A palavra produtividade nunca esteve tão em moda quanto hoje em dia e ela é um ponto de extrema importância quando o assunto envolve a competição acirrada em um mercado com tantos concorrentes.
Mas ao contrário do que muitas pessoas pensam a produtividade não está relacionada apenas a produzir maiores quantidades de produtos ou atender mais clientes. Produtividade hoje envolve eficiência e para alcançá-la é preciso investir em inovações tecnológicas para garantir a qualidade do atendimento e produtos otimizando os processos. É o famoso fazer mais, com menos e sem perder a qualidade. Uma tarefa difícil, mas perfeitamente possível de ser alcançada se foram utilizados os recursos corretos.
1. Fluxo de trabalho
Antes mesmo de definir metas de aumento de produtividade é preciso conhecer o funcionamento real da empresa, o seu fluxo de trabalho, para identificar os setores mais sobrecarregados, aqueles que possuem folga de tempo e funcionários e encontrar os gargalos do processo de produção.
O fluxo de trabalho é a sequencia do processo de trabalho, ou seja, o processo pelo qual cada nova atividade precisa passar até a sua conclusão. Esse processo pode passar por diversas pessoas e setores de uma mesma empresa e por isso é extremamente importante estabelecer regras e criar mecanismos de automação de tarefas que permitem o ganho de tempo e evitam o retrabalho. Quanto mais enxuto for o fluxo de trabalho, melhor será sua eficiência.
Existem algumas formas de avaliar se o fluxo de trabalho da sua empresa é eficiente e para isso você pode utilizar alguns indicadores simples, que servirão de alerta se começarem a desandar.
- Comparar o que foi planejado com o que foi efetivamente executado – Se a empresa conseguir realizar mais do que 75% do que foi planejado, pode ser considerado que o fluxo de trabalho é eficiente;
- Medir a quantidade de horas dedicadas a cada atividade – É possível descobrir qual é o tempo ideal para realização de cada tarefa e assim identificar possibilidades de reduzir o tempo sem perder qualidade;
- Mensurar o retrabalho – pode ser causado por diversos fatores, mas as consequências sempre impactarão a produtividade. É preciso identificar o motivo dos erros e ajustar os processos para reduzir o retrabalho na empresa.
Existem muitas dicas e técnicas que auxiliam no aumento da produtividade da sua empresa e vamos falar de algumas.
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2. Técnica Pomodoro
Essa técnica é baseada na ideia de fluxo de trabalho dividido em blocos pequenos (de 25 minutos, chamados de pomodoros) que permite aumentar a concentração e dá mais agilidade ao cérebro. O primeiro passo para a aplicação dessa técnica é a criação de uma lista com as tarefas pendentes. É preciso utilizar um cronômetro, ou despertador, timer, que possa marcar o tempo de 25 minutos. Eleja uma das tarefas da lista e trabalhe durante os 25 minutos marcados no cronômetro sem qualquer tipo de interrupção (nada de redes sociais ou mensagens no celular). Quando o despertador tocar pare e faça uma pausa de 5 minutos na qual é indicado que você se levante, ande um pouco, tome um copo de água, por exemplo. Após a pausa de 5 minutos retome o trabalho por mais um pomodoro (25 minutos). E a cada quatro pomodoros faça uma pausa mais longa, de cerca de 30 minutos, antes de retornar ao trabalho. Após finalizar uma tarefa da sua lista, risque-a para marcar como terminada.
Essa técnica é interessante para garantir o foco no trabalho ou estudo, mas principalmente pode ser utilizada como uma ferramenta de planejamento, pois com o tempo você conseguirá identificar quantos pomodoros gasta para realizar determinada tarefa e assim poderá planejar melhor a utilização do seu tempo.
É possível ainda fazer adaptações ao método, mas é preciso manter a ideia principal que é o foco total em uma única atividade durante um período e fazer intervalos entre os pomodoros.
3. Sistema de Gestão ERP
É uma ferramenta que auxilia muito as empresas na gestão empresarial, sendo um grande diferencial para os pequenos e médios empreendimentos na superação de desafios e obstáculos do dia-a-dia. O sistema ERP permite a total integração de atividades da empresa essenciais para o seu bom funcionamento como controle de estoques, sistema de vendas, emissão de notas fiscais, pagamentos de impostos e controle de fluxo de caixa. O sistema de gestão empresarial ainda reúne todas as informações sobre a empresa e gera relatórios sobre a sua situação atual e futura ajudando os gestores nas tomadas de decisões importantes.
4. Sistema de Gestão de Projetos
A gestão de projetos é essencial para a ampliação da capacidade produtiva da empresa e com a sua utilização haverá mais foco e controle nos serviços oferecidos aos clientes. Um bom software de gestão de projetos permite a criação de listas de tarefas de maneira simples e a possibilidade de gerenciá-las, demonstra o andamento dos projetos para que todos os envolvidos possam acompanhar e verificar o seu empenho e o da sua equipe de trabalho. Além disso, realiza medições de tempo de execução das tarefas, compara as atividades previstas e realizadas fornecendo um cronograma atualizado para administração dos recursos humanos da empresa. O gestor de projetos irá acompanhar as etapas dos projetos e monitorar o andamento dos mesmos, gerenciando custos, prazos de entrega e dificuldades apresentadas pela equipe. O sistema de gerenciamento de projetos auxilia muito as empresas a manterem cronogramas em dia e entregarem serviços de qualidade com mais organização e produtividade.
Seguindo essas dicas sua empresa conseguirá aumentar a produtividade e a lucratividade, mantendo a qualidade dos serviços e produtos oferecidos. Não perca tempo e coloque em prática essas ideias.