O êxito dos projetos é a chave de qualquer empresa, mas ainda o é mais naquelas em que a sua conta de resultados depende dos projetos. Empresa de programação, desenho, construção, consultório e em geral qualquer empresa que realiza projetos para seus clientes deve cuidar de forma muito significativa a rentabilidade de cada projeto.
Neste artigo vamos analisar os principais fatores que influenciam na rentabilidade dos projetos, Este é um tema complexo e que não se pode generalizar, por isso é necessário adaptar estes fatores às circunstâncias concretas de cada organização, de cada setor e de cada cliente.
1. Definir bem o escopo
O primeiro e principal problema da rentabilidade dos projetos está nas discrepâncias sobre o que deveria incluir e o que fica fora do escopo dos projetos. Os clientes tendem a pensar em maiores escopos que os diretores de projeto e desta diferença de percepção surgem muitos dos problemas e conflitos que terminam afetando a rentabilidade dos projetos
Dedicar o tempo necessário para definir e compartilhar o escopo do projeto é um fator chave para a sua rentabilidade.
2. Estimar com cuidado o esforço
Em ocasiões, não há muito tempo disponível para fazer chegar uma proposta comercial do projeto ao cliente, o que leva a fazer estimações muito rápidas, baseadas na analogia do projeto com outros anteriormente realizados. Como consequência, a probabilidade de erro é muito alta sendo necessário reduzi-la através de uma decomposição de tarefas e uma estimativa de baixo para cima para confirmar que a estimativa geral está alinhada com o trabalho que há que realizar. Nesta estimativa é conveniente identificar com a maior precisão possível os perfis que vamos necessitar em cada atividade.
Uma boa estimativa evitará desvios no custo do projeto.
12 fatores chave para a rentabilidade dos projetos
3. Planificar cuidadosamente
A decomposição de tarefas e sua estimativa deve ser completado num planejamento cuidadoso dos trabalhos a realizar. A organização das atividades e suas dependências pode ter como resultado a necessidade de novas tarefas ou de realizar umas atividades depois das outras, o qual pode gerar novos custos no projeto.
Um planejamento optimista fará com que o cliente tenha umas expectativas sobre a data de entrega que dificilmente se poderá cumprir e isto terminará finalmente em custos.
4. Selecionar a equipe adequada
A equipe de trabalho é uma peça chave para tornar realidade a estimativa e planejamento do projeto, cumprindo as expetativas do cliente e mantendo o nível de qualidade adequado. Sobrecarregar os recursos pode sair caro no largo prazo. Com pessoal pouco qualificado, sem experiência ou com pouca motivação pode resultar mais baratos no início, mas muito facilmente se podem converter num fator negativo para a rentabilidade, ao ter que realizar o trabalho várias vezes, perder tempo entendendo o que têm que fazer ou aprendendo como têm que fazer.
As equipes de alta produtividade são capazes de incrementar a rentabilidade de um projeto de forma muito significativa.
5. Identificar e gerenciar os riscos
Todos os projetos têm algum tipo de risco que deve ser analisado e avaliado. Alguns riscos poderão ter uma probabilidade baixa de que se materializem e outros terão um impacto pequeno no projeto, o que faria necessário realizar ações corretivas muito significativas sobre estes.
Os riscos com maior exposição, ou seja, aqueles cujo impacto e probabilidade são médios ou altos, devem ser gerenciados e podem requerer que se abordem ações concretas que garantam a rentabilidade do projeto.
Podo ser conveniente estabelecer uma margem de segurança no custo que se repercute ao cliente segundo o grau de incerteza e risco que se apresenta no projeto.
6. Analisar a rentabilidade desde o principio
Com todos os fatores anteriores pela frente, devemos analisar a rentabilidade do projeto antes do seu início. É possível que por motivos comerciais em ocasiões devamos abordar projetos com pouca rentabilidade inicial, na esperança de que o cliente contrate novos serviços no futuro. Em qualquer caso devemos ser conscientes deste fato e saber que rentabilidade esperamos do projeto. A rentabilidade do projeto variará em cada momento do mesmo, e temos que conhecer como será o equilíbrio entre gastos e receitas previstos.
Só se conhecermos a rentabilidade esperada poderemos gerenciá-la.
7. Fomentar a comunicação da equipe e com o cliente
A comunicação dentro da equipe e a comunicação com o cliente resultam chave para a rentabilidade do projeto.
Se a equipe se comunica com fluidez e rapidez se poderá detectar a tempo qualquer tempo e se evitará confusões e mal entendidos que podem arruinar qualquer projeto.
A comunicação com o cliente vai permitir gerenciar adequadamente as expectativas e que este possa compreender e colaborar em qualquer armadilha que possamos encontrar.
8. Registrar dados e gerenciar sobre os mesmos
Os dados são a chave no gerenciamento de projetos. As sensações e anedotas do gerenciamento podem dar-nos uma confortável ou negativa sensação de progresso e avanço, mas somente os dados objetivos e registrados nos poderão dar a informação necessário para um gerenciamento eficiente. Registrar os dados pode chegar a ser uma luta com a equipe de trabalho, cujos membros podem tender a se centrar em atividades que consideram produtivas.
É vital que a equipe compreenda a importância da informação do acompanhamento e realize a entrada de dados de forma regular e sem esforços desnecessários.
9.Fazer acompanhamento da rentabilidade em todo o momento
O acompanhamento da rentabilidade do projeto não é questão que se deva deixar para o final, uma vez concluído o projeto: deve se realizar de forma constante, revisando periodicamente a situação do projeto até à data e tomando as medidas que sejam precisas ante qualquer desvio ou circunstancia não prevista.
Se se identifica rapidamente e se relaciona a tempo, poderemos corrigir qualquer problema e retomar o rumo da rentabilidade.
10. Projetar os desvios
Os pequenos desvios de iniciação dos projetos tendem a não ter grande consideração, na esperança de que se recuperem com o avanço do projeto. No entanto, recuperar estes desvios iniciais costuma ser uma tarefa complexa e difícil de alcançar. Além do mais, em muitas ocasiões, estes desvios são sintomas de um problema maior, pelo que é mais importante projetá-las no futuro para conhecer com maior claridade qual é a situação.
A técnica do Valor Agregado (Earned Value) é uma ferramenta muito útil para fazer uma projeção sobre a situação do projeto.
11. Aprender com os erros e com os sucessos
Se registramos adequadamente os fatos relevantes dos projetos, poderemos analisar o que aconteceu realmente e quais foram os fatores concretos que fizeram determinados projetos ter uma rentabilidade e outros não.
Devemos aprender tanto com os erros como dos sucessos, podendo identificar aqueles que devemos corrigir e melhorar, tanto como aqueles que podemos repetir e fomentar.
12. Utilizar as ferramentas adequadas
Para tudo isto é importante utilizar as ferramentas adequadas sem que suponha um alto custo para o projeto, que permita gerenciar de forma ágil e eficiente o projeto, que ajude a estimar e planejar, a registrar e analisar os dados e que permita à equipe trabalhar com comodidade desde qualquer lugar.
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