Além de “estação meteorológica” e “torre de controle”, Casey e Peck distinguem um terceiro tipo de Escritório de Gerenciamento de Projetos: “a fonte de recursos”. Habitualmente, este tipo de PMO é simplesmente caracterizado pela sua capacidade diretiva.
Com efeito, a diferença fundamental comparado com os anteriores tipos de PMO é o seu caráter diretivo, visto que se dedica a coordenar projetos, componentes e programas de uma organização.
No que diz respeito aos seus atributos, a direção pode ter dois alcances distintos:
O mais ambicioso é um PMO que abrange todos os projetos da organização.
No entanto, também pode ser mais objetivo, se focando apenas em projetos transversais que envolvam vários departamentos, deixando assim projetos mais rotineiros ou especializados nas mãos de um project manager especifico.
Como se organiza a estrutura de um PMO diretivo
Em um PMO diretivo, os Project managers trabalham diretamente para o PMO: é ele que atribui os projetos, que supervisiona as ações e a quem se dirige os relatórios. Deste modo, o PMO diretivo é o que mais necessita uma diversificação e hierarquia da sua equipe e diretores de projeto: os que trabalham para o PMO terão um perfil mais definido como supervisores ou diretores, enquanto que os subalternos estarão mais envolvidos na execução das tarefas diárias.
Por outro lado, os trabalhadores da empresa podem se organizar de duas maneiras:
- Uma possibilidade é que integrem a própria PMO. Este sistema é valido nos casos em que todos ou quase todos os trabalhos que realiza a empresa adotem a forma de projetos.
- Outra opção é que sejam trabalhadores formalmente não ligados a projetos, ainda que o seu trabalho contribua para alguma coisa. Esta abordagem é a que se utiliza em empresas com um perfil mais operacional ou com uma menor proporção de trabalho dedicado a projetos.
Funções do PMO diretivo
As funções mais características estão ligadas à coordenação do talento:
- Desenvolver e manter um modelo de Project manager corretamente estabelecido e suficiente para controlar todos os projetos da empresa.
- Organizar as contribuições de trabalhadores independentes
- Disponibilizar recursos humanos necessários a cada projeto, priorizando, em caso de conflito, segundo critérios de negócio.
Ainda que estas sejam as funções mais determinantes, o PMO diretivo compartilha funções com outros tipos de PMO mais simples. Pode incluir, entre outras, as seguintes:
- Reduzir custos centralizando serviços.
- Garantir uma comunicação adequada entre membros da equipe e a organização do gerenciamento de projetos graças à emissão recorrente de relatórios estruturados e completos
- Encorajar a adoção de metodologias, padrões, processos e ferramentas que permitam o gerenciamento de projetos de maneira eficaz
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Como controlar a eficácia do PMO diretivo?
Uma vez que o PMO diretivo é encarregado de gerenciar todos os projetos, é difícil de avaliar se este trabalho se realiza adequadamente. Se é o próprio PMO a ter por missão de avaliar o seu próprio rendimento, é possível que apareçam distorções relativamente a essa avaliação e, mesmo que não seja o caso, pode sempre persistir uma dúvida sobre a existência de conflito de interesses.
Algumas soluções podem ser adotadas nestes casos:
- Subscrever serviços de auditoria externa. Esta é uma garantia de obter relatórios confiáveis que permitam analisar tanto os aspetos negativos como negativos do gerenciamento de projetos.
- Organizar uma auditoria independente dentro da própria organização. Para isso, é necessário constituir um grupo de gerentes de projeto ativos que se dediquem a avaliar a eficácia do gerenciamento.
- Desenvolver um sistema rotativo para diretores de projetos. Esta é uma metodologia muito utilizada em empresas que adotaram os padrões de qualidade ISO900. Quando um diretor não se responsabiliza pelo gerenciamento de um determinado projeto, se lhe pode atribuir a avaliação de projetos ativos. Esta opção é muito completa, dado que a rotação de projet managers garante que mantenham constantemente os dois pontos de vista: tanto do avaliador como do avaliado.
Devo incorporar na minha empresa um PMO diretivo?
Existem uma divisão de opiniões entre os peritos quando chega a hora de recomendar este tipo de PMO.
Por um lado, algum defendem que se trata da melhor solução para a gestão de uma empresa, que garante a máxima eficácia em todos os departamentos e projetos. Caso já existam outros sistemas, se sugere uma evolução progressiva para um PMO diretivo pois este é o método mais completo de gerenciamento.
Por outro lado, o PMO diretivo corre o risco de se tornar intrusivo com sistemas de trabalho já existentes e aparecer como uma estrutura que procura guardar o controle de todos os departamentos ou aspetos do gerenciamento de uma empresa sem deixar espaço para sistemas externos, independentes ou que não se adaptem aos procedimentos estabelecidos por ele.
Desta forma, antes da implantação de um PMO diretivo numa empresa, será necessário determinar se o perfil dos seus trabalhadores permite uma introdução adequada. Caso contrário, uma solução poderá ser adotar outros tipos de PMO menos exigentes e evoluir gradualmente para este tipo de PMO
