As 10 áreas de conhecimento. 2: Gerenciamento do escopo do projeto

As áreas do conhecimento são organisadas por ordem de importância

As 10 áreas de conhecimento reconhecidas no PMBOK são subdisciplinas práticas que podem ser caracterizadas por conjuntos de componentes metodológicos que cobrem todo o gerenciamento de projetos. Ao contrário das seis fases de um projeto, eles não têm uma ordem cronológica, mas são declarados por um critério de importância. Isso explica por que a integração aparece em primeiro lugar, uma vez que é a área que confere o projeto com existência contínua além de suas partes. Sem integração, o projeto simplesmente não pode existir: é uma questão de vida ou morte.

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Em seguida, vem a área de conhecimento do escopo do projeto. O conhecimento necessário nesta área permite gerenciar corretamente o escopo do projeto, de modo que as duas condições complementares e essenciais sejam atendidas para que o resultado esperado possa ser obtido:

• O projeto inclui todo o trabalho necessário
• O projeto não inclui nada que não seja necessário

Por outras palavras: enquanto o gerenciamento de integração envolve a criação e manutenção do projeto como um artefato complexo, o gerenciamento do escopo envolve o controle das relações causais dos componentes do projeto com o resultado. Ou seja: a partir do efeito esperado, todos os fatores causais que levam à sua produção estão incluídos.

Os benefícios são claros: o gerente, diretor ou líder de um projeto aumenta suas chances de sucesso se você considera essas boas práticas de gerenciamento que facilitam a correção estruturada de atividades de trabalho.

É importante estar ciente de que, precisamente por causa da relação entre os componentes do projeto e seu resultado, o escopo pode se referir a:

• o escopo do produto que será entregue. É muito mais orientado a definir os requisitos funcionais que devem caracterizar o resultado.
• o escopo do projeto, um termo mais amplo e prolongado no tempo que às vezes inclui o anterior. O escopo do projeto aponta para o "como" ou para o trabalho em geral que deve ser feito para fechar o ciclo, levando em consideração tanto os riscos quanto as limitações e as alternativas de gerenciamento

Gerenciamento do escopo do projeto

O escopo do projeto é o resultado do tempo e dos esforços investidos de acordo com o famoso triângulo. Como é sabido, as dimensões das três variáveis são interdependentes, de modo que o aumento de escopo pode ser resolvido com um projeto mais longo ou com a inclusão de um maior número de recursos. Assim, os processos de gerenciamento de escopo do projeto são as principais ferramentas para dimensionar adequadamente o triângulo. Além da criação de um plano de gerenciamento de escopo, os processos incluem:

• Compilação de requisitos
• Definindo o escopo
• Criação da Estrutura de Decomposição de Trabalho (WBS)
• Validação do escopo

É claro que, como veremos em artigos futuros, o gerenciamento de riscos tem um papel primordial na proteção de alcance, prevendo possíveis situações que podem alterá-lo e projetar respostas que atenuem o dano.

Ajuste bem a definição do escopo

Definir esta variável melhora a estimativa do tempo, custos e recursos necessários para suportar medições de desempenho subsequentes. Desta forma, é realizado um gerenciamento de comunicação efetivo que evita a expansão ou deslizamento do escopo, para atender aos requisitos do produto e ao plano de gerenciamento de projetos.

Declaração do escopo do projeto

Esta declaração detalhada inclui os seguintes aspectos:

• Objetivos
• Escopo e qualidades do projeto
• Requisitos, condições ou recursos de entrega do projeto
• Límites
• Resultados
• Critérios de aceitação
• Orçamento
• Organização inicial
• Riscos definidos iniciais
• Marcos de programação ou datas importantes
• Estimativas de custo

Estrutura de decomposição do trabalho

Conhecida em inglês como Work Breakdown Structure ou WBS, esse método lógico de quebra do trabalho é fundamental porque, pela declaração de escopo, ele consegue agrupar tarefas em um diagrama gráfico, para planejar um calendário, os custos estimados, recursos necessários e, até, possíveis cenários de mudança e desvio.

Bases da WBS

A WBS é a alma do planejamento, já que toda a equipe participa da sua definição, de modo que nenhuma tarefa ou nível é deixado fora da subdivisão.

A idéia é identificar os entregáveis e subprojetos para poder fazer as tarefas mais tarde com maior capacidade de controle e de forma mais ajustada às capacidades de cada seção de trabalho.

Diccionario WBS

A fase inicial para realizar a gestão do escopo do projeto culmina com este documento imperativo que contém a declaração do escopo e estrutura de decomposição, para descrever detalhadamente os pacotes de trabalho e de acordo com os objetivos, atribuições, datas, os critérios de aceitação, os pressupostos, os riscos, os recursos atribuídos e as dependências.

Esta ferramenta de consulta permanente mostra as diferentes relações entre os pacotes de trabalho e consolida a linha de base do escopo para garantir que o projeto permaneça no caminho estabelecido, a menos que, para circunstâncias específicas, o cliente decida modificar ou atualizar orçamentos teórico e factual para direcionar o projeto com uma nova perspectiva de escopo.

Recomendações

Cuidado com a síndrome da lavanderia

Um dos mais comuns situações infelizes na direção dos projetos é a corrupção do escopo, também conhecida como "síndrome da pia" (kitchhen sink syndrome). A corrupção do escopo é um dos riscos mais comuns de um projeto e é especialmente comum no caso de grandes projetos ou projetos inovadores. No último caso, por exemplo, é compreensível que alguns dos requisitos básicos do EDT sejam caixas negras com uma complexidade maior que a originalmente estimada.

O realismo não é uma perda de tempo

Portanto, as melhores práticas que podem ser recomendadas são que os requisitos coletados ao longo do plano do escopo sejam realistas. Pode parecer inoportuno perder tempo entendendo o dimensionamento de uma área secundária do projeto, mas se houver outras áreas com dependências deste ultimo o caminho crítico pode ser afetado, o atraso na iniciação do projeto certamente vale a pena ser compensado com uma quantidade menor de atrasos.

Esta comunicação descritiva e permanente com as equipes de trabalho e as partes interessadas, em geral, permitirá que você tenha um melhor gerenciamento de projetos. Não pense que seja uma perda de tempo falar com um técnico sobre os aspectos aparentemente insignificantes de suas operações diárias: isso irá ajudá-lo a ter um controle muito maior sobre seu alcance.

Controle, controle, controle

O monitoramento de projetos requer a adoção de ferramentas para detectar desvios imediatamente em relação ao tempo estimado. Se você não tem visibilidade sobre o tempo trabalhado pelos membros do projeto, ou se sua gestão financeira não está devidamente relacionada com o progresso do projeto, você pode beneficiar imediatamente das vantagens de ITM Platform.