serve de base para o custo humano do projeto.
- A partir das duas somas totais, o gerente do projeto deve realizar os ajustes adequados relacionados às peculiaridades do projeto e seu plano, levando em consideração o termo do projeto e como ele afeta a organização das tarefas. Estimativa de custos. Isso implica o cálculo de várias circunstâncias e fatores disponíveis e previsíveis durante a sua validade, tais como riscos e aumentos de preços (se houver produtos envolvidos), aluguéis, materiais, equipamentos, instalações, etc. Para isso, uma "Linha de Referência" é criada com base no tempo estimado pelas ferramentas e recursos econômicos que serão fornecidos para cada atividade. Isso está conectado aos aspectos mencionados acima.
Quanto mais estreito o escopo, mais confiável será o orçamento para o projeto. Claro, o gerente do projeto não deve impor suas estimativas, mas confiar em uma equipe de especialistas e especialistas na área, que deve avaliar as tarefas que compõem o plano, especialmente em relação aos mais inovadores, e realizar essas avaliações.
Da utopia aos fatos
A área de conhecimento dos custos de um projeto não é exclusivamente financeira, mas requer técnicas, análises e conhecimentos especializados que permitam estar conscientes de todos os fatores que podem modificar um projeto. Entre eles, os cronogramas de execução, a avaliação de possíveis riscos, a coordenação de reuniões com as partes interessadas, nas quais pode ser necessário abordar sugestões que afetem o escopo ou modo de entrega, o respeito pelas políticas internas de uma empresa, atenção às condições do mercado, experiência em projetos passados semelhantes, etc. Entre os aspectos mais estritamente financeiros estão o controle cambial e os aspectos fiscais, que podem ser especialmente complexos em projetos internacionais, inflação e estrutura corporativa de controle financeiro.
Da mesma forma, converter informações em conhecimento requer ferramentas que facilitem uma abordagem dos fatos.
- Unidades de medida: onde, dependendo do objeto a ser monitorado, será estimado se ele pode ser medido com unidades de tempo (horas, dias, semanas, meses), unidades métricas (metros, centímetros, milímetros, toneladas, litros) e até mesmo em unidades de pagamento (mensal, quinzenal, pagamento único, etc.).
- Precisão: varia de acordo com o escopo do projeto, figuras redondas em torno de cada aspecto ou fase que dê certeza dos custos que serão necessários para cada um.
- Limites de custo: é essencial determinar esse montante, de modo que, em cada revisão de custo, antecipadamente, seja condicionado o que será exigido em cada caso. Com esta ferramenta, pretendemos manter o investimento dentro dos parâmetros premeditados e, se não, tomar as ações corretivas correspondentes.
- Medição do esforço premiado: são indicadores de execução que são descascados nos custos.
- Gerenciamento de informações sobre gerenciamento de custos: as partes interessadas devem ser informadas de forma completa e regular da gestão que está sendo realizada, periodicamente (diariamente, semanalmente, quinzenas, mensalmente) e através de relatórios ou qualquer outra forma comum de comunicação.
Determinação do orçamento
Tomando como ponto de partida os custos relacionados a cada atividade, procedemos a adicionar cada uma das estimativas individualmente ou em conjunto, para estabilizar a linha ou custo de referência, com o único propósito de determinar o orçamento de um projeto, Isso influenciará os fundos que lhe são concedidos.
Controle de custos
É necessário monitorar o consumo de custos em qualquer situação do projeto e atualizá-los, se necessário, de acordo com o ajuste na linha de base de custo que foi criada. Qualquer aumento que seja considerado pertinente nos custos do projeto deve ser revisado sob uma perspectiva integrada das mudanças. No entanto, sua eficácia reside no gerenciamento da linha de base, que mantém o desempenho dos custos e estima os desvios que ocorreram.
O referido acima constrói o caminho para uma estimativa efetiva dos custos do projeto desde o início. O bom orçamento não é tão importante como a coleta de notificações de atividades com precisão. Do controle exaustivo dos desvios, é possível atribuir os recursos necessários para compensar a subforenda imprevista.