A metodologia está bem desenhada, os gestores concordam com a necessidade de ter informações sobre os projetos para tomar decisões importantes e toda a estrutura corporativa está pronta para embarcar no gerenciamento de portfólio mais ambicioso. Mas, dentro de alguns meses, é detectado que os funcionários que devem alimentar o sistema com dados sobre seu trabalho não estão cumprindo suas obrigações.
Este problema foi repetido repetidas vezes em centenas de grandes e médias empresas. Mas há tantas táticas para lidar com o problema como formas de resistência.
Neste artigo, antecipamos o conteúdo do nosso guia PMO sobre como encorajar o uso de uma ferramenta PPM.
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Vantagens das ferramentas PPM
Ferramentas de software PPM ou software de gerenciamento de portfólio de projetos, respondem a uma necessidade básica de qualquer ambiente corporativo: a coordenação, monitoramento e controle de todos os seus projetos para obter o melhor uso possível dos recursos limitados disponíveis.
Os projetos que uma ferramenta PPM controla podem ser internos ou externos; pode ser inovação, projetos de TI e sistemas, mas também estratégia, marketing ou vendas, bem como projetos transversais e de transformação.
Em todos esses casos, o software PPM oferece excelentes benefícios para qualquer empresa. Entre outros, os seguintes itens podem ser destacados:
- Um lugar único para o trabalho colaborativo entre departamentos e equipes
- Informações agregadas para tomada de decisão
- Redução de projetos não estratégicos
- Diminuição nos prazos de entrega do projeto
- Economia de tempo administrativo, graças à automação na coleta de dados
Fluxo de dados de PPM
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- Planejamento do gerente de projeto
De acordo com esta capacidade, os gerentes de projeto são os que criam a linha de base do planejamento, indicando como o projeto deve ser desenvolvido.
- Dados em tempo real da execução
Em seguida, os membros da equipe alimentam o sistema com os dados de execução. Ao relatar o tempo dedicado a cada tarefa, o sistema armazena seus esforços e executa vários cálculos automáticos. Para começar, o tempo planejado é comparado com o tempo real relatado. O sistema também calcula o custo total das horas trabalhadas a partir do custo de cada hora-hora, distinguindo-se de acordo com as diferentes taxas horárias dos trabalhadores.
Na ITM Platform, o sistema é atualizado imediatamente toda vez que um membro da equipe informa suas horas, de modo que o gerente do projeto pode ver como a execução progride e como o orçamento é consumido em tempo real.
- Análise de dados, avaliação e tomada de decisão:
Em um terceiro momento, os dados planejados e de execução são relatados, analisados e avaliados de acordo com os processos que a organização determinou. Neste processo, os gerentes de projetos e o escritório do projeto geralmente estão envolvidos. E, é claro, os gerentes ou gerentes que são responsáveis pelo gerenciamento de toda a empresa.
Os riscos de um software PPM
Uma piramide emerge do fluxo de dados anterior, na base da qual são as equipes do projeto e cujo top são os gerentes atendidos pelo PMO. Para que a pirâmide funcione, é necessário garantir que a sala de máquinas, ou seja, o primeiro andar, onde existem posições importantes como analistas, programadores, engenheiros, consultores externos e outros especialistas. Sem gerenciar esses recursos adequadamente, o sucesso do projeto é impossível.
A tecnologia PPM é um ingrediente necessário para competir contra o melhor. Não existe nenhuma área de transformação digital corporativa - e todos enfrentam os mesmos riscos: incerteza organizacional e resistência das pessoas.
É por isso que é necessário administrar a mudança com dois elementos fundamentais:
- um quadro de gerenciamento do portfólio de projetos bem integrado ao projeto da organização
- um plano de adoção que antecipa as reações dos funcionários e sabe como canalizá-los na direção desejada
A resistência à adoção de uma ferramenta PPM, como qualquer outra ferramenta corporativa, assume diversas formas dependendo das pessoas, sua função no organograma e seu peso político. Portanto, o plano de adoção deve ter em conta esses componentes não-técnicos para atuar com uma combinação de energia rígida e soft power.
Por exemplo: em alguns casos, a resistência é devido a problemas objetivos nas operações diárias. Nesse caso, é importante ouvir as objeções do engenheiro e tentar respondê-las.
Em outras ocasiões, a resistência é política e é devido ao mau relacionamento com as pessoas que estão propondo a adoção da nova ferramenta.
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