Na ITM Platform, costumamos ouvir os profissionais de PMO dizerem: "nosso nível de maturidade é muito baixo para o PPM" ou "ainda não estamos prontos para o gerenciamento de projetos". Neste artigo, aprofundamos e exploramos o que realmente significa a maturidade do gerenciamento de projetos e como uma solução de PPM é uma ponte e não um obstáculo para aumentar seu nível de maturidade.
O gerenciamento de portfólio de projetos não é apenas para grandes corporações ou empresas com processos complexos.
Independentemente do tamanho ou maturidade de sua operação, é possível implementar um gerenciamento de portfólio de projetos simples e eficaz. Diferentes níveis de maturidade exigem prestações diferentes.
O que é "maturidade em gerenciamento de projetos"?
A maturidade do gerenciamento de projetos refere-se à preparação da sua empresa para executar uma estratégia de gerenciamento de projetos, programas e portfólio.
Essa maturidade pode ser avaliada em um amplo espectro, variando de uma avaliação individual à aplicação de uma avaliação formal do modelo de maturidade.
Avaliação pessoal do nível de maturidade da sua empresa
Na maioria dos casos, as empresas identificam seus próprios níveis de maturidade sozinhos, sem qualquer avaliação formal. Se você já se surpreendeu ao dizer "minha empresa ainda não está nesse nível de maturidade", possivelmente sua própria experiência de trabalho o levou a essa conclusão. Alguma vez teve uma conversa semelhante a essa?
• Como os projetos são rastreados aqui?
• Perguntamos ao gerente de projeto.
• Estou a ver. E eles usam algum mecanismo formal ou padronizado?
• Bem, desta e daquela maneira, mas realmente nada formal.
• Então, como você acompanha o progresso de todo o portfólio?
• Euh ... nos concentramos nos projetos que estão causando problemas.
... chegando a este ponto, você terá concluído que sua empresa possui um baixo nível de maturidade e que um sistema PPM só gera confusão e frustração. No entanto, nem sempre é assim.
Mesmo se você determinou que o nível de maturidade é baixo, você pode ajudar sua organização a crescer na maturidade, contando com o conjunto certo de benefícios, desde que sejam aplicados no momento certo.
Aplicação de um modelo de avaliação de maturidade
Um modelo de avaliação é um conjunto específico de critérios definidos para cada nível de maturidade e classifica as empresas em seus respectivos níveis em termos de capacidade de gerenciamento de portfólio de projetos.
Alguns modelos têm seis níveis, outros quatro ou cinco. Mas o mais interessante são os eixos de análise ou dimensões que são usados para classificação.
Estes são os mais relevantes, explicados com exemplos básicos:
• Processos: considere-os como as rotas nas quais o trabalho flui. Em nossa hipotética conversa anterior, as perguntas estavam relacionadas aos processos. Outros exemplos podem ser se a empresa tiver processos formais de gerenciamento de recursos, gerenciamento de riscos, gerenciamento de custos, gerenciamento de programas ou alinhamento estratégico.
Essa é a ideia. Se você é fã do PMI, conhecerá todos eles.
• Pessoas: os modelos de maturidade tendem a colocar as pessoas em primeiro lugar e avaliar questões como: A equipe entende e aceita o gerenciamento de projetos? Você conhece os processos em que está envolvido? Eles estão acostumados a trabalhar em uma organização orientada a projetos em vez de uma organização funcional?
As pessoas são vitais para qualquer organização e é importante considerar o fator de resistência humana ao avaliar o modelo de maturidade de sua organização.
• Organização: é onde os processos e as pessoas se encontram. Algumas perguntas sobre o modelo organizacional são geralmente: Sua empresa possui um PMO sólido (ou mesmo um PMO)? O departamento de recursos humanos está integrado ao gerenciamento de projetos? Considera ser uma organização é baseada em projetos?
Dependendo do modelo, você geralmente encontrará esses eixos e outros como a tecnologia ou o cenário competitivo.
O interessante é que existem modelos de avaliação que podem ajudá-lo a medir objetivamente o que você já suspeitava.
Você também pode usar esta ferramenta de auto-avaliação e organização do PMO que mede três categorias: Organização, Talento e Condições. Em troca, você receberá um conjunto de recomendações com base nos resultados obtidos.
Nossas próprias descobertas
A maioria das empresas com quem conversamos diz estar em um ponto da maturidade média-baixa / média. Em geral, eles tendem a se avaliar e concluir que sua empresa possui um nível de maturidade mais baixo do que realmente possui.
Curiosamente, isso acontece em todos os países em que operamos, embora haja claras diferenças de maturidade entre os mercados. Na maioria dos casos, isso ocorre porque as empresas são avaliadas em relação aos seus próprios mercados / países e não em todo o mundo.
Por outro lado, lidando com executivos de todo o mundo, observamos que não existe uma forte correlação entre o tamanho da empresa e sua maturidade. A suposição geral parece ser que as grandes empresas têm maior probabilidade de ter uma metodologia sólida de PPM. No entanto, a maturidade da administração está mais relacionada à natureza dos negócios do que ao seu tamanho. Quanto mais orientada para o projeto for o negócio, mais maduras essas organizações tendem a ser.
Isso é relevante para a decisão de implementar o software PPM?
As soluções de gerenciamento de portfólio de projetos devem ser flexíveis e escaláveis o suficiente para iniciar discretamente e crescer gradualmente, aumentando com o tempo.
Isso permitirá que você crie um ecossistema de gerenciamento consistente e sustentável, sem grandes investimentos iniciais para sua empresa.
O raciocínio lógico pressupõe que: "Se minha empresa tem um baixo nível de maturidade de PPM, primeiro devo aumentá-lo e depois implementar a ferramenta". Obviamente, essa é uma conclusão alcançada por aqueles que estão cientes de que existe o conceito de maturidade do PPM, que também usava sistemas PPM complexos no passado.
E é verdade que implementações de seis a doze meses e quantias significativas de dinheiro investidas são suficientes para resfriar qualquer iniciativa, especialmente se a organização não estiver pronta para isso.
Muitos argumentam (e com razão) que gastar mais em ferramentas do que o retorno que seus projetos têm é uma má idéia.
Processos e ferramentas andam de mãos dadas. Implementar um sem o outro não é realmente viável, pois a ferramenta permite o processo e o processo é transmitido através da ferramenta. A chave é encontrar a ferramenta que pode crescer e se adaptar à sua organização.
Atenção: Mudar do MS Excel e do email para o MS Project, depois para um ambiente colaborativo e daí para uma solução de PPM, não é crescer. É romper e recompor processos, pessoas e organização em todas as etapas do processo de mudança.
Como ITM Platform apoia cada um dos níveis de maturidade?
A chave é identificar a solução PPM que pode oferecer os benefícios que correspondem ao seu nível de maturidade atual. Um software que junto com você se adapta ao seu nível de maturidade à medida que sua organização cresce e permite adicionar ou dispensar funcionalidades de acordo com suas necessidades.
ITM Platform está equipado com prestações de adoção escalonáveis que crescem com sua organização a partir de qualquer nível de maturidade inicial. É intuitivo e contribui para uma curva de aprendizagem suave e sem estresse.
Acontece também que partir de um baixo nível de maturidade no gerenciamento de portfólio de projetos é um excelente ponto de partida.
